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Table of Contents
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maxLevel12
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typelist
printablefalse

Dokumente allgemein

...

Folgende Arten von Datendokumenten können Sie verwalten:

...

Legen Sie für jedes Dokument einen Datensatz an.
Die Archivierungsart “Papier”, “Datenbank” oder “Pfad” können Sie auswählen.

Dokumente können bei Bedarf auch einen direkten Bezug zu anderen Datenbereichen erhalten. Dort kann dann ebenfalls direkt auf die verknüpften Dokumente zugegriffen werdenDies wird im Feld “Verknüpft mit” festgelegt. Das Dokument steht dann auch in diesen Datenbereichen über die Verknüpfung zur Verfügung.

Info

Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumente

...

Image Removed

Archivierungsart - Papier mit Datei

...

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Archivierungsart - Datenbank

...

Warning

Dokumente werden in ihrer Originalgröße in der Datenbank gespeichert. Die freien MSSQL-Datenbanken können max. 10 GB beinhalten. Stellen Sie in diesem Fall die optionale maximale Dateigröße möglichst klein ein.

Archivierungsart - Pfad

...

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Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Dokument, Info

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Verknüpft mit

oo

Bei Bedarf wählen Sie einen Datenbereich (mögliche Bereiche siehe hier), dem das Dokument angehören soll, beispielsweise: Bericht,

...

Person,

...

Material, …
Das Feld "Bezug" wird aktiviert.
Wenn Sie keine Auswahl

...

treffen, wird

...

ein

...

allgemeines Dokument

...

angelegt.

Bezug

Pflichtfeld oo

...

Die Daten der gewählten Verknüpfung (z.B.: alle Fahrzeuge) werden angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Datensatz um den Bezug herzustellen. Ist das Feld "Verknüpft mit" leer,

...

ist das Feld gesperrt.

Örtlichkeit

Anzeige

Falls sich das Dokument auf eine Örtlichkeit bezieht, wird der Örtlichkeitspfad angezeigt.

Dokumentart

… (50)

Beschreibender Begriff zur Klassifizierung des Dokuments.

Bezeichnung

Pflichtfeld (50)

Bezeichnung für das Dokument oder Bild. Diese muss pro verknüpften Datenbereich eindeutig sein.

Aktenzeichen

(50)

...

Angabe eines Aktenzeichens, falls benötigt

Archivierungsart

Pflichtfeld oo

Zur Auswahl stehen Datenbank, Papier oder Pfad. Wurde Datenbank gewählt, wird das im Feld Dateinameselektierte Dokument in der ARIGON® PLUS Datenbank gespeichert. Dort unterliegt es der ARIGON® PLUS Rechtesteuerung und kann nur von berechtigten ARIGON® PLUS - Benutzern verändert werden. Auf Betriebssystemebene wird dieses Dokument dann nicht mehr benötigt.
Die Archivierungsart Pfad erzeugt einen "Link" auf die gewünschte Datei. Diese muss dann immer auf Betriebssystemebene in diesem Pfad vorhanden sein. Wird die Datei aktualisiert, ist dies direkt in ARIGON® PLUS verfügbar.

Standort

… (100)

Angabe zum Aufbewahrungsort bzw. Ablage des Papierdokuments.

Dateiname durchsuchen

Durchsuchen

Pflichtfeld

...

bei Archiv.art = Da-tenbank / Pfad

Name und Pfadangabe (auch UNC) des Datendokumentes. Der Taster öffnet die Microsoft-Standard-Suchmaske.
Auch bei Archivierungsart Papier können Sie hier trotzdem einen Link abspeichern.

Anmerkung

(500)

Textfeld für sonstige Angaben zum Dokument.

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Befehl: Dokument öffnen

...

Mit dem Befehl unter Extras / Dokument öffnen oder durch Anklicken des Symbols können Dokumente und Bilder, die als Datei im Feld Dateinamehinterlegt sind, direkt aus ARIGON® PLUS heraus geöffnet werden, sofern die Software :

  • Die Software zum Öffnen der Datei (Textverarbeitung, Grafikbearbeitung, Tabellenkalkulation, ...)

...

  • muss auf Ihrem Rechner installiert ist.

  • Der Benutzer muss

...

  • die erforderlichen Windows-Berechtigungen zum Ausführen dieser Software besitzen.

Inhaltliche Dokumentenänderungen sind nur möglich, wenn der Benutzer auch Änderungsrechte im Fenster "Dokument" besitzt und die mit dem Dokument verknüpfte Software eine sogenannte Prozessüberwachung zulässt, Beispiel: Windows 10 mit Paint oder OpenOffice.
Ist eine Prozessüberwachung nicht möglich, z. B. Dokument wird mit der Windows-Fotoanzeige geöffnet, wird dies dem Benutzer gemeldet. Dasselbe Dokument kann somit auch mehrfach geöffnet werden.

Note

Prozessüberwachte Anwendungen sperren das Dokument für andere Benutzer solange, wie deren Anwendungsprozess noch läuft.

Expand
titleStandardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste

Listenansicht Standard-Einstellung

Verknüpfungen (Modulleiste)

  • Bezeichnung

Dokumentenhistorie

  • Dokumentart

Dokumentenstichwort

  • Archivierungsart

Zuordnung Datengruppe zu Dokument

  • Bezug

  • Örtlichkeit

  • Verknüpft mit

...

