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Legen Sie für jedes Dokument einen Datensatz an. Wenn Sie Dateien verwenden wollen, können Sie als
Die Archivierungsart “Papier”, “Pfad” oder “Datenbank” können Sie auswählen.
Dokumente können bei Bedarf auch einen direkten Bezug zu anderen Datenbereichen erhalten. Von dort wiederum können Sie dann ebenfalls direkt auf die verknüpften Dokumente zugreifen.
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Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumente |
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| title | Erklärung der Feldfunktionen - Dokument, Info |
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Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Verknüpft mit | oo | Bei Bedarf wählen Sie einen Datenbereich (mögliche Bereiche siehe hier), dem das Dokument angehören soll, beispielsweise: Bericht, Abrechnung BerichtPerson, Fahrzeug, Person, Vorbeugender Brandschutz… Material, … Das Feld "Bezug" wird aktiviert.
Wenn Sie keine Auswahl getroffen treffen, wird , kann ein beliebiges allgemeines Dokument erfasst werdenangelegt. | Bezug | Pflichtfeld oo | Über die Auswahlhilfe werden die Daten der gewählten Verknüpfung (z.B.: alle Fahrzeuge) angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Datensatz um den Bezug herzustellen. Ist das Feld "Verknüpft mit" leer, kann der Bezug nicht ausgefüllt werden. | Örtlichkeit | Anzeige | Falls sich das Dokument auf eine Örtlichkeit bezieht, wird der Örtlichkeitspfad angezeigt. | Dokumentart | … (50) | Beschreibender Begriff zur Klassifizierung des Dokuments. | Bezeichnung | Pflichtfeld (50) | Bezeichnung für das Dokument oder Bild. Diese muss pro verknüpften Datenbereich eindeutig sein. | Aktenzeichen | (50) | Hier können Sie ein Aktenzeichen für das Dokument angeben. | Archivierungsart | Pflichtfeld oo | Zur Auswahl stehen Datenbank, Papier oder Pfad. Wurde Datenbank gewählt, wird das im Feld Dateinameselektierte Dokument in der ARIGON® PLUS Datenbank gespeichert. Dort unterliegt es der ARIGON® PLUS Rechtesteuerung und kann nur von berechtigten ARIGON® PLUS - Benutzern verändert werden. Auf Betriebssystemebene wird dieses Dokument dann nicht mehr benötigt.
Die Archivierungsart Pfad erzeugt einen "Link" auf die gewünschte Datei. Diese muss dann immer auf Betriebssystemebene in diesem Pfad vorhanden sein. Wird die Datei aktualisiert, ist dies direkt in ARIGON® PLUS verfügbar. | Standort | … (100) | Angabe zum Aufbewahrungsort bzw. Ablage des Papierdokuments. | Dateiname durchsuchen | Durchsuchen
Pflichtfeld (wenn Archivierungsart = Datenbank oder Pfad) | Name und Pfadangabe (auch UNC) des Datendokumentes. Der Taster öffnet die Microsoft-Standard-Suchmaske.
Auch bei Archivierungsart Papier können Sie hier trotzdem einen Link abspeichern. | Anmerkung | (500) | Textfeld für sonstige Angaben zum Dokument. |
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| title | Hauptmenü: System > Systemeinstellungen > Optionen: |
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Optionsgruppe: Workstation - [Rechnername] -Dokument - (Diese Einstellungen müssen bei Bedarf für jede Workstation gesetzt werden, wo andere als die Standard-PDF-Programm-Voreinstellungen verwendet werden sollen) .Option | Mögliche Werte |
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Externes Programm zum Drucken von PDF-Dateien benutzen (leer = Standardprogramm benutzen) | Pfadangabe | Maximale Zeit in Sekunden innerhald der Ausdruck von PDF-Dokumenten abgeschlossen sein muss | 10 (0 - 9999). Dies betrifft die Wartezeit beim Ausdruck von Alarmdepeschen (Lizenz ARIGON PLUS Ereignismanagement) | PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker (leer = Standardeinstellung benutzen) | Parameter für das Standard-PDF-Druckprogramm | PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker (leer = Standardeinstellung benutzen) | Parameter für das PDF-Druckprogramm auf dem im ARIGON PLUS Druckfenster ausgewählten Drucker. | Die möglichen Parameter sind abhängig von dem verwendeten PDF-Programm und angeschlossenem Drucker. ➡ Verwenden Sie die Standardeinstellung. |
Externes Programm … | C:\Programme\GSview\gsprint.exe | PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker | -dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -noprinter %f | PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker | -dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -printer %p %f |
Externes Programm … | C:\Programme\Adobe\Reader 10.0\Reader\AcroRd32.exe | PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker | /h /n /t %f | PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker | /h /n /t %f %p |
Optionsgruppe: System -Dokument - Option | Mögliche Werte |
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Max. Dokumentgröße in MB | Auswahl: 1, 5, 10, ... 100 MB | Standard-Archivierungsart | leer, Auswahl: Datenbank, Papier, Pfad | Standard-Datengruppe | leer, Auswahl der Datengruppe, der das Dokument bei der Neuerfassung automatisch zugeordnet werden soll. |
Optionsgruppe: System -Dokument - | Status |
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| colour | Blue |
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| title | Verknüpfung |
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Option | Mögliche Werte |
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Dokumente löschen, wenn verknüpfter Datensatz gelöscht wird | Nie, Immer, mit Nachfrage |
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| title | Erklärung der Feldfunktionen - Dokumentenstichwort |
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Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Dokument | Anzeige | Anzeige des Dokumentennamens, zu dem das Stichwort angelegt werden soll. | Stichwort | Pflichtfeld (50) | Gegen Sie hier einen Ersatzbegriff (Synonym) für den Dokumentennamen an. Es sind beliebig viele möglich. |
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| title | Erklärung der Feldfunktionen - Dokumentenhistorie |
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Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Dokument | Pflichtfeld oo | Auswahl des Dokumentes, zu dem eine Historie angelegt werden soll. Wurde das Modul über die Verknüpfung betreten ist das Feld bereits ausgefüllt. | Bearbeiter | (50) | Als Name des Bearbeiters dieses Vorgangs wird das Kürzel des aktuellen Benutzers vorgeschlagen. Dies kann jedoch verändert werden. | Datum | Pflichtfeld … | Datum des Historieneintrages | Uhrzeit | (10) | Uhrzeit des Historieneintrages | Aktion | Pflichtfeld … (50) | Beliebiger Eintrag einer Vorgangsbezeichnung oder Auswahl über den Taster. | Dauer | (7) | Angabe der Zeitdauer der Bearbeitung dieses Vorgangs in Std:Min. | Anmerkung | (500) | Textfeld für sonstige Angaben zum Vorgang. |
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