Dokumente allgemein

Das Modul Dokument finden Sie im Hauptmenü unter:
Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumente
In diesem Modul werden folgende Arten von Dokumenten verwaltet:

1. Papierdokumente
2. Datendokumente (Dateien)

Legen Sie für jedes Dokument einen Datensatz an. Dokumente können bei Bedarf auch einen direkten Bezug zu anderen Datenbereichen erhalten. Dort kann dann ebenfalls direkt auf die verknüpften Dokumente zugegriffen werden.
Dokument - Karteikarte Info
Verknüpft mit .oo. – Bei Bedarf wählen Sie einen Datenbereich (mögliche Bereiche siehe Seite ), dem das Dokument angehören soll, beispielsweise: Bericht, Abrechnung Bericht, Fahrzeug, Person, Vorbeugender Brandschutz… Das Feld "Bezug" wird aktiviert. Wenn keine Auswahl getroffen wird, kann ein beliebiges Dokument erfasst werden.
Bezug .oo. Pflichtfeld – Über die Auswahlhilfe werden die Daten der gewählten Verknüpfung (z.B.: alle Fahrzeuge) angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Datensatz um den Bezug herzustellen. Ist das Feld "Verknüpft mit" leer, kann der Bezug nicht ausgefüllt werden.
Örtlichkeit Anzeigefeld – Falls sich das Dokument auf eine Örtlichkeit bezieht, wird der Örtlichkeitspfad angezeigt.
Dokumentart ..... (50) – Beschreibender Begriff zur Klassifizierung des Dokuments.
Bezeichnung Pflichtfeld (50) – Bezeichnung für das Dokument oder Bild. Diese muss pro verknüpften Datenbereich eindeutig sein.
Aktenzeichen (50) – Hier können Sie ein Aktenzeichen für das Dokument angeben.
Archivierungsart .oo. Pflichtfeld – Zur Auswahl stehen Datenbank, Papier oder Pfad. Wurde Datenbank gewählt, wird das im Feld Dateiname selektierte Dokument in der ARIGON® PLUS Datenbank gespeichert. Dort unterliegt es der ARIGON^® PLUS Rechtesteuerung und kann nur von berechtigten ARIGON^® PLUS - Benutzern verändert werden. Es kann dann auf Betriebssystemebene gelöscht werden. Die Archivierungsart Pfad erzeugt einen "Link" auf die gewünschte Datei. Diese muss dann immer auf Betriebssystemebene in diesem Pfad vorhanden sein. Wird die Datei aktualisiert, ist dies direkt in ARIGON® PLUS verfügbar.
Standort ..... (100) – Angabe zum Aufbewahrungsort bzw. Ablage des Papierdokuments.
Dateiname .Durchsuchen. (Pflichtfeld, wenn Archivierungsart = Datenbank oder Pfad) – Name und Pfadangabe (auch UNC) des Datendokumentes. Der Taster öffnet die Microsoft-Standard-Suchmaske.
Anmerkung (500) – Textfeld für sonstige Angaben zum Dokument.

Zuordnung zu Datengruppe

Ein Dokument kann nur gespeichert werden, wenn Sie es einer Datengruppe zuordnen. Diese Zuordnung kann später jederzeit verändert werden, sofern Sie die erforderlichen Benutzerrechte besitzen.
Systemseitig ist die Datengruppe Dokumente (Allgemein) vorhanden. Das Anlegen von weiteren Datengruppen und deren Zugriffsrechte ist im Handbuch Administration, Kap. 3.5 beschrieben.

Dokument öffnen

Mit dem Befehl unter Extras / Dokument öffnen oder durch Anklicken des Symbols können Dokumente und Bilder, die als Datei hinterlegt sind, direkt aus ARIGON^® PLUS heraus geöffnet werden, sofern die Software (Textverarbeitung, Grafikbearbeitung, Tabellenkalkulation, ...) dazu auf Ihrem Rechner installiert ist und der Benutzer die erforderlichen Windows-Berechtigungen zum Ausführen dieser Software besitzt. Inhaltliche Dokumentänderungen sind nur möglich, wenn der Benutzer auch Änderungsrechte im Fenster "Dokument" besitzt und die mit dem Dokument verknüpfte Software eine sogenannte Prozessüberwachung zulässt, Beispiel: Windows 10 mit Paint oder OpenOffice. Ist eine Prozessüberwachung nicht möglich, z.B. Dokument wird mit der Windows-Fotoanzeige geöffnet, wird dies dem Benutzer gemeldet.

