Dienstplan Monatsansicht

In diesem Fenster erfolgt die Planung der Schichten und Abwesenheiten aller Wachabteilungen. Angezeigt wird beim Starten des Moduls immer der aktuelle Monat. Eine manuelle Nachbearbeitung der Schichtbesetzungen ist jederzeit möglich, außer für diese Schicht wird gerade das Wachbuch geführt oder die Schicht ist bereits signiert.

Allgemeine Informationen

Das Modul wird immer im Ansehmodus geöffnet. Farben und Erscheinungsbild sind kundenindividuell einstellbar, siehe Kap. 5.1.10 Optionen Dienstplan-Monatsansicht.

Dienstplan Monatsansicht (Wachabteilungsmodell)

• 

  Der aktuelle Monat wird angezeigt. Sie können monatsweise oder bis zu einem Jahr (optional) vor- und zurück blättern.

• Das Fenster kann waagrecht und senkrecht einmal geteilt werden (ähnlich Excel)

Im folgenden werden die einzelnen Zellen und Felder detailliert erklärt.
Die Zeilen für Datum und Wochentag werden immer angezeigt. Die Zeile Ferien kann im Menüpunkt "Ansicht" ausgeblendet werden.
Links finden Sie die Auflistung der Wachabteilungen mit dem zugehörigen Personal . Durch Drücken des Symbols kann das Personal der Wachabteilung ausgeblendet werden. Wenn Sie den Mauszeiger auf das Feld bewegen, wird in einem Tooltip (Quickinfo) der vollständige Name der Wachabteilung angezeigt.

Sofern Schichten geplant sind, erfolgt in den Zeilen Mindeststärke eine Anzeige

• Mitarbeitermodell Wachabteilungen: 6/5. Der Wert rechts (hier "5") gibt an, wie viele Personen mindestens in der Schicht anwesend sein müssten. Der linke Wert (hier "6") zeigt die tatsächliche Personalplanung an. Ist die Mindeststärke unterschritten, wird dies farblich und durch das Symbol

  

  hervorgehoben.

• Mitarbeitermodell Personalpools: Ist jede Schichtbelegung erfüllt wird dies mit OK angezeigt. Das Symbol

  

  zeigt an, dass in mindestens einer Schicht Personal fehlt. Die konkreten Angaben werden als Tooltip bei Mausberührung angezeigt.

Wenn Sie den Mauszeiger auf den Namen einer Person bewegen wird in einem Tooltip (Quickinfo) angezeigt, ob die Person zur Mindeststärke zählt oder nicht.

Symbole und Farbmarkierungen allgemein

In der Dienstplan-Monatsansicht können im Datumsbereich verschiedene Symbole und farbliche Markierungen angezeigt werden.

Hier sind Anmerkungen z.B.: zur Person hinterlegt
Die Farbmarkierungen in den Personal-Zeilen stellen Schichtbesetzungen oder Abwesenheiten dar.
Die Farbmarkierungen in den Wachabteilungs-Zeilen zeigen Urlaubssperren an.

Symbole der Zellen "Wachabteilung"

Wachabteilungsmodell Personalpoolmodell

	Die Schicht in der Dienstplanung wurde signiert (Sonderrecht). Sie kann nur durch Benutzer mit dem entsprechenden Sonderrecht geändert oder gelöscht werden.		Mindestens eine Schicht in der Dienstplanung wurde signiert (Sonderrecht). Sie kann nur durch Benutzer mit dem entsprechenden Sonderrecht geändert oder gelöscht werden.
	Das Wachbuch dieser Schicht wird gerade geführt. Die Schicht kann nicht bearbeitet werden.		Mindestens für eine Schicht wird gerade ein Wachbuch geführt. Die Schicht kann nicht bearbeitet werden.
	Der Dienstplan war signiert und das Wachbuch der Schicht ist abgeschlossen. Die Schicht kann nicht mehr bearbeitet werden.		Mindestens für eine Schicht wurde das Wachbuch abgeschlossen, dieser Dienst wurde jedoch zuvor nicht signiert
	Das Wachbuch der Schicht ist abgeschlossen, der Dienst wurde jedoch zuvor nicht signiert.		Mindestens für eine Schicht ist das Wachbuch abgeschlossen. Die Dienste wurden zuvor signiert. Die Schicht kann nicht mehr bearbeitet werden.

