Dienstplan Monatsansicht
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Das Modul finden Sie im Hauptmenü unter: |
In diesem Fenster erfolgt die Planung der Schichten und Abwesenheiten aller Wachabteilungen. An-gezeigt Angezeigt wird beim Starten des Moduls immer der aktuelle Monat. Eine manuelle Nachbearbeitung der Schichtbesetzungen ist jederzeit möglich, außer für diese Schicht wird gerade das Wachbuch geführt oder die Schicht ist bereits signiert.
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Das Modul wird immer im Ansehmodus geöffnet. Farben und Erscheinungsbild sind kundenindividuell einstellbar, siehe Kap. 5.1.10 Optionen Dienstplan-Monatsansicht. 
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Dienstplan Monatsansicht (Wachabteilungsmodell)
Der aktuelle Monat wird angezeigt. Sie können monatsweise oder bis zu einem Jahr (optional) vor- und zurück blättern.
Das Fenster kann waagrecht und senkrecht einmal geteilt werden (ähnlich Excel)
Im folgenden werden die einzelnen Zellen und Felder detailliert erklärt.
Die Zeilen für Datum und Wochentag werden immer angezeigt. Die Zeile Ferien kann im Menüpunkt "Ansicht" ausgeblendet werden.
Links finden Sie die Auflistung der Wachabteilungen mit dem zugehörigen Personal . Durch Drücken des Symbols 
kann das Personal der Wachabteilung ausgeblendet werden. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Feld bewegen, wird in einem Tooltip (Quickinfo) der vollständige Name der Wachabteilung angezeigt. 
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Sofern Schichten geplant sind, erfolgt in den Zeilen Mindeststärke eine Anzeige
Mitarbeitermodell Wachabteilungen: 6/5. Der Wert rechts (hier "5") gibt an, wie viele Personen mindestens in der Schicht anwesend sein müssten. Der linke Wert (hier "6") zeigt die tatsächliche Personalplanung an. Ist die Mindeststärke unterschritten, wird dies farblich und durch das Symbol
hervorgehoben.
Mitarbeitermodell Personalpools: Ist jede Schichtbelegung erfüllt wird dies mit OK angezeigt. Das Symbol
zeigt an, dass in mindestens einer Schicht Personal fehlt. Die konkreten Angaben werden als Tooltip bei Mausberührung angezeigt.
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Wenn Sie den Mauszeiger auf den Namen einer Person bewegen wird in einem Tooltip (Quickinfo) angezeigt, ob die Person zur Mindeststärke zählt oder nicht.
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In der Dienstplan-Monatsansicht können im Datumsbereich verschiedene Symbole und farbliche Markierungen angezeigt werden.
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Hier sind Anmerkungen z.B.: zur Person hinterlegt
Die Farbmarkierungen in den Personal-Zeilen stellen Schichtbesetzungen oder Abwesenheiten dar.
Die Farbmarkierungen in den Wachabteilungs-Zeilen zeigen Urlaubssperren an.
Symbole der Zellen "Wachabteilung"
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Wachabteilungsmodell Personalpoolmodell
  | Die Schicht in der Dienstplanung wurde signiert (Sonderrecht). Sie kann nur durch Benutzer mit dem entsprechenden Sonderrecht geändert oder gelöscht werden. |   | Mindestens eine Schicht in der Dienstplanung wurde signiert (Sonderrecht). Sie kann nur durch Benutzer mit dem entsprechenden Sonderrecht geändert oder gelöscht werden. |
  | Das Wachbuch dieser Schicht wird gerade geführt. Die Schicht kann nicht bearbeitet werden. |   | Mindestens für eine Schicht wird gerade ein Wachbuch geführt. Die Schicht kann nicht bearbeitet werden. |
  | Der Dienstplan war signiert und das Wachbuch der Schicht ist abgeschlossen. Die Schicht kann nicht mehr bearbeitet werden. |   | Mindestens für eine Schicht wurde das Wachbuch abgeschlossen, dieser Dienst wurde jedoch zuvor nicht signiert |
  | Das Wachbuch der Schicht ist abgeschlossen, der Dienst wurde jedoch zuvor nicht signiert. |   | Mindestens für eine Schicht ist das Wachbuch abgeschlossen. Die Dienste wurden zuvor signiert. Die Schicht kann nicht mehr bearbeitet werden. |
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Um die Schichten und Abwesenheiten zu planen oder sonstige Angaben zu tätigen müssen Sie zu-nächst in den Bearbeitungsmodus umschalten:
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Der untere rechte Fensterrand zeigt dann folgendes an: 
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In der Symbolleiste werden im Bearbeitungsmodus folgende Symbole aktiv:
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Die Bedienung der Assistenten wird in den nachfolgenden Kapiteln 5.1.8 ff erklärt.