Listenansicht Standard-Einstellung

Modulleiste (Verknüpfungen)

Ansehmodus - diese Module stehen immer zur Verfügung:

Bearbeitungsmodus - diese Zuordnungen sind möglich:

• Datengruppe

Optionen

Optionen der Workstation:Bereich Dokument
Drucker (Diese Einstellungen müssen bei Bedarf für jede Workstation gesetzt werden, wo andere als die Standard-PDF-Programm-Voreinstellungen verwendet werden sollen) .

• Beispieleinstellung für GSPrint

  Externes Programm …	C:\Programme\GSview\gsprint.exe
  PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker	-dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -noprinter %f
  PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker	-dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -printer %p %f

• Beispieleinstellung für Acrobat Reader

  Externes Programm …	C:\Programme\Adobe\Reader 10.0\Reader\AcroRd32.exe
  PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker	/h /n /t %f
  PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker	/h /n /t %f %p

  Hinweis

  Die möglichen Parameter sind abhängig von dem verwendeten PDF-Programm und angeschlossenen Drucker. Empfehlung: Verwenden Sie die Standardeinstellung.

  
  Optionen des Systems:Bereich Dokument
  Allgemein

  Max. Dokumentgröße in MB	Auswahl: 1, 5, 10, ... 100 MB
  Standard-Archivierungsart	Datenbank, Papier, Pfad
  Standard-Datengruppe		Auswahl der Datengruppe, der das Dokument bei der Neuerfassung automatisch zugeordnet werden soll

  Verknüpfung

  Dokumente löschen, wenn verknüpfter Datensatz gelöscht wird

  Nie, Immer, mit Nachfrage

  Dokumentenstichwort

  Dieses Modul kann nur über eine Verknüpfung betreten werden:
  Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumente ↔ Verknüpfung "Dokumentenstichwort"
  In diesem Modul können Sie beliebig viele "Ersatzbegriffe" (Synonyme) für den Dokumentnamen eingeben. Wählen Sie Bezeichnungen unter denen man dieses Dokument auch suchen könnte.
  Wird später eine Suche nach diesem Dokument durchgeführt, findet der Benutzer das Dokument, wenn er einen dieser Begriffe eingibt. Es muss nicht zwingend die tatsächliche Dokumentbezeichnung verwendet werden.
  Dokumentenstichwort - Karteikarte Info
  Dokument Anzeigefeld – Anzeige des Dokumentennamens, zu dem das Stichwort angelegt werden soll.
  Stichwort Pflichtfeld (50) – Gegen Sie hier einen Ersatzbegriff für den Dokumentennamen an. Es sind beliebig viele möglich.

  Listenansicht Standard-Einstellung

  Dokument

  Stichwort

  Dokumentenhistorie

  Das Modul Dokumentenhistorie finden Sie im Hauptmenü unter:
  Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumentenhistorien
  Hier können Sie alle Bearbeitungsvorgänge oder sonstige Ereignisse zu einem Dokument hinterlegen. Dokumentenhistorie - Karteikarte Info
  Dokument .oo. Pflichtfeld– Auswahl des Dokumentes, zu dem eine Historie angelegt werden soll. Wurde das Modul über die Verknüpfung betreten ist das Feld bereits ausgefüllt.
  Bearbeiter (50) – Als Name des Bearbeiters dieses Vorgangs wird das Kürzel des aktuellen Benutzers vorgeschlagen. Dies kann jedoch verändert werden.
  Datum ..... Pflichtfeld – Datum des Historieneintrages
  Uhrzeit (10) – Uhrzeit des Historieneintrages
  Aktion ..... Pflichtfeld (50) – Beliebiger Eintrag einer Vorgangsbezeichnung oder Auswahl über den Taster.
  Dauer (7) – Angabe der Zeitdauer der Bearbeitung dieses Vorgangs in Std:Min.
  Anmerkung (500) – Textfeld für sonstige Angaben zum Vorgang.

  Listenansicht Standard-Einstellung

  Datum

  Uhrzeit

  Bearbeiter

  Aktion