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Im Bearbeitungsmodus (Erfassen oder Ändern) werden hinter einigen Feldern Taster ( oo / ...) eingeblendet, so genannte Auswahlhilfen. Diese Auswahlhilfen bieten Listen mit vordefinierten Begriffen an. Diese Daten (Begriffe) wurden bereits an anderen Stellen im Programm erfasst. Es handelt sich entweder um Informationen aus anderen Programm-Modulen (z.B. Organisationen) oder um sonstige hinterlegte Begriffslisten (z.B. Maßeinheiten).
Auswahlhilfen werden mittig vor Ihrem Ursprungsfenster geöffnet. Sie können deren Größe und ggf. die Spaltenbreiten verändern. Diese Änderungen werden benutzerindividuell für das nächste Öffnen gespeichert.
Die Auswahlhilfe-Taster können mit verschiedenen Symbolen gekennzeichnet sein. Die Taster unterscheiden sich je nach Beschriftung in ihrer Funktion.
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Verknüpfte Auswahlhilfen
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Felder, die mit dieser Auswahlhilfe versehen sind, können keine beliebigen Einträge erfolgen. Der Feldinhalt muss mit einem Eintrag der Auswahlliste übereinstimmen.
Jedoch können fehlende Begriffe oftmals im Taster der Feldbezeichnung selbst ergänzt werden (siehe hier).
Beim Speichern wird nicht der Text des Feldes, sondern eine Verweisnummer auf den Originaleintrag in der Auswahlliste abgespeichert. Es handelt sich daher um Verknüpfungen.
Die Besonderheit liegt in drei wichtigen Vorteilen:
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Begriffe (z.B. Organisationsarten) werden nur in einer Liste gespeichert. Ändert sich dieser Begriff, wird er auch nur in dieser speziellen Auswahlliste geändert. Da alle Datensätze, bei denen dieser Begriff eingetragen wurde, lediglich eine Verweisnummer beinhalten, wird automatisch beim nächsten Aufruf der korrigierte Begriff angezeigt.
Die Begriffe werden automatisch immer in der richtigen Schreibweise eingetragen. Somit ist auch das Wiederauffinden der Daten bei der Suche gewährleistet.
Es werden keine überflüssigen Textdaten gespeichert, was die Datenmenge verringert.
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Auswahlhilfen ohne Verknüpfung
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Auswahlhilfen mit drei Punkten dienen als Schreibhilfe. In diesen Feldern können Sie auch Begriffe eintragen, die nicht in der Auswahlhilfe enthalten sind. Diese Auswahlhilfe benötigt man z.B. zum Eintragen einer Arztpraxis, die die ärztlichen Untersuchungen des Personals durchgeführt hat. Es besteht keine Verknüpfung. Beim Löschen einer nicht mehr bestehenden Arztpraxis aus der Auswahlliste wird die Arztpraxis, die bei einer Person eingetragen wurde, nicht gelöscht. Auch Änderungen der Auswahlliste wirken sich nicht auf bestehende Texteinträge in den Datenfeldern aus.
Auswahlhilfen inhaltlich bearbeiten
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Die Auswahlhilfen können verschiedene Formen aufweisen. Einige beinhalten nur eine Liste mit Begriffen, andere beinhalten enthalten mehrere Spalten.
Bei mehrspaltigen Auswahlhilfen sind die Begriffe nach einer Spalte sortiert. Sie können durch einen Klick auf die Spaltenüberschrift die Spalte umsortieren oder nach einer anderen Spalte sortieren. Die Spalte nach welcher sortiert wurde, ist durch einen Pfeil gekennzeichnet.
Die Breite der Auswahlhilfen hängt von den dargestellten Begriffen ab.
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In einigen Modulen Fenstern finden Sie auch zweiteilige Auswahlhilfen (Beispiel aus Bericht, Auswahlhilfe zur Einsatznummer).
Diese enthalten im oberen Bereich weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Auswahl, so genannte Filter.
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