Sobald mindestens eine Zelle markiert wurde werden weitere Befehle aktiviert:
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Markieren von Zellen
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Sie können mehrere Zellen markieren, indem Sie die Taste <Strg> gedrückt halten und mit der linken Maustaste die gewünschten Felder anklicken. Markieren Sie einen Bereich mit der gedrückten < Umschalt > (oder Shift) - Taste
Klicken Sie in eine Zelle in der Zeile der Wachabteilung um alle Personen der Wachabteilung zu markieren. 
Wird mit dem Wachabteilungsmodell gearbeitet, muss immer die gesamte Wachabteilung markiert sein, um eine Schicht festzulegen. Anderenfalls bleibt der Befehl "Schichten" in der Symbolleiste ist inaktiv.
Schichtplanung manuell
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Markieren Sie die Zellen aller Personen einer Wachabteilung oder einzelner Personen des Personalpools an den Tagen, an denen diese für eine be-stimmte bestimmte Schicht geplant werden sollen. In der Symbolleiste wird der Befehl Schichten aktiviert. Dort kann die gewünschte Schicht ausgewählt werden. Die markierten Zellen werden dann in der "Schichtfarbe" und ggf. mit Kürzel angezeigt.
Abwesenheiten manuell
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Ebenso werden Abwesenheiten geplant. Abwesenheiten können mit den Bereichen Fortbildung oder ärztliche Untersuchung verknüpft sein. Jedoch sind auch beliebige sonstige Abwesenheitsgründe möglich. Sie können verschiedene Zellen markieren, um Abwesenheiten über einen längeren Zeitraum oder bei mehreren Personen gleichzeitig zu planen. Die hier eingetragenen Abwesenheiten werden immer ganztägig eingetragen. Stundenweise Abwesenheiten können Sie in der Dienstplan Detailansicht vornehmen.
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Personen können an andere Wachabteilungen "verliehen" werden. Markieren Sie dazu eine oder mehrere Zellen bei einer Person. Im Menüpunkt
Extras → Person verleihen an → ... (Anzeige der Wachabteilungen)
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können Sie die Wachabteilung auswählen, an die diese Person zu den markierten Zeiten verliehen werden soll. Beispiel: Die Personen Ullrich und Döring sind am 09.07. an die Zweite Wachabteilung verliehen worden. Dort werden Sie ggf. zur Mindeststärke gezählt
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Durch Markieren der Zellen im Verleihungszeitraum bei einer Person kann der Verleih rückgängig gemacht werden. Den Befehl finden Sie im Menüpunkt
Extras → Verleihvorgang rückgängig machen
Anmerkungen
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Anmerkungen sind beliebige Textinformationen, die in einer Zelle abgelegt werden können. Zellen mit Anmerkungen werden durch folgendes Symbol gekennzeichnet: 
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Markieren Sie eine oder mehrere Zellen und starten Sie den Befehl über das Symbol
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in der Symbolleiste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Text eintragen oder bei vorhandenen Anmerkungen löschen können. Anmerkungen werden auch als Quickinfo angezeigt.
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| Anchor | ||||
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Sofern Sie die erforderlichen Modulrechte haben, können Einträge in Zellen gelöscht werden. Auch diese Aktion ist nur im Bearbeitungsmodus möglich.
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In Abhängigkeit der markierten Zellen kann über das Symbol 
Symbol
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der Löschbefehl gestartet werden. Kreuzen Sie an, welche Zelleninhalte gelöscht werden sollen.
Erst wenn Sie den Bearbeitungsmodus durch Speichern beenden, ist die Löschung endgültig.
Schichtbelegungsassistent im Wachabteilungsmodell
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Dieser Assistent ist nur bei Verwendung des Wachabteilungsmodells vorhanden. Er ermöglicht die Schichtplanung über einen beliebigen Zeitraum für eine bestimmte Wachabteilung im Voraus. 
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Er kann unabhängig vom angezeigten Datum/Monat verwendet werden 
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Das Intervall kann wöchentlich oder täglich definiert werden.
Alle X Tage bedeutet: An jedem Xten Tag wird die Schicht eingetragen. Die Tage dazwischen bleiben leer."Jeden Arbeitstag" bedeutet: immer Montag bis Freitag, auch wenn ein Feiertag ist. 
Wochen beginnen Sonntags. Die gültigen Tage müssen angekreuzt werden.
Drücken Sie den Taster Fertigstellen, damit die Planung durchgeführt wird.