Tätigkeiten du Bearbeitungsmodus Dienstplan

Um die Schichten und Abwesenheiten zu planen oder sonstige Angaben zu tätigen müssen Sie zu-nächst in den Bearbeitungsmodus umschalten:

Der untere rechte Fensterrand zeigt dann folgendes an:

In der Symbolleiste werden im Bearbeitungsmodus folgende Symbole aktiv:

Die Bedienung der Assistenten wird in den nachfolgenden Kapiteln 5.1.8 ff erklärt.
Sobald mindestens eine Zelle markiert wurde werden weitere Befehle aktiviert:

Markieren von Zellen

Sie können mehrere Zellen markieren, indem Sie die Taste <Strg> gedrückt halten und mit der linken Maustaste die gewünschten Felder anklicken. Markieren Sie einen Bereich mit der gedrückten < Umschalt > (oder Shift) - Taste
Klicken Sie in eine Zelle in der Zeile der Wachabteilung um alle Personen der Wachabteilung zu markieren.

Wird mit dem Wachabteilungsmodell gearbeitet, muss immer die gesamte Wachabteilung markiert sein, um eine Schicht festzulegen. Anderenfalls bleibt der Befehl "Schichten" in der Symbolleiste ist inaktiv.

Schichtplanung manuell

Markieren Sie die Zellen aller Personen einer Wachabteilung oder einzelner Personen des Personalpools an den Tagen, an denen diese für eine bestimmte Schicht geplant werden sollen. In der Symbolleiste wird der Befehl Schichten aktiviert. Dort kann die gewünschte Schicht ausgewählt werden. Die markierten Zellen werden dann in der "Schichtfarbe" und ggf. mit Kürzel angezeigt.

Abwesenheiten manuell

Ebenso werden Abwesenheiten geplant. Abwesenheiten können mit den Bereichen Fortbildung oder ärztliche Untersuchung verknüpft sein. Jedoch sind auch beliebige sonstige Abwesenheitsgründe möglich. Sie können verschiedene Zellen markieren, um Abwesenheiten über einen längeren Zeitraum oder bei mehreren Personen gleichzeitig zu planen. Die hier eingetragenen Abwesenheiten werden immer ganztägig eingetragen. Stundenweise Abwesenheiten können Sie in der Dienstplan Detailansicht vornehmen.

Verleih von Personal

Personen können an andere Wachabteilungen "verliehen" werden. Markieren Sie dazu eine oder mehrere Zellen bei einer Person.

können Sie die Wachabteilung auswählen, an die diese Person zu den markierten Zeiten verliehen werden soll. Beispiel: Die Personen Ullrich und Döring sind am 09.07. an die Zweite Wachabteilung verliehen worden. Dort werden Sie ggf. zur Mindeststärke gezählt

• Eventuell vorhandene Abwesenheiten und Anmerkungen werden grundsätzlich mit verliehen.

• Im Wachabteilungsmodell erhält die verliehen Person ggf. den Dienst, der bei dieser Wachabteilung geplant ist.

• Im Personalpoolmodell wird die verliehene Person in der Wachabteilung immer ohne Diensteintrag vermerkt.

Durch Markieren der Zellen im Verleihungszeitraum bei einer Person kann der Verleih rückgängig gemacht werden.

Anmerkungen

Anmerkungen sind beliebige Textinformationen, die in einer Zelle abgelegt werden können. Zellen mit Anmerkungen werden durch folgendes Symbol gekennzeichnet:

Markieren Sie eine oder mehrere Zellen und starten Sie den Befehl über das Symbol

in der Symbolleiste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Text eintragen oder bei vorhandenen Anmerkungen löschen können. Anmerkungen werden auch als Quickinfo angezeigt.

Löschen

Sofern Sie die erforderlichen Modulrechte haben, können Einträge in Zellen gelöscht werden. Auch diese Aktion ist nur im Bearbeitungsmodus möglich.

