Vorbereitung Dokumentenverwaltung
Dokumentart
Damit Sie Dokumente später klassifizieren können, haben Sie die Möglichkeit für eine erste Strukturierung sogenannte Dokumentenarten anzulegen. Beispiele für solche Dokumentarten könnten sein:
Urkunden
Gesetzestexte und Vorschriften
Technische Datenblätter
u.v.m.
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Grunddaten → Dokumente → Dokumentarten
Dokumentenstandort
Damit definieren Sie Ablageplätze für physisch abgelegte Papierdokumente. Beispiel für einen Dokumentenstandort könnte sein:
Hängeregistratur FEZ, Schubfach oben, Ordner "Lieferanten", …
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Grunddaten → Dokumente → Dokumentenstandorte
Historienarten Dokument
Zu jedem verwalteten Dokument kann eine so genannte Historie mitgeführt werden. So können Sie beispielsweise Veränderungen an einem Dokument belegen.
Auch der Erhalt und die Einlagerung des Dokumentes könnten Vorgänge sein, die mit einem Datum festgehalten werden sollen.
In dem Fenster sind folgende Historieneinträge enthalten: Gelesen, Geprüft, Überarbeitet. Diese können Sie ändern oder löschen.
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Grunddaten → Dokumente → Historienarten Dokument