Löschen von Unikaten

Unikate (inventarnummernpflichtige Materialien) können nicht gelöscht, sondern müssen bei Bedarf als Warenausgang gebucht werden. Sollen nicht mehr vorhandene Artikel statistisch bearbeitet werden, müssen deren Buchungsvorgänge erhalten bleiben.

Archivieren

Sollen Geräte für spätere Auswertungen im System erhalten bleiben, legen Sie eine Datengruppe (z. B.: Archiv) an, auf die nur Administratoren Zugriffsrechte haben. Ordnen Sie alle ausgemusterten Geräte dieser Datengruppe zu. Somit sind nur die gewünschten bzw. aktuellen Geräte im Zugriff. Jedoch sind noch Auswertungen auf die “archivierten” Daten möglich.
Falls Inventarnummern weiterverwendet werden sollen, können Sie die der archivierten Geräte umbenennen, bspw: AM-0017-alt

Verhalten von Terminen

Unikate können direkt Termineinträge erhalten. Bei Massenartikeln sind Termine mit dem Lagerort verbunden und werden beim Umbuchen nicht an den neuen Lagerort übertragen. Wird ein Unikat ausgebucht sind auch dessen Termine gelöscht. Termine von Massenartikeln werden erst beim Löschen der Nullbestände entfernt.

Materialbestand-Suche über "Örtlichkeit"

Suche von Geräten für alle untergeordneten Lagerorte eines bestimmten Lagerortes

Bei der Suche nach Örtlichkeiten steht als Auswahlhilfe … die Baumstruktur zur Verfügung. Wählen Sie die gewünschte Örtlichkeit aus und ergänzen Sie den Wert mit dem Platzhalter "%". So werden alle Artikel auch in den untergeordneten Lagerorten gefunden.

Über das Register "Liste" kann auch nach dem Synonym der Örtlichkeit gesucht werden

Gleiche Feldsuche

Suche von unterschiedlichen Angaben im gleichen Feld
z.B.: Sie benötigen eine Geräteliste mit bestimmten Inventarnummern:
Starten Sie die "Suche über Lesegerät". Das Suchfeld ist bereits mit Inventarnummer vorbelegt.
Das Feld Mehrere Werte einlesen ist aktiviert.

Tragen Sie die gesuchten Inventarnummern manuell oder mit Barcodescanner im Feld Werte ein.Drücken Sie den Taster Suchen, um die Suche zu starten.

Sammelerfassung

Nutzen Sie die Zeit ersparende Sammelerfassung im Fenster Materialbestand, um beispielsweise Historien oder Materialeigenschaften zu erfassen.

Datenausgabe für Doppik

Für die Inventarisierung des Materialbestands kann das Datenschema "Doppik (AnKom2)" verwendet werden, das bereits speziell für den Import in das System AnKom2 gefertigt wurde. Mit diesem Datenschema wird eine Textdatei erzeugt werden, die folgende Informationen beinhaltet:

Die Angaben zu Baujahr, Indienststellung und Anschaffungspreis müssen als Materialeigenschaften mit folgenden Formaten der Eigenschaftswerte geschrieben sein:

• Baujahr: nur Jahreszahl, 4-stellig

• Indienststellung: vollständiges Datum, Format: tt.mm.jjjj

• Anschaffungspreis: Format: nnnnnnn.nn, der Dezimaltrenner ist immer ein Punkt.

Beispiel:

Vorgehensweise:
Suchen Sie im Materialbestand die Datensätze, die Sie zur Inventarisierung exportieren möchten.

Starten Sie im Menüpunkt Datei den Befehl Export …
Wählen Sie das Datenschema "Doppik (AnKom2)".
Legen Sie den Dateinamen fest (txt) und nehmen Sie die hier gezeigten Einstellungen vor.
Es wird eine Textdatei (CSV) erzeugt, die in AnKom2 importiert werden kann.

Materialdefinitionen ändern

Es kann vorkommen, dass Materialdefinitionen gleicher Bedeutung mit unterschiedlichen Bezeichnungen angelegt wurden. Ebenso ist es möglich, dass Massenartikel zukünftig als inventarnummernpflichtig geführt werden sollen. Solche Materialdefinitionen können zusammengefasst und/oder konvertiert werden.

Zusammenfassen verschiedener Materialdefinitionen

Im Menüpunkt "Extras" der Materialdefinition können diese zur gewünschten Schreibweise zusammengefasst werden.

Vorgehensweise:
Markieren oder suchen Sie zuerst die Einträge die zusammengefasst werden sollen. Starten Sie dann den Menüpunkt "Extras → Materialdefinitionen zusammenfassen…".

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Materialdefinition wählen müssen, unter der die zuvor festgelegten Definitionen zusammengefasst werden sollen.

Drücken Sie Weiter
Danach öffnet sich ein Fenster, das sämtliche Eigenschaften der Materialdefinitionen anzeigt. Diese werden bei allen Materialbeständen der neuen Definition zugeordnet.

• Deaktivieren Sie die Eigenschaften, die Sie nicht verwenden wollen.

• Ergänzen oder ändern Sie bei Bedarf den Eigenschaftswert.

Drücken Sie Speichern, um den Vorgang zu starten. Es erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage, ob Sie dies wirklich tun möchten, da der Vorgang NICHT rückgängig gemacht werden kann.

Materialdefinitionen konvertieren

1. In Nicht-inventarnummerpflichtige

Markieren Sie die Materialdefinition, die konvertiert werden soll und starten Sie den Menüpunkt "Extras → in nicht-inventarnummerpflichtige konvertieren…". Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie die Eigenschaften auswählen und die Werte verändern können.

Drücken Sie Konvertieren, um den Vorgang zu starten. Es erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage, ob Sie dies wirklich tun möchten, da der Vorgang NICHT rückgängig gemacht werden kann.

Waren zuvor an einem Lagerort mehrere Unikate dieser Materialdefinition vorhanden, sind diese jetzt als eine Bestandsmenge >1 zusammengefasst worden.

2. In Inventarnummerpflichtige

Markieren Sie die Materialdefinition, die konvertiert werden soll und starten Sie den Menüpunkt "Extras → in inventarnummerpflichtige konvertieren…". Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie für die zukünftigen neuen Bestände eine Inventarnummer vergeben müssen. Nicht gewünschte Bestände können hier gelöscht werden

Drücken Sie Konvertieren ,um den Vorgang zu starten. Es erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage, ob Sie dies wirklich tun möchten, da der Vorgang NICHT rückgängig gemacht werden kann.