Dokumente allgemein
In diesem Modul werden folgende Arten von Dokumenten verwaltet:
Legen Sie für jedes Dokument einen Datensatz an. Dokumente können bei Bedarf auch einen direkten Bezug zu anderen Datenbereichen erhalten. Dort kann dann ebenfalls direkt auf die verknüpften Dokumente zugegriffen werden.
Erklärung der Feldfunktionen - Dokument, Info
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|
Verknüpft mit | oo | Bei Bedarf wählen Sie einen Datenbereich (mögliche Bereiche siehe Seite ), dem das Dokument angehören soll, beispielsweise: Bericht, Abrechnung Bericht, Fahrzeug, Person, Vorbeugender Brandschutz… Das Feld "Bezug" wird aktiviert. Wenn keine Auswahl getroffen wird, kann ein beliebiges Dokument erfasst werden. |
Bezug | (oo) Pflichtfeld | Über die Auswahlhilfe werden die Daten der gewählten Verknüpfung (z.B.: alle Fahrzeuge) angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Datensatz um den Bezug herzustellen. Ist das Feld "Verknüpft mit" leer, kann der Bezug nicht ausgefüllt werden. |
Örtlichkeit | Anzeige | Falls sich das Dokument auf eine Örtlichkeit bezieht, wird der Örtlichkeitspfad angezeigt. |
Dokumentart | … (50) | Beschreibender Begriff zur Klassifizierung des Dokuments. |
Bezeichnung | Pflichtfeld (50) | Bezeichnung für das Dokument oder Bild. Diese muss pro verknüpften Datenbereich eindeutig sein. |
Aktenzeichen | (50) | Hier können Sie ein Aktenzeichen für das Dokument angeben. |
Archivierungsart | (oo) Pflichtfeld | Zur Auswahl stehen Datenbank, Papier oder Pfad. Wurde Datenbank gewählt, wird das im Feld Dateiname selektierte Dokument in der ARIGON® PLUS Datenbank gespeichert. Dort unterliegt es der ARIGON® PLUS Rechtesteuerung und kann nur von berechtigten ARIGON® PLUS - Benutzern verändert werden. Es kann dann auf Betriebssystemebene gelöscht werden. Die Archivierungsart Pfad erzeugt einen "Link" auf die gewünschte Datei. Diese muss dann immer auf Betriebssystemebene in diesem Pfad vorhanden sein. Wird die Datei aktualisiert, ist dies direkt in ARIGON® PLUS verfügbar. |
Standort | … (100) | Angabe zum Aufbewahrungsort bzw. Ablage des Papierdokuments. |
Dateiname durchsuchen | Durchsuchen
Pflichtfeld (wenn Archivierungsart = Datenbank oder Pfad) | Name und Pfadangabe (auch UNC) des Datendokumentes. Der Taster öffnet die Microsoft-Standard-Suchmaske. |
Anmerkung | (500) | Textfeld für sonstige Angaben zum Dokument. |
Zuordnung zu Datengruppe
Ein Dokument kann nur gespeichert werden, wenn Sie es einer Datengruppe zuordnen. Diese Zuordnung kann später jederzeit verändert werden, sofern Sie die erforderlichen Benutzerrechte besitzen.
Systemseitig ist die Datengruppe Dokumente (Allgemein) vorhanden. Das Anlegen von weiteren Datengruppen und deren Zugriffsrechte ist im Administration, Kap. 3.5 .
Dokument öffnen
Mit dem Befehl unter Extras / Dokument öffnen oder durch Anklicken des Symbols können Dokumente und Bilder, die als Datei hinterlegt sind, direkt aus ARIGON® PLUS heraus geöffnet werden, sofern die Software (Textverarbeitung, Grafikbearbeitung, Tabellenkalkulation, ...) dazu auf Ihrem Rechner installiert ist und der Benutzer die erforderlichen Windows-Berechtigungen zum Ausführen dieser Software besitzt.
Inhaltliche Dokumentenänderungen sind nur möglich, wenn der Benutzer auch Änderungsrechte im Fenster "Dokument" besitzt und die mit dem Dokument verknüpfte Software eine sogenannte Prozessüberwachung zulässt, Beispiel: Windows 10 mit Paint oder OpenOffice.
Ist eine Prozessüberwachung nicht möglich, z. B. Dokument wird mit der Windows-Fotoanzeige geöffnet, wird dies dem Benutzer gemeldet.
Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste
Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) Ansehmodus - diese Module stehen immer zur Verfügung | Verknüpfungen (Modulleiste) Bearbeitungsmodus - diese Zuordnungen sind möglich |
|---|
| Dokumentenhistorie | Datengruppe |
| Dokumentenstichwort | |
| Zuordnung Datengruppe | |
| | |
| | |
| | |
Hauptmenü: System > Systemeinstellungen > Optionen:
Optionsgruppe: Workstation - Dokument - DRUCKER (Diese Einstellungen müssen bei Bedarf für jede Workstation gesetzt werden, wo andere als die Standard-PDF-Programm-Voreinstellungen verwendet werden sollen) .
Option | Mögliche Werte |
|---|
Externes Programm zum Drucken von PDF-Dateien benutzen (leer = Standardprogramm benutzen) | Pfadangabe |
PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker (leer = Standardeinstellung benutzen) | Parameter für das Standard-PDF-Druckprogramm |
PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker (leer = Standardeinstellung benutzen) | Parameter für das PDF-Druckprogramm auf dem im ARIGON PLUS Druckfenster ausgewählten Drucker. |
Externes Programm … | C:\Programme\GSview\gsprint.exe |
PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker | -dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -noprinter %f |
PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker | -dPDFFitPage -sDEFAULTPAPERSIZE=a4 -printer %p %f |
Externes Programm … | C:\Programme\Adobe\Reader 10.0\Reader\AcroRd32.exe |
PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker | /h /n /t %f |
PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker | /h /n /t %f %p |
Die möglichen Parameter sind abhängig von dem verwendeten PDF-Programm und angeschlossenem Drucker. Empfehlung: Verwenden Sie die Standardeinstellung.
Optionsgruppe: System - Dokument - ALLGEMEIN
Option | Mögliche Werte |
|---|
Max. Dokumentgröße in MB | Auswahl: 1, 5, 10, ... 100 MB |
Standard-Archivierungsart | Datenbank, Papier, Pfad |
Standard-Datengruppe | Auswahl der Datengruppe, der das Dokument bei der Neuerfassung automatisch zugeordnet werden soll |
Optionsgruppe: System - Dokument - VERKNÜPFUNG
Option | Mögliche Werte |
|---|
Dokumente löschen, wenn verknüpfter Datensatz gelöscht wird | Nie, Immer, mit Nachfrage |
DOKUMENTENSTICHWORT
In diesem Modul können Sie beliebig viele "Ersatzbegriffe" (Synonyme) für den Dokumentennamen eingeben. Wählen Sie Bezeichnungen unter denen man dieses Dokument auch suchen könnte.
Wird später eine Suche nach diesem Dokument durchgeführt, findet der Benutzer das Dokument, wenn er einen dieser Begriffe eingibt. Es muss nicht zwingend die tatsächliche Dokumentenbezeichnung verwendet werden.
Erklärung der Feldfunktionen - Dokumentenstichwort
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|
Dokument | Anzeige | Anzeige des Dokumentennamens, zu dem das Stichwort angelegt werden soll. |
Stichwort | Pflichtfeld (50) | Gegen Sie hier einen Ersatzbegriff für den Dokumentennamen an. Es sind beliebig viele möglich. |
Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste
Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) |
|---|
| Keine |
| |
DOKUMENTENHISTORIE
Hier können Sie alle Bearbeitungsvorgänge oder sonstige Ereignisse zu einem Dokument hinterlegen.
Erklärung der Feldfunktionen - Dokumentenhistorie
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|
Dokument | (oo) Pflichtfeld | Auswahl des Dokumentes, zu dem eine Historie angelegt werden soll. Wurde das Modul über die Verknüpfung betreten ist das Feld bereits ausgefüllt. |
Bearbeiter | (50) | Als Name des Bearbeiters dieses Vorgangs wird das Kürzel des aktuellen Benutzers vorgeschlagen. Dies kann jedoch verändert werden. |
Datum | (…) Pflichtfeld | Datum des Historieneintrages |
Uhrzeit | (10) | Uhrzeit des Historieneintrages |
Aktion | (…) Pflichtfeld (50) | Beliebiger Eintrag einer Vorgangsbezeichnung oder Auswahl über den Taster. |
Dauer | (7) | Angabe der Zeitdauer der Bearbeitung dieses Vorgangs in Std:Min. |
Anmerkung | (500) | Textfeld für sonstige Angaben zum Vorgang. |
Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste
Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) |
|---|
| Keine |
| |
| |
| |