In Abhängigkeit der markierten Zellen kann über das Symbol

der Löschbefehl gestartet werden. Kreuzen Sie an, welche Zelleninhalte gelöscht werden sollen.
Erst wenn Sie den Bearbeitungsmodus durch Speichern beenden, ist die Löschung endgültig.

Schichtbelegungsassistent im Wachabteilungsmodell

Dieser Assistent ist nur bei Verwendung des Wachabteilungsmodells vorhanden. Er ermöglicht die Schichtplanung über einen beliebigen Zeitraum für eine bestimmte Wachabteilung im Voraus.

Er kann unabhängig vom angezeigten Datum/Monat verwendet werden

Das Intervall kann wöchentlich oder täglich definiert werden.
Alle X Tage bedeutet: An jedem Xten Tag wird die Schicht eingetragen. Die Tage dazwischen bleiben leer.
"Jeden Arbeitstag" bedeutet: immer Montag bis Freitag, auch wenn ein Feiertag ist.

Wochen beginnen Sonntags. Die gültigen Tage müssen angekreuzt werden.
Drücken Sie den Taster Fertigstellen, damit die Planung durchgeführt wird.

Schichtbelegungsassistent im Personalpoolmodell

Die Schichtplanung im Voraus kann hierbei für beliebige Personen erfolgen unabhängig von der Wachabteilung (Auswahl aktivieren).

Die weiteren Schritte entsprechen denen des Schichtbelegungsassistenten im Wachabteilungsmodell.

Abwesenheitsassistent für beide Modelle

Ebenso ist es möglich, Abwesenheiten über einen beliebigen Zeitraum vorzuplanen.

Die weiteren Schritte entsprechen denen des Schichtbelegungsassistenten.

Tätigkeiten im Ansehmodus Dienstplan

Dienst signieren

Damit geplante Schichten von nicht berechtigten Benutzern nicht mehr bearbeitet werden können, empfehlen wir diese zu signieren. Sie können mehrere Schichten markieren und anschließend das Symbol klicken:

Ferien / Urlaubssperren

Sofern Sie die erforderlichen Modulrechte haben, können Sie im Ansehmodus über den Menüpunkt
Extras → Ferien … / Urlaubssperren …
direkt das Modul Ferien oder Urlaubssperre starten, um Datensätze zu erfassen oder zu ändern. Aktualisieren Sie die Ansicht, um Änderungen anzuzeigen.

Personenübersicht

Sofern Sie die erforderliche Modulrechte haben, können Sie im Ansehmodus über den Menüpunkt
Extras → Personenübersicht …
direkt das Modul Person öffnen. Markieren Sie zuerst eine oder mehrere Zellen in den Zeilen der Personen und starten Sie den Menüpunkt. Das Modul Person öffnet sich mit den markierten Datensätzen, falls auch Ansehrechte auf die Datengruppe bestehen, der die Personen angehören

Reports

Folgende Standard-Reports stehen zur Verfügung:

• Dienstplan-Monatsübersicht

• Persönliche Monatsdienstpläne

• Pers. Monatsdienstpläne mit Jahresabwesenheiten

DIENSTPLAN DETAILANSICHT

Hier können die einzelnen Aufgabenbereiche einer Schicht festgelegt und personell besetzt werden. Vorhandene Abwesenheiten können Sie ändern oder auch neue hinzufügen.

Die Listenansicht wird geöffnet. Suchen Sie die gewünschten Schichten, Zeiträume, e

Dienstplan-Detail – Listenansicht
Ist die Spalte "Aktiv" angehakt, wird für diese Schicht gerade das Wachbuch geführt. Befindet sich in der Spalte "Wachbuchabschluss" ein Eintrag, liegt ein bereits abgeschlossenes Wachbuch vor. In beiden Fällen können die Daten nur noch gesichtet werden.

Sie können in der Liste mehrere Einträge markieren, um diese Dienste gesammelt zu signieren.

Durch Wechseln in die Formularansicht befinden Sie sich automatisch im Bearbeitungsmodus (sofern möglich), um die Aufgabenbereiche und bei Bedarf auch die personelle Besetzung zu planen. Abwesenheiten können Sie hier stundenweise eintragen.