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Die Schichtplanung im Voraus kann hierbei für beliebige Personen erfolgen unabhängig von der Wachabteilung (Auswahl aktivieren).
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Die weiteren Schritte entsprechen denen des Schichtbelegungsassistenten im Wachabteilungsmodell.
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Ebenso ist es möglich, Abwesenheiten über einen beliebigen Zeitraum vorzuplanen.
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Die weiteren Schritte entsprechen denen des Schichtbelegungsassistenten.
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Hinweis
Alle Aktionen der Bearbeitung werden erst nach dem Speichern endgültig durchgeführt und sind dann für andere Benutzer sichtbar.
Tätigkeiten im Ansehmodus Dienstplan
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Damit geplante Schichten von nicht berechtigten Benutzern nicht mehr bearbeitet werden können, empfehlen wir diese zu signieren. Sie können mehrere Schichten markieren und anschließend das Symbol klicken: 
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Ferien / Urlaubssperren
Sofern Sie die erforderlichen Modulrechte haben, können Sie im Ansehmodus über den Menüpunkt
Extras → Ferien … / Urlaubssperren …
direkt das Modul Ferien oder Urlaubssperre starten, um Datensätze zu erfassen oder zu ändern. Aktualisieren Sie die Ansicht, um Änderungen anzuzeigen.
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Dienstplan-Monatsübersicht
Persönliche Monatsdienstpläne
Pers. Monatsdienstpläne mit Jahresabwesenheiten
Hinweis
Um nur die Inhalte der aufgeklappten Wachabteilungen ausgegeben, ist der Druckbefehl voreingestellt mit "markierte Datensätze" drucken. Wählen Sie "Alle Datensätze" um auch die zugeklappten Inhalte auszugeben.
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DIENSTPLAN DETAILANSICHT
Hier können die einzelnen Aufgabenbereiche einer Schicht festgelegt und personell besetzt werden. Vorhandene Abwesenheiten können Sie ändern oder auch neue hinzufügen.
| Info |
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Das Modul finden Sie im Hauptmenü unter: |
Die Listenansicht wird geöffnet. Suchen Sie die gewünschten Schichten, Zeiträume, e
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Dienstplan-Detail – Listenansicht
Ist die Spalte "Aktiv" angehakt, wird für diese Schicht gerade das Wachbuch geführt. Befindet sich in der Spalte "Wachbuchabschluss" ein Eintrag, liegt ein bereits abgeschlossenes Wachbuch vor. In beiden Fällen können die Daten nur noch gesichtet werden.
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Sie können in der Liste mehrere Einträge markieren, um diese Dienste gesammelt zu signieren.
Durch Wechseln in die Formularansicht befinden Sie sich automatisch im Bearbeitungsmodus (sofern möglich), um die Aufgabenbereiche und bei Bedarf auch die personelle Besetzung zu planen. Abwesenheiten können Sie hier stundenweise eintragen.
Alternativ: Markieren Sie in der Dienstplan-Monatsansicht im Ansehmodus die gewünschte Schicht und starten Sie das Modul im Menüpunkt Ansicht → Detailansicht … um direkt die Formularansicht zu öffnen.
In der Formularansicht oben links wird immer das Beginn-Datum einer Schicht und der aktuelle Bearbeitungsstand (als Symbol) angezeigt. Folgende Anzeigen sind möglich:
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Schicht geplant, Daten können bearbeitet werden
Schicht geplant und signiert, Daten können mit Sonderechten bearbeitet werden
Das Wachbuch wird gerade geführt, keine Bearbeitung möglich
Schicht wurde signiert und Wachbuch ist abgeschlossen, keine Bearbeitung möglich
Schicht geplant und Wachbuch ist abgeschlossen, keine Bearbeitung möglich
Die Rubriken
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,
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und
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werden angezeigt und können nun bearbeitet werden. Die Rubrik
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dient nur zur Anzeige.
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Dienstplan-Detail – Formularansicht (Bearbeitungsmodus)
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Aufgabenbereiche festlegen
Das Symbol
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in dieser Rubrik öffnet eine Auswahlhilfe, in der Ihre definierten Aufgabenbereiche enthalten sind. Sie können beliebig viele für jede Schicht wählen. Anschließend können Sie die Funktionen mit den im Dienst befindlichen Personen besetzen.
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Markieren Sie die gewünschte Funktion und drücken Sie das Symbol
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oder wählen Sie im Kontextmenü "Bearbeiten" oder starten Sie die Bearbeitung der markierten Zeile mittels Doppelklick. Es öffnet sich der Bearbeitungsbereich:
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Drücken Sie die Auswahlhilfe
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um die Besetzung für diese Funktion auszuwählen. Personen, die die geforderten Voraussetzungen erfüllen sind in der Spalte "Qualifiziert" markiert. Wurde eine nicht qualifizierte Person ausgewählt, wird dies mit diesem Symbol
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angezeigt.
