Buchungen
In diesem Fenster können Sie alle Finanzinformationen (Ausgabe, Einnahme, Budgetplanung) erfassen, um spätere Auswertungen vornehmen zu können.
💡 Beginnen Sie zunächst mit dem Buchen der verfügbaren Mittel als Einnahme, siehe Beispiel:
Beispiel für Buchung als Ausgabe:
Erklärung der Feldfunktionen - Buchung
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|
Sachkonto | (oo) Pflichtfeld | Wählen Sie das Sachkonto, dem die Buchung zugeordnet werden soll. Es werden nur die Sachkonten angezeigt, auf die Sie Rechte haben. |
Buchungsbereich | (oo) Pflichtfeld | Wählen Sie einen Buchungsbereich aus. |
Verknüpfung | Ankreuzfeld | Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn Sie eine Verknüpfung zu einem Fahrzeug, einer Person, einer Organisation o.ä. herstellen möchten. |
Bezeichnung | (oo) Pflichtfeld (50) | Tragen Sie hier eine beliebige Bezeichnung für die Buchung ein. Sofern Sie das Feld Verknüpfung angekreuzt haben, wählen Sie den zu verknüpfenden Datensatz über die Auswahlhilfe. |
Feld 2 u. 3 | Anzeige | Bei verknüpften Datensätzen werden hier weitere Angaben angezeigt, z.B.: Inventarnummer, amtl. Kennzeichen, Vorname, etc. |
Buchungsdatum | (…) Pflichtfeld (8 ) | Datum, zu dem die Buchung erfolgt ist bzw. erfolgen soll. Hier wird das Datum der Erfassung vorgeschlagen. Dieses kann jedoch verändert werden. |
Buchungsanlass | (oo) Pflichtfeld | Wählen Sie einen Buchungsanlass (Buchungsart). Je nach im Feld Buchungsbereich gewähltem Eintrag stehen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung |
Beschreibung | (500) | Hier können weitere Informationen zum Buchungsanlass vermerkt werden. |
Buchungsgruppe | (oo) | Die Buchung kann zur besseren Übersichtlichkeit oder späteren Auswertung einer Buchungsgruppe zugeordnet werden. |
Betrag | (7,2) | Dezimalzahl, Angabe des Geldbetrags in Euro. |
Ausgabe/ Einnahme | Ankreuzfelder | Wählen Sie bitte hier aus, ob es sich bei der vorliegenden Buchung um eine Ausgabe oder eine Einnahme handelt. |
Budgetplanung | Ankreuzfeld | Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn es sich um eine Budgetplanung handelt, d.h.: Die Einnahme oder Ausgabe ist noch nicht getätigt. |
Belegdatum | … (8 ) | Datum, auf das ein Beleg ausgestellt wurde, z.B.: Lieferantenbeleg. |
Belegnummer | (35) | Nummer oder Bezeichnung |
Zahlungsart | … (50) | Tragen Sie bitte eine Zahlungsart ein oder wählen Sie aus der Auswahlhilfe. |
Belegaussteller | … (500) | Hier können Sie den Namen und/oder die Anschrift vermerken. Über die Auswahlhilfe erfolgt die Anzeige der Anschriften aus dem Modul Adressen oder Kurzadressen, sofern diese Module lizenziert sind. |
Haushaltsjahr | (4) | Angabe des Haushaltsjahrs, für das die Buchung gelten soll. |
Freifelder | (20/45) | Beliebige weitere Angaben zu dieser Buchung. Die Beschriftung kann optional voreingestellt werden. |
Bei Beginn eines Haushaltsjahres sollte die erste Geldverteilung als Einnahme verbucht werden.
Sonderfunktion "Summierung"
Beim Klicken auf das Symbol wird automatisch die Summierung der zuvor gesuchten Datensätze erstellt. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Buchungssummierung
Bereich Summenberechnung:
Wählen Sie bitte aus, welche Posten in die Berechnung eingehen sollen.
Daneben werden jeweils die Einzelbeträge angezeigt, die dann (im fünften Feld von oben) zur Gesamtsumme addiert werden.
Bereich Zeitraum:
In diesen Feldern wird der Zeitraum aller ausgewählten Buchungen angezeigt.
Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste
Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) |
|---|
| Keine |
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| |
Hauptmenü: System > Systemeinstellungen > Optionen:
Optionsgruppe: System - Buchung - ALLGEMEIN
Option | Mögliche Werte |
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Feste Beschriftung für Freifeld 1 (leer lassen für variabel) | 20 Zeichen |
Feste Beschriftung für Freifeld 2 (leer lassen für variabel) | 20 Zeichen |
Buchungen (Fahrzeug-, Material-, Personenhistorie)
Die Buchungen können direkt mit den Historien von Personen, Fahrzeugen und Materialien verknüpft werden, sofern diese ARIGON® PLUS Module lizenziert sind.
Beispiel: Starten Sie den Menüpunkt
Sachbearbeitung → Finanzen → Buchungen (Materialhistorien)
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Erklärung der Feldfunktionen - Buchung (Materialhistorie)
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|
Materialhistorie | (oo) Pflichtfeld | Auswahl einer Historie, die verknüpft werden soll. Wurde das Modul über die Verknüpfung aus Materialhistorie betreten, ist das Feld bereits ausgefüllt. |
Buchung | (oo) Pflichtfeld | Wählen Sie eine Buchung aus. Es werden nur die Buchungen angezeigt, die mit dem Material, zu dem de Historie gehört, verknüpft sind. Wurde das Modul über die Verknüpfung aus Buchungen betreten, ist das Feld bereits ausgefüllt |
Sonstige Felder | Anzeige | Sobald eine Historie / Buchung ausgewählt wurde, werden diese Felder ausgefüllt. |
Reports
Die Summierung von Buchungen (Fenster Buchung) können über den Ausdruck des Reports "Buchungen Summen" wahlweise ausgegeben werden.
Suchen Sie zunächst die gewünschten Daten, z. B.:
Alle Fahrzeugbetankungen des letzten Quartals
Rechnungen von Ausrüstungsgegenständen von mehr als 350 ,- €
Alle Buchungen des Sachkontos "16000" bis zu Belegnummer 203-009
u.v.m.
Auswertungen aller Buchungen von bestimmten Sachkonten können im Fenster Grunddaten → Sachkonten über den Report "Sachkonten – Buchungen" durchgeführt werden. Benötigen Sie die Auswertung eines bestimmten Jahres, wählen Sie den Report "Sachkonten – Buchungen Jahr".
Kostenauswertung Fahrzeuge, Personen, Material
Sie finden im Fenster Fahrzeug den Report "Fahrzeuge – Finanzen (Ausgaben), im Fenster Person den Report "Personen – Finanzen (Ausgaben) und im Fenster Materialbestand oder Materialbestand-Übersicht den Report "Materialbestand – Finanzen (Ausgaben).
Diese Reports summieren pro Datensatz alle Ausgaben komplett oder nur für ein bestimmtes Jahr, sortiert nach Anlass.
Beispiel: Report Fahrzeuge – Finanzen (Ausgaben)