Ein Dokument kann nur gespeichert werden, wenn Sie es einer Datengruppe zuordnen. Über diese Zuordnung zu Datengruppen können Sie die Zugriffsberechtigungen für die Dokumente steuern.
Beispielsweise sollten Sie personenbezogene Dokumente in separaten datengruppen Datengruppen verwalten, da diese Dokumente nicht von jedem Anwender gesichtet werden sollendürfen.
Diese Zuordnung kann später jederzeit verändert werden, sofern Sie die erforderlichen Benutzerrechte besitzen.
Systemseitig ist die Datengruppe Dokumente (Allgemein) vorhanden. Das Anlegen von weiteren Datengruppen und deren Zugriffsrechte ist im Kapitel Administration beschrieben.

...

Optionen zu Dokumente

Expand
titleHauptmenü: System > Systemeinstellungen > Optionen:

Optionsgruppe: Workstation - [Rechnername] -Dokument -

Status
colourBlue
titleDrucker
(Diese Einstellungen müssen bei Bedarf für jede Workstation gesetzt werden, wo andere als die Standard-PDF-Programm-Voreinstellungen verwendet werden sollen) .

Option

Mögliche Werte

Externes Programm zum Drucken von PDF-Dateien benutzen (leer = Standardprogramm benutzen)

Pfadangabe

Maximale Zeit in Sekunden innerhald innerhalb der Ausdruck von PDF-Dokumenten abgeschlossen sein muss

10 (0 - 9999). Dies betrifft die Wartezeit beim Ausdruck von Alarmdepeschen (Lizenz ARIGON PLUS Ereignismanagement)

PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker (leer = Standardeinstellung benutzen)

Parameter für das Standard-PDF-Druckprogramm

PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker (leer = Standardeinstellung benutzen)

Parameter für das PDF-Druckprogramm auf dem im ARIGON PLUS Druckfenster ausgewählten Drucker.

Die möglichen Parameter sind abhängig von dem verwendeten PDF-Programm und angeschlossenem Drucker. ➡ Verwenden Sie die Standardeinstellung.

  • Beispieleinstellung für GSPrint

Externes Programm …

C:\Programme\GSview\gsprint.exe 

PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker

-dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -noprinter %f

PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker

-dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -printer %p %f

  • Beispieleinstellung für Acrobat Reader

Externes Programm …

C:\Programme\Adobe\Reader 10.0\Reader\AcroRd32.exe  

PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker

/h /n /t %f

PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker

/h /n /t %f %p

Optionsgruppe: System -Dokument -

Status
colourBlue
titleAllgemein

Option

Mögliche Werte

Max. Maximale Dokumentgröße in MB

Auswahl:  1, 5, 10, ... 100 MB

Standard-Archivierungsart

leer, Auswahl: Datenbank, Papier, Pfad

Standard-Datengruppe

leer, Auswahl der Datengruppe, der das Dokument bei der Neuerfassung automatisch zugeordnet werden soll.

Optionsgruppe: System -Dokument -

Status
colourBlue
titleVerknüpfung

Option

Mögliche Werte

Dokumente löschen, wenn verknüpfter Datensatz gelöscht wird

Nie, Immer, mit Nachfrage

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Dokumentenstichwort

...

In diesem Fenster können Sie beliebig viele "Ersatzbegriffe" (Synonyme) für den Dokumentennamen eingeben. Wählen Sie Bezeichnungen unter denen man dieses Dokument auch suchen könnte.
Wird später eine Suche nach diesem Dokument durchgeführt, findet der Benutzer das Dokument, wenn er einen dieser Begriffe eingibt. Es muss nicht zwingend die tatsächliche Dokumentenbezeichnung verwendet werden.

Info

Dieses Fenster kann nur über eine Verknüpfung betreten werden:
Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumente ↔ Verknüpfung "Dokumentenstichwort"

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Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Dokumentenstichwort

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Dokument

Anzeige

Anzeige des Dokumentennamens, zu dem das Stichwort angelegt werden soll.

Stichwort

Pflichtfeld (50)

Gegen Sie hier einen Ersatzbegriff (Synonym) für den Dokumentennamen an. Es sind beliebig viele möglich.

Expand
titleStandardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste

Listenansicht Standard-Einstellung

Verknüpfungen (Modulleiste)

  • Dokument

Keine

  • Stichwort

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Dokumentenhistorie

...

Hier können Sie alle Bearbeitungsvorgänge oder sonstige Ereignisse zu einem Dokument hinterlegen.

Info

Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumentenhistorien

...

Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Dokumentenhistorie

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Dokument

Pflichtfeld oo

Auswahl des Dokumentes, zu dem eine Historie angelegt werden soll. Wurde das Modul über die Verknüpfung betreten ist das Feld bereits ausgefüllt.

Bearbeiter

(50)

Als Name des Bearbeiters dieses Vorgangs wird das Kürzel des aktuellen Benutzers vorgeschlagen. Dies kann jedoch verändert werden.

Datum

Pflichtfeld …

Datum des Historieneintrages

Uhrzeit

(10)

Uhrzeit des Historieneintrages

Aktion

Pflichtfeld … (50)

Beliebiger Eintrag einer Vorgangsbezeichnung oder Auswahl über den Taster.

Dauer

(7)

...

Zeitdauer der Bearbeitung dieses Vorgangs in Std:Min.

Anmerkung

(500)

Textfeld für sonstige Angaben zum Vorgang.

Expand
titleStandardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste

Listenansicht Standard-Einstellung

Verknüpfungen (Modulleiste)

  • Datum

  • Uhrzeit

  • Bearbeiter

  • Aktion