Alternativ: Markieren Sie in der Dienstplan-Monatsansicht im Ansehmodus die gewünschte Schicht und starten Sie das Modul im Menüpunkt Ansicht → Detailansicht … um direkt die Formularansicht zu öffnen.

In der Formularansicht oben links wird immer das Beginn-Datum einer Schicht und der aktuelle Bearbeitungsstand (als Symbol) angezeigt. Folgende Anzeigen sind möglich:

Schicht geplant, Daten können bearbeitet werden

Schicht geplant und signiert, Daten können mit Sonderechten bearbeitet werden

Das Wachbuch wird gerade geführt, keine Bearbeitung möglich

Schicht wurde signiert und Wachbuch ist abgeschlossen, keine Bearbeitung möglich

Schicht geplant und Wachbuch ist abgeschlossen, keine Bearbeitung möglich

Die Rubriken

,

und

werden angezeigt und können nun bearbeitet werden. Die Rubrik

dient nur zur Anzeige.

Dienstplan-Detail – Formularansicht (Bearbeitungsmodus)

Aufgabenbereiche festlegen

Das Symbol

in dieser Rubrik öffnet eine Auswahlhilfe, in der Ihre definierten Aufgabenbereiche enthalten sind. Sie können beliebig viele für jede Schicht wählen. Anschließend können Sie die Funktionen mit den im Dienst befindlichen Personen besetzen.

Markieren Sie die gewünschte Funktion und drücken Sie das Symbol

oder wählen Sie im Kontextmenü "Bearbeiten" oder starten Sie die Bearbeitung der markierten Zeile mittels Doppelklick. Es öffnet sich der Bearbeitungsbereich:

Drücken Sie die Auswahlhilfe

um die Besetzung für diese Funktion auszuwählen. Personen, die die geforderten Voraussetzungen erfüllen sind in der Spalte "Qualifiziert" markiert. Wurde eine nicht qualifizierte Person ausgewählt, wird dies mit diesem Symbol

angezeigt.

Das Symbol

entfernt den Aufgabenbereich inklusive aller Besetzungen.
Über Kontextmenü (rechte Maustaste) können für die markierte Zeile die Besetzungen bearbeitet oder entfernt und Wachfunktionen aufgeteilt (siehe auch Kap. 5.2.1.1) werden

Funktionswechsel innerhalb einer Schicht

Es ist möglich, dass eine Wachfunktion innerhalb einer Schicht zu verschiedenen Zeiten von verschiedenen Personen ausgeübt werden soll. Beispielsweise können Personen nach einem Teil der Zeit Ihre Funktion tauschen.

Wachfunktion / Aufgabenbereich aufteilen
a) Alle Wachfunktionen des markierten Aufgabenbereichs werden geteilt.
b) Nur die markierte Wachfunktion wird aufgeteilt in zunächst zwei gleiche Teile, z.B.:

Durch Ändern der Beginn-Zeit des zweiten Teil wird auch die Dauer des ersten Teils verändert, z. B.:

Funktionsbesetzung übertragen

Besetzung übertragen
Ist eine Wachfunktion markiert (1.) kann über das Symbol

die Person auf eine andere Besetzung übertragen werden (2.).

Übertragungen werden farblich hervorgehoben angezeigt, da es sich um eine Doppelfunktion für diese Person innerhalb eines Aufgabenbereichs handelt. Wird die Person an einer Stelle geändert, wirkt sich die Änderung auf alle übertragenen Zeilen aus.

Die Übertragung der markierten Zeile kann wieder entfernt werden.

Der gesamte markierte Aufgabenbereich oder eine einzelne markierte Wachfunktion können nach oben oder unten umsortiert werden.

Personen im Dienst

Alle Personen im Dienst werden gelistet. Die Zellen für geliehene Personen können optional andersfarbig abgebildet werden. Besetzt eine Person keine Funktion, wird dies durch dieses Symbol

angezeigt.

Nur Personalpoolmodell: Das Symbol

(auch über Kontextmenü verfügbar) entfernt die markierte Person aus diesem Dienst. Über das Symbol

öffnet sich eine Auswahl, in der alle nicht für diesen Dienst geplanten Personen angezeigt und in Dienst genommen werden können.

