| Table of Contents |
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| minLevel | 1 |
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| maxLevel | 12 |
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| outline | false |
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| indent | 15px23px |
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| style | circle |
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| type | list |
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| printable | false |
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Dokumente allgemein
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Folgende Arten von Datendokumenten können Sie verwalten:
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Legen Sie für jedes Dokument einen Datensatz an.
Die Archivierungsart “Papier”, “Datenbank” oder “Pfad” können Sie auswählen.
Dokumente können bei Bedarf auch einen direkten Bezug zu anderen Datenbereichen erhalten. Dort kann dann ebenfalls direkt auf die verknüpften Dokumente zugegriffen werdenDies wird im Feld “Verknüpft mit” festgelegt. Das Dokument steht dann auch in diesen Datenbereichen über die Verknüpfung zur Verfügung.
| Info |
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Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumente |
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Archivierungsart - Papier mit Datei
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Archivierungsart - Datenbank
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| Warning |
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Dokumente werden in ihrer Originalgröße in der Datenbank gespeichert. Die freien MSSQL-Datenbanken können max. 10 GB beinhalten. Stellen Sie in diesem Fall die optionale maximale Dateigröße möglichst klein ein. |
Archivierungsart - Pfad
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| title | Erklärung der Feldfunktionen - Dokument, Info |
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Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Verknüpft mit | oo | Bei Bedarf wählen Sie einen Datenbereich (mögliche Bereiche siehe hier), dem das Dokument angehören soll, beispielsweise: Bericht, |
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Material, …
Das Feld "Bezug" wird aktiviert.
Wenn Sie keine Auswahl |
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angelegt. | Bezug | Pflichtfeld oo |
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Die Daten der gewählten Verknüpfung (z.B.: alle Fahrzeuge) werden angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Datensatz um den Bezug herzustellen. Ist das Feld "Verknüpft mit" leer, |
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ist das Feld gesperrt. | Örtlichkeit | Anzeige | Falls sich das Dokument auf eine Örtlichkeit bezieht, wird der Örtlichkeitspfad angezeigt. | Dokumentart | … (50) | Beschreibender Begriff zur Klassifizierung des Dokuments. | Bezeichnung | Pflichtfeld (50) | Bezeichnung für das Dokument oder Bild. Diese muss pro verknüpften Datenbereich eindeutig sein. | Aktenzeichen | (50) |
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Angabe eines Aktenzeichens, falls benötigt | Archivierungsart | Pflichtfeld oo | Zur Auswahl stehen Datenbank, Papier oder Pfad. Wurde Datenbank gewählt, wird das im Feld Dateinameselektierte Dokument in der ARIGON® PLUS Datenbank gespeichert. Dort unterliegt es der ARIGON® PLUS Rechtesteuerung und kann nur von berechtigten ARIGON® PLUS - Benutzern verändert werden. Auf Betriebssystemebene wird dieses Dokument dann nicht mehr benötigt.
Die Archivierungsart Pfad erzeugt einen "Link" auf die gewünschte Datei. Diese muss dann immer auf Betriebssystemebene in diesem Pfad vorhanden sein. Wird die Datei aktualisiert, ist dies direkt in ARIGON® PLUS verfügbar. | Standort | … (100) | Angabe zum Aufbewahrungsort bzw. Ablage des Papierdokuments. | Dateiname durchsuchen | Durchsuchen
Pflichtfeld |
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bei Archiv.art = Da-tenbank / Pfad | Name und Pfadangabe (auch UNC) des Datendokumentes. Der Taster öffnet die Microsoft-Standard-Suchmaske.
Auch bei Archivierungsart Papier können Sie hier trotzdem einen Link abspeichern. | Anmerkung | (500) | Textfeld für sonstige Angaben zum Dokument. |
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Befehl: Dokument öffnen
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Mit dem Befehl unter Extras / Dokument öffnen oder durch Anklicken des Symbols können Dokumente und Bilder, die als Datei im Feld Dateinamehinterlegt sind, direkt aus ARIGON® PLUS heraus geöffnet werden, sofern die Software :
Die Software zum Öffnen der Datei (Textverarbeitung, Grafikbearbeitung, Tabellenkalkulation, ...)
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muss auf Ihrem Rechner installiert ist.
Der Benutzer muss
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die erforderlichen Windows-Berechtigungen zum Ausführen dieser Software besitzen.
Inhaltliche Dokumentenänderungen sind nur möglich, wenn der Benutzer auch Änderungsrechte im Fenster "Dokument" besitzt und die mit dem Dokument verknüpfte Software eine sogenannte Prozessüberwachung zulässt, Beispiel: Windows 10 mit Paint oder OpenOffice.
Ist eine Prozessüberwachung nicht möglich, z. B. Dokument wird mit der Windows-Fotoanzeige geöffnet, wird dies dem Benutzer gemeldet. Dasselbe Dokument kann somit auch mehrfach geöffnet werden.
| Note |
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Prozessüberwachte Anwendungen sperren das Dokument für andere Benutzer solange, wie deren Anwendungsprozess noch läuft. |
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| title | Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste |
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Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) |
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| Dokumentenhistorie | | Dokumentenstichwort | | Zuordnung Datengruppe zu Dokument | | | | | | |
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Ein Dokument kann nur gespeichert werden, wenn Sie es einer Datengruppe zuordnen. Über diese Zuordnung zu Datengruppen können Sie die Zugriffsberechtigungen für die Dokumente steuern.
