Datenschema verwenden
Sollen Daten gedruckt oder exportiert werden, müssen Sie zunächst definieren, welche Felder aus welchen Modulen (Fenstern) Sie ausgeben möchten.
Diese Definition erfolgt in einem Datenschema. Dabei wird festgelegt, aus welchem Bereich der Datenbank Daten ausgegeben werden sollen. Innerhalb dieses Datenschemas werden alle auszugebenden Tabellen (Module) und die auszugebenden Spalten (Felder) definiert.
Ein Datenschema dient dann als Grundlage für beliebig viele Reports und Exporte.
Innerhalb eines Datenschemas können Sie bezogen auf die zuerst erzeugte Tabelle (Modul) für alle zugehörigen Untermodule ebenfalls Tabellen anlegen.
Beispiel: 1. Tabelle (Modul) → verfügbare Untermodule
1. Person → Zuordnung Person zu Organisation, Adressen, Qualifikationen, Dokumente, …
1. Zuordnung Person zu Organisation → Abteilung, Abteilungsbereich, Organisation, …
Datenschema anlegen
Bei Anlegen eines Datenschemas wird der Bezug zu einem Modul hergestellt (z.B. Person). In jedem Modul sind bestimmte Felder enthalten. Diese Felder können automatisch als Datenschema-Tabelle angelegt werden.
Das Modul Datenschema finden Sie im Hauptmenü unter: System→ Datenausgabe → Datenschemata
Datenschema – Karteikarte Info
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
Datenschema | Pflichtfeld (50) | Name des Datenschemas. Dieser sollte den Inhalt beschreiben. |
Modul | Pflichtfeld (oo) | Die Auswahl enthält alle installierten Module. Die Modulbezeichnung wird als Name der Standardtabelle angelegt. |
Anmerkung | (500) | Anmerkungen zum Datenschema. |
Fixes Datenschema | Anzeige | Softwareseitig festgelegtes Datenschema, welches keine Tabellen und Tabellen-Spalten enthält, z.B. Dienstplan-Detail. |
Datensatz bearbeit. | Anzeige | Kennzeichnet, ob dieses Datenschema durch den Anwender bearbeitet werden kann. |
Modulübergreifendes Datenschema | Anzeige | bei dem Datenschema handelt es sich um eine kundenindividuelle Anpassung. |
Beim Speichern des Datenschemas können Sie entscheiden, ob alle Felder des gewählten Moduls (hier: Person) bereits automatisch in einer Tabelle angelegt werden sollenJa. Nein es wird nur das Feld "Schlüssel" zur Datenschema-Tabelle angelegt. Die gewünschten Felder müssen später manuell erfasst werden.
Datenschema-Tabelle
Zum späteren Exportieren oder zur Druckausgabe von Daten ist die Angabe mindestens einer Tabelle (eines Moduls) erforderlich, die dann die verschiedenen Felder aus dem gewählten Bereich beinhaltet. Diese erste Tabelle wird beim Anlegen des Datenschemas automatisch als Standardtabelle erzeugt und gekennzeichnet.
Weitere Tabellen (Module) können dem Datenschema manuell hinzugefügt werden.
Die Inhalte der Tabellen-Spalten (Felder) der Standardtabelle und ggf. der weiteren Tabellen stehen dann im Report-Designer direkt zur Verfügung.
Das Modul kann nur als verknüpftes Modul aus dem Modul Datenschema aufgerufen werden.
Sie finden es in der Menüleiste unter:
System → Datenausgabe → Datenschemata → Verknüpfung "Datenschema-Tabelle"
Datenschema-Tabelle aus dem Modul Person Weitere Tabellen über "Neu" aus Modul Qualifikation, u.s.w.