Abwesenheiten

Sind Personen in der Dienstplanung als abwesend vermerkt worden, werden sie hier bereits gelistet.

Über das Symbol

können weitere Personen als abwesend vermerkt werden. Markieren Sie vorhandene Einträge, um diese zu ändern (Symbol

oder Kontextmenü).

Warnungen

Anzeige der allgemeinen und optionalen Warnungen, sofern diese aktiviert sind, (siehe Kap. 5.1.12, Optionen).

Dienstplan-Vorlage

Speichern Sie die bearbeiteten Detailansichten ggf. sofort als Dienstplan- und Wachbuchvorlage. Für weitere neu zu planende Schichten dieser Art werden dann die Aufgabenbereiche und die Personalbesetzung aus der passenden Vorlage vorbesetzt. Änderungen können Sie wiederum in der Dienstplan-Detailansicht im Bearbeitungsmodus oder später beim Führen des Wachbuchs vornehmen.

Das Fenster können Sie auch direkt im Hauptmenü starten, siehe Kap. 5.3:

Reports

• Dienstplan-Detail: Anzeige der Aufgabenbereiche und aller Abwesenheiten. Nur Personalpoolmodell: Anzeige aller im Dienst befindlichen Personen.

• Dienstplan-Detail kompakt: Darstellung wie Fenster-Layout. Anzeige der Aufgabenbereiche und aller Abwesenheiten. Nur Personalpoolmodell: Anzeige aller im Dienst befindlichen Personen.

• Häufigkeiten ausgeführter Schichten: Pro Person werden die Anzahl der geplanten Schichten gelistet

• Häufigkeiten ausgeführter Wachfunktionen: Pro Person werden die Anzahl der geplanten Wachfunktionen gelistet

• Häufigkeiten von Abwesenheitsgründen: Allgemeine Auflistung der Anzahl von Abwesenheitsgründen

Dienstplan- und Wachbuchvorlage

Dieses Modul dient dazu Vorlagen für die Besetzung von Schichten zu erstellen. Die Vorlagen werden auch als Grundlage für das Wachbuch verwendet. Änderungen an Vorlagen werden immer nur bei neu zu planenden Schichten oder Wachbüchern berücksichtigt.

Pro Schicht und Wachabteilung wird vom System automatisch eine leere Vorlage erzeugt. Wird eine Wachabteilung gelöscht, wird sie automatisch aus der Vorlage entfernt.

Die Bearbeitung entspricht im Wesentlichen dem Modul Dienstplan - Detailansicht. Jedoch können keine Abwesenheiten erfasst werden. Je detaillierter Sie diese Vorlage bearbeiten, desto mehr Informationen stehen dann auch bei der Wachbuchführung zur Verfügung.

Dienstplanvorlage
In der Rubrik Aufgabenbereiche können Sie für jede Vorlage die gewünschten Einträge erfassen und bei Bedarf auch die Funktionen besetzen.

Wichtige Hinweise

Werden bei einer Person Änderungen vorgenommen, die den Dienstplan betreffen, z.B. bei Namensänderung oder Zugehörigkeit zur Wachabteilung, werden diese im Dienstplan ab dem Monat berücksichtigt, der keine abgeschlossenen Wachbücher (Symbole

) enthält.

Falls der Wechsel zu einer anderen Wachabteilung mitten im Monat erfolgt, ist dies mit der "Verleihfunktion" zu regeln.

Wird im Personalpoolmodell gearbeitet, kann eine neue Zugehörigkeit zur Wachabteilung optional im aktuellen Dienstplan eingetragen werden. War die Person bereits in einer anderen Wachabteilung verplant, werden nur Abwesenheiten und Anmerkungen in die neue Wachabteilung mit übernommen. Ist die Person durch Verleih bereits in der Wachabteilung "bekannt", bleiben deren Dienste erhalten

Allgemeine Optionen

Nur für Lizenz ARIGON^® PLUS Dienstplan

Für Lizenz ARIGON^® PLUS Dienstplan und Wachbuch