Beispielsweise sollten Sie personenbezogene Dokumente in separaten Datengruppen verwalten, da diese Dokumente nicht von jedem Anwender gesichtet werden dürfen.
Diese Zuordnung kann später jederzeit verändert werden, sofern Sie die erforderlichen Benutzerrechte besitzen.
Systemseitig ist die Datengruppe Dokumente (Allgemein) vorhanden. Das Anlegen von weiteren Datengruppen und deren Zugriffsrechte ist im Kapitel Administration beschrieben.
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Optionen zu Dokumente
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| title | Hauptmenü: System > Systemeinstellungen > Optionen: |
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Optionsgruppe: Workstation - [Rechnername] -Dokument - (Diese Einstellungen müssen bei Bedarf für jede Workstation gesetzt werden, wo andere als die Standard-PDF-Programm-Voreinstellungen verwendet werden sollen) .Option | Mögliche Werte |
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Externes Programm zum Drucken von PDF-Dateien benutzen (leer = Standardprogramm benutzen) | Pfadangabe | Maximale Zeit in Sekunden innerhald innerhalb der Ausdruck von PDF-Dokumenten abgeschlossen sein muss | 10 (0 - 9999). Dies betrifft die Wartezeit beim Ausdruck von Alarmdepeschen (Lizenz ARIGON PLUS Ereignismanagement) | PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker (leer = Standardeinstellung benutzen) | Parameter für das Standard-PDF-Druckprogramm | PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker (leer = Standardeinstellung benutzen) | Parameter für das PDF-Druckprogramm auf dem im ARIGON PLUS Druckfenster ausgewählten Drucker. | Die möglichen Parameter sind abhängig von dem verwendeten PDF-Programm und angeschlossenem Drucker. ➡ Verwenden Sie die Standardeinstellung. |
Externes Programm … | C:\Programme\GSview\gsprint.exe | PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker | -dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -noprinter %f | PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker | -dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -printer %p %f |
Externes Programm … | C:\Programme\Adobe\Reader 10.0\Reader\AcroRd32.exe | PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker | /h /n /t %f | PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker | /h /n /t %f %p |
Optionsgruppe: System -Dokument - Option | Mögliche Werte |
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Max. Maximale Dokumentgröße in MB | Auswahl: 1, 5, 10, ... 100 MB | Standard-Archivierungsart | leer, Auswahl: Datenbank, Papier, Pfad | Standard-Datengruppe | leer, Auswahl der Datengruppe, der das Dokument bei der Neuerfassung automatisch zugeordnet werden soll. |
Optionsgruppe: System -Dokument - | Status |
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| colour | Blue |
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| title | Verknüpfung |
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Option | Mögliche Werte |
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Dokumente löschen, wenn verknüpfter Datensatz gelöscht wird | Nie, Immer, mit Nachfrage |
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Dokumentenstichwort
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In diesem Fenster können Sie beliebig viele "Ersatzbegriffe" (Synonyme) für den Dokumentennamen eingeben. Wählen Sie Bezeichnungen unter denen man dieses Dokument auch suchen könnte.
Wird später eine Suche nach diesem Dokument durchgeführt, findet der Benutzer das Dokument, wenn er einen dieser Begriffe eingibt. Es muss nicht zwingend die tatsächliche Dokumentenbezeichnung verwendet werden.
| Info |
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Dieses Fenster kann nur über eine Verknüpfung betreten werden:
Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumente ↔ Verknüpfung "Dokumentenstichwort" |
Image Modified
| Expand |
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| title | Erklärung der Feldfunktionen - Dokumentenstichwort |
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Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Dokument | Anzeige | Anzeige des Dokumentennamens, zu dem das Stichwort angelegt werden soll. | Stichwort | Pflichtfeld (50) | Gegen Sie hier einen Ersatzbegriff (Synonym) für den Dokumentennamen an. Es sind beliebig viele möglich. |
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| Expand |
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| title | Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste |
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Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) |
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| Keine | | |
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Dokumentenhistorie
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Hier können Sie alle Bearbeitungsvorgänge oder sonstige Ereignisse zu einem Dokument hinterlegen.
| Info |
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Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumentenhistorien |
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| Expand |
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| title | Erklärung der Feldfunktionen - Dokumentenhistorie |
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Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Dokument | Pflichtfeld oo | Auswahl des Dokumentes, zu dem eine Historie angelegt werden soll. Wurde das Modul über die Verknüpfung betreten ist das Feld bereits ausgefüllt. | Bearbeiter | (50) | Als Name des Bearbeiters dieses Vorgangs wird das Kürzel des aktuellen Benutzers vorgeschlagen. Dies kann jedoch verändert werden. | Datum | Pflichtfeld … | Datum des Historieneintrages | Uhrzeit | (10) | Uhrzeit des Historieneintrages | Aktion | Pflichtfeld … (50) | Beliebiger Eintrag einer Vorgangsbezeichnung oder Auswahl über den Taster. | Dauer | (7) |
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Zeitdauer der Bearbeitung dieses Vorgangs in Std:Min. | Anmerkung | (500) | Textfeld für sonstige Angaben zum Vorgang. |
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| Expand |
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| title | Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste |
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Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) |
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