Zuerst müssen Sie alle benötigten E-Mail-Adressen als Erreichbarkeiten anlegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die E-Mail-Adressen von Personen, Organisationen, Fahrzeuge, … handelt.
Die Vorgehensweise ist im Kapitel Erreichbarkeiten erfassen beschrieben.
Mailverteiler anlegen
Die vorhandenen E-Mail-Erreichbarkeiten können dann zu beliebigen Empfängergruppen zusammengefasst werden.
Starten Sie das Fenster Grunddaten → Kommunikation → E-Mail-Empfängergruppe
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
E-Mail-Empfängergruppe | Pflichtfeld (50) | Eindeutiger Name der Empfängergruppe. |
Erreichbarkeiten | Pflichtfeld / | Alle in ARIGON® PLUS erfassten E-Mail-Erreichbarkeiten werden angezeigt. Kreuzen Sie die Einträge an, die später über diese Empfängergruppe angeschrieben werden sollen. Änderungen von E-Mail-Adressen der Empfänger werden hier automatisch aktualisiert. Die Liste kann durch Filtern nach Spalteninhalten (Volltextfilter) eingeschränkt werden. |
Im Ansehmodus werden die gewählten Empfänger dieser Gruppe angezeigt.
E-Mail-Textbausteine
Häufig werden gleiche Texte zum E-Mail-Versand benutzt. Diese können Sie als Textbausteine erstellen. Auf diese Textbausteine haben Sie später in der Einsatzdisposition direkten Zugriff. Das Format ist HTML, d.h. Farbe, Schriftgröße etc. können geändert werden. Des Weiteren sind Feldinhalte aus der Einsatzdisposition verfügbar. Sie können Textbausteine als Teile einer E-Mail verwenden oder auch mehrere Textbausteine innerhalb einer E-Mail kombinieren. Manuelle Änderungen sind jederzeit vor dem Versand möglich.
Starten Sie das Fenster unter Grunddaten → Kommunikation → E-Mail-Textbausteine
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
E-Mail-Textbaustein | Pflichtfeld (50) | Eindeutiger Name des Textbausteins. |
Textfeld | (5000) | Geben Sie den gewünschten Inhalt des Textbausteines an. Dies kann eine Kombination aus Variablen und fixen Texten sein. Diese können Sie über die integrierte Symbolleiste formatieren (WYSIWYG Editor):  |
|
| Öffnet die Auswahlhilfe der verfügbaren Variablen. Diese sind fest vorgegeben und können nicht geändert werden.  |
Manuelle Aktionen als E-Mail
Falls Sie für bestimmte Ereignisse immer die gleichen E-Mails benötigen, können Sie diese komplett vorbereiten und über die manuellen Maßnahmen mit Alarmplänen verknüpfen oder bei Bedarf direkt in der Einsatzdisposition verwenden.
Starten Sie das Fenster Grunddaten → Szenarien → Manuelle Aktionen
Im Register Zusatzfunktion kann die E-Mail erstellt werden:
Aktivieren Sie E-Mail und füllen Sie die weiteren Felder bei Bedarf aus.
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
An / Cc / Bcc | Pflichtfeld | Es muss mindestens ein Empfänger angegeben werden. Klicken Sie auf einen der Taster, es öffnet sich folgende Auswahlhilfe zur Angabe von Empfängergruppen und E-Mail-Erreichbarkeiten:  Sie können hier auch nicht in ARIGON® PLUS erfasste E-Mail-Adressen angeben. Drücken Sie |
Betreff | (100) | Angabe eines beliebigen Betreffs für diese Mail. Beim Versand wird später immer die Einsatznummer und der angemeldete Benutzer automatisch vorgeschlagen, z.B.: Besuchersperre – Einsatz Nr: 2015000123 (SYS) |
Alarmdepesche | Ankreuzfeld | Wenn aktiviert, wird der als Alarmdepesche vermerkte Report als Anlage (Format PDF) mitgesendet. In den Alarmplänen oder der Systemoption zur Einsatz-Disposition "Alarmdepesche für Einsätze ohne Alarmplan" ist der Report festgelegt. |
Filter Einsatzdokumente | (20) | Volltextfilter für Dokumente, die automatisiert als Anlage der E-Mail beigefügt werden sollen. |
Textfeld | (5000) | Geben Sie den gewünschten Inhalt des Textbausteines an. Dies kann eine Kombination aus Variablen und fixen Texten sein. Diese können Sie über die integrierte Symbolleiste formatieren (WYSIWYG Editor):  |
Geplante Aktionen als E-Mail
Beim Versand von E-Mails über geplante Aktionen ist das Anfügen von Anlagen nicht möglich. Der Betreff wird automatisch aus dem Kontext generiert. Die geplanten Aktionen können Sie über die Maßnahmen mit Alarmplänen verknüpfen oder bei Bedarf direkt in der Einsatzdisposition verwenden.
Starten Sie das Fenster Grunddaten → Szenarien → Geplante Aktionen
Sie benötigen Erreichbarkeiten der Geräteart E-Mail oder eine E-Mail-Empfängergruppe
Die detaillierte Vorgehensweise ist hier beschrieben.