Das Symbol
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entfernt den Aufgabenbereich inklusive aller Besetzungen.
Über Kontextmenü (rechte Maustaste) können für die markierte Zeile die Besetzungen bearbeitet oder entfernt und Wachfunktionen aufgeteilt (siehe auch Kap. 5.2.1.1) werden
Funktionswechsel innerhalb einer Schicht
Es ist möglich, dass eine Wachfunktion innerhalb einer Schicht zu verschiedenen Zeiten von verschiedenen Personen ausgeübt werden soll. Beispielsweise können Personen nach einem Teil der Zeit Ihre Funktion tauschen.
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Wachfunktion / Aufgabenbereich
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aufteilen
a) Alle Wachfunktionen des markierten Aufgabenbereichs werden geteilt.
b) Nur die markierte Wachfunktion wird aufgeteilt in zunächst zwei gleiche Teile, z.B.:
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Durch Ändern der Beginn-Zeit des zweiten Teil wird auch die Dauer des ersten Teils verändert, z. B.:
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Funktionsbesetzung übertragen
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Besetzung
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übertragen
Ist eine Wachfunktion markiert (1.) kann über das Symbol
...
die Person auf eine andere Besetzung übertragen werden (2.).
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Übertragungen werden farblich hervorgehoben angezeigt, da es sich um eine Doppelfunktion für diese Person innerhalb eines Aufgabenbereichs handelt. Wird die Person an einer Stelle geändert, wirkt sich die Änderung auf alle übertragenen Zeilen aus.
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Die Übertragung der markierten Zeile kann wieder entfernt werden.
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Der gesamte markierte Aufgabenbereich oder eine einzelne markierte Wachfunktion können nach oben oder unten umsortiert werden.
Personen im Dienst
Alle Personen im Dienst werden gelistet. Die Zellen für geliehene Personen können optional andersfarbig abgebildet werden. Besetzt eine Person keine Funktion, wird dies durch dieses Symbol
...
angezeigt.
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Nur Personalpoolmodell: Das Symbol
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(auch über Kontextmenü verfügbar) entfernt die markierte Person aus diesem Dienst. Über das Symbol
...
öffnet sich eine Auswahl, in der alle nicht für diesen Dienst geplanten Personen angezeigt und in Dienst genommen werden können.
Abwesenheiten
Sind Personen in der Dienstplanung als abwesend vermerkt worden, werden sie hier bereits gelistet.
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Über das Symbol
...
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können weitere Personen als abwesend vermerkt werden. Markieren Sie vorhandene Einträge, um diese zu ändern (Symbol
...
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oder Kontextmenü).
| Note |
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Achtung: Werden die Uhrzeitfelder nicht ausgefüllt, wird die Abwesenheit automatisch für die komplette Schichtdauer berechnet und die Person wird aus dem Dienst entfernt. Wird "Von Uhrzeit" ausgefüllt, wird das Schichtende in den "Bis " – Feldern vorgeschlagen |
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Hinweis
Wird eine ganztägige Abwesenheit gelöscht, kann die Person wieder in Dienst gesetzt werden, siehe Kap. 5.2.2
Warnungen
Anzeige der allgemeinen und optionalen Warnungen, sofern diese aktiviert sind, (siehe Kap. 5.1.12, Optionen).
Dienstplan-Vorlage
Speichern Sie die bearbeiteten Detailansichten ggf. sofort als Dienstplan- und Wachbuchvorlage. Für weitere neu zu planende Schichten dieser Art werden dann die Aufgabenbereiche und die Personalbesetzung aus der passenden Vorlage vorbesetzt. Änderungen können Sie wiederum in der Dienstplan-Detailansicht im Bearbeitungsmodus oder später beim Führen des Wachbuchs vornehmen.