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
Datenschema | Anzeige | Name des Datenschemas. |
Übergeord. Modul | Anzeige | Name des Moduls, aus dem die übergeordnete Tabelle gewählt wurde. |
Übergeord. Tabelle | Pflichtfeld (oo) | Wählen Sie eine übergeordnete Tabelle (Modul). Beim ersten Neuerfassen ist i.d.R. nur die Standard-Tabelle in der Auswahl enthalten. Das Feld Modul wird freigeschaltet. |
Modul | Pflichtfeld (oo) | Wählen Sie das Untermodul, auf dessen Felder Sie zugreifen wollen. Die Auswahl enthält alle Untermodule des übergeordneten Moduls. |
Tabelle | Pflichtfeld (50) | Frei wählbarer Name der Tabelle. Der Modulname wird vorgeschlagen, kann jedoch verändert werden. Empfehlung: Dieser sollte das Modul beschreiben. |
Standardtabelle | Anzeige | Kennzeichnet die Haupttabelle des Datenschemas. |
Hinweise zum Export
Der Tabellenname wird beim Export automatisch an den gewählten Dateinamen angehängt (Dateiname_Tabellenname.txt), z. B.: Exporttest_Person.txt. Sind mehrere Datenschema-Tabellen zu einem Datenschema erfasst worden, werden diese
beim Export als txt-Datei als Einzeldateien angelegt.(Dateiname_Tabellenname1.txt; Dateiname_Tabellenname2.txt; …)
beim Export als xls/xsx-Datei als verschiedene Tabellenblätter angelegt. (1_Tabellenname1; 2_Tabellenname2; …)
Datenschema - Tabelle – Spalten
Tabellen-Spalten sind die Felder aus den verschiedenen ARIGON® PLUS Fenstern. Hier erfasste Felder können in einem Report (zur Druckausgabe) und zum Export von Daten verwendet werden. Beim automatischen Erfassen von Tabellen-Spalten aus den übergeordneten Modulen Datenschema-Tabelle und Datenschema werden immer alle Felder einer Tabelle angelegt. Es ist jedoch auch möglich manuell einzelne Tabellen-Spalten (Felder) zu erfassen, bzw. zu löschen.
Datenschema-Tabelle-Spalte – Karteikarte Info
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
Datenschema | Anzeige | Name des Datenschemas. |
Tabelle | Anzeige | Name der Tabelle. |
Spaltentyp | Pflichtfeld (oo) | Auswahl eines Ausgabetyps. Mögliche Typen:- Datenspalte (Feldinhalt aus Modul)- Fixer Text (freie Eingabe)- Laufende Nummer (Zählung pro Datensatz) |
Modul | Pflichtfeld (oo) | Auswahl des Moduls bzw. Untermoduls, auf dessen Felder man sich beziehen will, wenn als Spaltentyp Datenspalte gewählt wurde. Anderenfalls ist das Feld gesperrt. |
Feld | Pflichtfeld (oo) | Auswahl des Feldes, dessen Inhalt im Report/Export angezeigt werden soll. wenn als Spaltentyp Datenspalte gewählt wurde. Anderenfalls gesperrt. |
Wert | (50) | nicht implementiert. |
Überschrift | Pflichtfeld (50) | Spaltenüberschrift für den Export oder Feldbezeichnung für Report. Beim Spaltentyp Datenspalte wird der Inhalt aus "Feld" wird vorgeschlagen, anderenfalls der Inhalt aus "Spaltentyp". |
Text | (50) | Nur betretbar beim Spaltentyp Fixer Text, sonst gesperrt. Beispielsweise für eine Unterschriftenliste soll immer "Ort / Datum" angezeigt werden. |
Formel | (50) | noch nicht implementiert. |
Startwert | Pflichtfeld (10) | Pflichtfeld beim Typ Laufende Nummer, sonst gesperrt. Nur ganze Zahlen möglich z.B.: -2, 0, 5, 11… |
Schrittweite | Pflichtfeld (10) | Pflichtfeld beim Typ Laufende Nummer, sonst gesperrt. Nur ganze Zahlen möglich z.B.: -2, 0, 5, 11… |
Spaltenposition | (2) Zahl | Anzeigeposition bei Auflistung der Spalten z.B. beim Export nach Excel z.B.: Spalte 1 = Dienstgrad, Spalte 2 = Funktion, … |
Sortierpriorität | (2) Zahl | Sortierreihenfolge der Felder mit der hier angegeben Priorität z. B.: 1 = Nachname, 2 = Vorname, … Für die Druckausgabe können im Reportdesigner andere Reihenfolgen gewählt werden. |
Absteigend | Ankreuzfeld | Wenn aktiviert, wird absteigend sortiert (Z -> A), anderenfalls alphabetisch aufsteigend. |
Beispiel: Datenexport nach Excel
Im Fenster "Adressen" kann das mitgelieferte Datenschema Serienbrief-Adressfelder zur Erstellung der Datenquelle für ein Textverarbeitungsprogramm verwendet werden.
Optionale Einschränkungen
Die Verfügbarkeit von Datenschemata, Reports oder Statistiken können Sie optional einschränken.
Starten Sie im Hauptmenü System→ Systemeinstellungen → Optionen
Klicken Sie auf die Optionsgruppe System, um die zugehörigen optionen bearbeiten zu können:
Setzten Sie bei Bedarf die Werte der gewünschten Option(en) auf Ja.
Die Karteikartenrechte der einzelnen Benutzer werden vor der Ausgabe geprüft und schränken ggf. die Auswahl der verfügbaren Datenschemata/Reports/Statistiken ein.
Somit kann der Benutzer nur Datenschemata exportieren oder auf diesen Datenschemata basierende Reports ausdrucken, wenn er Ansehrechte auf alle im Datenschema verwendeten Felder innerhalb der Karteikarten der Komponenten hat.