| Info |
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Sie finden den Befehl im Menüpunkt dieses Fensters unter |
Das Fenster können Sie auch direkt im Hauptmenü starten, siehe Kap. 5.3:
Listenansicht Standard-Einstellung
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Hinweis | Nur mit Lizenz ARIGON® PLUS Wachbuch: Sobald das Wachbuch für einen Dienst geführt wird, kann für diesen Dienst keine Detailansicht mehr bearbeitet werden. Es ist nur der Ansehmodus verfügbar. |
Optionen
Optionen des Systems:Bereich Dienstplan - Detail
Allgemein
Abgeschlossene Dienste bei der Suche berücksichtigen | Ja / Nein. Abschluss kann über das Wachbuch oder per Option (siehe Seite 5-16) erfolgt sein |
Dienste, die älter als x Tage sind, bei der Suche nicht berücksichtigen | 730, 1 - 1000. Liegt ein Dienst länger zurück als angegeben, wird er nicht angezeigt. |
Sortierung in Report "Häufigkeiten ausgeführter Schichten | Es stehen vier Varianten zur Verfügung |
Sortierung in Report "Häufigkeiten ausgeführter Wachfunktionen | Es stehen vier Varianten zur Verfügung |
Farben
1. Farbe für Hintergrund | Farbe wird immer angezeigt |
2. Farbe für Hintergrund | Anzeige nur, wenn Stil <> "kein Verlauf" |
Stil des Hintergrundverlaufs | Kein Verlauf / Horizontal / ... |
Standardfarbe für Zellen | |
Farbe für Aufgabenbereiche | |
Farbe für Wachfunktionen | |
Farbe für Wachfunktionen mit übertragener Besetzung | |
Farbe für Abwesenheiten | |
Farbe für Warnungen | |
Farbe für geliehene Personen | |
Farbe für Abwesenheiten über mehrere Tage | |
Farbe für Personen im Dienst |
Reports
Dienstplan-Detail: Anzeige der Aufgabenbereiche und aller Abwesenheiten. Nur Personalpoolmodell: Anzeige aller im Dienst befindlichen Personen.
Dienstplan-Detail kompakt: Darstellung wie Fenster-Layout. Anzeige der Aufgabenbereiche und aller Abwesenheiten. Nur Personalpoolmodell: Anzeige aller im Dienst befindlichen Personen.
Häufigkeiten ausgeführter Schichten: Pro Person werden die Anzahl der geplanten Schichten gelistet
Häufigkeiten ausgeführter Wachfunktionen: Pro Person werden die Anzahl der geplanten Wachfunktionen gelistet
Häufigkeiten von Abwesenheitsgründen: Allgemeine Auflistung der Anzahl von Abwesenheitsgründen
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Dienstplan- und Wachbuchvorlage
| Info |
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Das Modul finden Sie im Hauptmenü unter: |
Dieses Modul dient dazu Vorlagen für die Besetzung von Schichten zu erstellen. Die Vorlagen werden auch als Grundlage für das Wachbuch verwendet. Änderungen an Vorlagen werden immer nur bei neu zu planenden Schichten oder Wachbüchern berücksichtigt.
Pro Schicht und Wachabteilung wird vom System automatisch eine leere Vorlage erzeugt. Wird eine Wachabteilung gelöscht, wird sie automatisch aus der Vorlage entfernt.
Die Bearbeitung entspricht im Wesentlichen dem Modul Dienstplan - Detailansicht. Jedoch können keine Abwesenheiten erfasst werden. Je detaillierter Sie diese Vorlage bearbeiten, desto mehr Informationen stehen dann auch bei der Wachbuchführung zur Verfügung.
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Dienstplanvorlage
In der Rubrik Aufgabenbereiche können Sie für jede Vorlage die gewünschten Einträge erfassen und bei Bedarf auch die Funktionen besetzen.
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Werden bei einer Person Änderungen vorgenommen, die den Dienstplan betreffen, z.B. bei Namensänderung oder Zugehörigkeit zur Wachabteilung, werden diese im Dienstplan ab dem Monat berücksichtigt, der keine abgeschlossenen Wachbücher (Symbole 
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) enthält. Falls der Wechsel zu einer anderen Wachabteilung mitten im Monat erfolgt, ist dies mit der "Verleihfunktion" zu regeln.
Wird im Personalpoolmodell gearbeitet, kann eine neue Zugehörigkeit zur Wachabteilung optional im aktuellen Dienstplan eingetragen werden. War die Person bereits in einer anderen Wachabteilung verplant, werden nur Abwesenheiten und Anmerkungen in die neue Wachabteilung mit übernommen. Ist die Person durch Verleih bereits in der Wachabteilung "bekannt", bleiben deren Dienste erhalten
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Anmerkungsfeld anstelle der Identifikation im Wachfunktionsbereich in Dienstplan-Vorlage, Dienstplan-Detail und Wachbuch anzeigen | Ja / Nein. Ja = Die Spalte, die in den Aufgabenbereichen - Funktionen die "Identifikation" beinhaltet kann mit 50 Zeichen Freitext ausgefüllt werden. |
Abgeschlossene Dienste können nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Hierzu sind Sonderrechte erforderlich.