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Bearbeitung von Aufträgen

Die Vorgehensweise, wie Sie Leistungen, die Sie für Dritte erbringen, detailliert überwachen und dokumentieren können ist im folgenden beschrieben

Auftrag

Hier erfassen Sie Ihre Aufträge und verwalten diese bis zur Fertigstellung.

 

Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Aufträge → Aufträge

Register Info

 

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Auftragsnummer

Anzeige

Die Auftragsnummer wird automatisch vergeben und ist fortlaufend.

Kunde

Pflichtfeld … (50)

Manuelle Eingabe eines Kunden oder Auswahl aus der Kundenliste.

Kunde 2 / 3

(50)

Manuelle Eingabe weiterer Kundendaten. Bei Auswahl aus der Kundenliste werden die Felder ggf. automatisch ausgefüllt. Sie können jederzeit bearbeitet werden.

Auftragsstatus

Pflichtfeld oo

Der Status beschreibt den Auftragszustand. Es sind verschiedene Status vorgegeben. Fertiggestellte Aufträge sind im Rahmen der Zugriffsberechtigung von der weiteren Bearbeitung zunächst ausgeschlossen.

Auftragseingang

… (8 )

Datum des Auftragseingangs.

Fertigstellung bis

… (8 )

Datum der geplanten Fertigstellung des Auftrags.

Fertig gestellt am

… (8 )

Tatsächliches Fertigstellungsdatum. Der Auftragsstatus sollte auf fertig gestellt gesetzt werden.

Bearbeitet von

… (50)

Name der Person, die diesen Auftrag bearbeitet. Die Auswahlhilfe listet die Benutzer, die in ARIGON® PLUS erfasst wurden.

Kundenadresse

(300)

Wird ein Kunde aus der Kundenliste ausgewählt und wurde zu diesem Kunden eine Standardadresse erfasst, wird diese hier vorgeschlagen. Das Feld kann auch manuell ausgefüllt oder verändert werden.

Lieferadresse

(300)

Wird ein Kunde aus der Kundenliste ausgewählt und wurde zu diesem Kunden eine Lieferadresse erfasst, wird sie hier vorgeschlagen. Das Feld kann auch manuell ausgefüllt oder verändert werden.

Rechnungsadresse

(300)

Wird ein Kunde aus der Kundenliste ausgewählt und wurde zu diesem Kunden eine Rechnungsadresse erfasst, wird diese hier vorgeschlagen. Das Feld kann auch manuell ausgefüllt oder verändert werden.

Anmerkung

(500)

Weitere Angaben zum Auftrag. Diese werden auch im Report "Aufträge - Bestätigung" verwendet.

Register Lieferung

Hier werden Informationen zur RĂĽcklieferung oder von bis zu drei TeilrĂĽcklieferungen dokumentiert.

 

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Bereich Lieferung 1

Von

(50)

Name des Bearbeiters oder des Verantwortlichen.

Am

… (8 )

Datum der Teillieferung

Anmerkung

(500)

Anmerkung zu dieser Teillieferung.

 

Die Beschreibungen der Felder gelten auch fĂĽr die Bereiche Lieferung 2 und 3.

Register Beschreibung

Hier werden allgemeine Informationen zur Auftragsbearbeitung dokumentiert. Diese werden auch im Report "Auftrag - Lieferschein" mit ausgegeben.

 

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Beschreibung

(5000)

Freitexteingabe zur zusätzlichen Beschreibung von wichtigen Auftragssachverhalten.

Listenansicht Standard-Einstellung

VerknĂĽpfungen (Modulleiste)

Listenansicht Standard-Einstellung

VerknĂĽpfungen (Modulleiste)

Auftragsnummer

Auftragsleistung

Auftragsstatus

 

Auftragseingang

 

Fertigstellung bis

 

Fertiggestellt am

 

Kundenname 1 + 2

 

Auftragsstatus

folgende Status sind im System fix vorgegeben:

Sonderrechte

Aufträge, die bereits fertiggestellt (siehe Feld Auftragsstatus) wurden, können mit normalen Benutzerrechten weder bearbeitet noch gelöscht werden.

 

Soll ein Benutzer Änderungs- und Löschrechte auf einen fertiggestellten Auftrag erhalten, sind hierfür Sonderrechte zu vergeben:

Auftragsleistung

Bei den Auftragsleistungen handelt es sich um eine Dokumentation der zu einem Auftrag durchgefĂĽhrten Dienstleistungen und dem Materialverbrauch.
Auf diese Auftragsleistungen wird von dem Modul "Abrechnung Auftrag" Bezug genommen, sofern für diese Auftragsleistungen Kostensätze hinterlegt wurden.

Das Fenster wird in der Regel als VerknĂĽpfung aus dem Fenster Auftrag aufgerufen.

Sie finden es auch im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Aufträge → Auftragsleistungen

 

 

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Auftragsnummer

Pflichtfeld oo

Auswahl der Auftragsnummer des Auftrags zu welchem die Auftragspositionen gehören sollen. Wurde das Modul über die Verknüpfungen betreten, ist das Feld bereits ausgefüllt.

Leistungsposition

Anzeige

Das Feld wird automatisch vorbesetzt. Die Positionsnummer ergibt sich aus der Reihenfolge der Erfassung der Leistungspositionen.

Leistung

Pflichtfeld … (200)

Leistungsbeschreibung. Diese können in den Grunddaten vordefiniert werden. Zusätzlich ist einen manuelle Eingabe möglich. Manuelle Eingaben können bei einer automatischen Auftragsabrechnung nicht berücksichtigt werden.

Anzahl

(8,2)

Dezimalzahl. Mengenangabe fĂĽr Dienstleistung oder Materialverbrauch.

MaĂźeinheit

… (25)

Einheit zur Anzahl.

Dauer

(4,2)

hhhh:mm. Dauer der Dienstleistung

 

 

Reports

Zur Auftragsabwicklung stehen diverse Reports zur Verfügung. Da diese jedoch in den meisten Fällen individuell angepasst werden müssen, empfiehlt sich die Verwendung des Moduls ARIGON® PLUS Reportdesigner.

Auftragsbestätigung

Die Angaben im Feld Kundenadresse werden als Anschrift verwendet.
Wurde im Fenster "Auftrag - Karteikarte Info" das Feld Anmerkungen ausgefüllt, werden diese Angaben als Auftragsinhalt zur Auftragsbestätigung ausgegeben.

Wurde im Fenster "Auftrag" die Karteikarte Beschreibung ausgefĂĽllt, werden diese Angaben ebenfalls zum Auftragsinhalt angegeben.

 Lieferschein

Im Lieferschein werden die einzelnen Auftragsleistungen abgebildet.
Als Anschrift wird der Inhalt des Feldes Lieferadresse verwendet, sofern diese von der Kunden-Standardadresse abweicht.

Wurde im Fenster "Auftrag" die Karteikarte Beschreibung ausgefĂĽllt, werden diese Angaben unterhalb der Leistungen angegeben.

Aufträge tabellarisch

Nutzen Sie diesen Report, um den Bearbeitungsstatus der Aufträge und die Einhaltung des Fertigstellungstermins zu kontrollieren.

Statistik

Im Menüpunkt "Datei → Statistik" des Fensters Auftrag steht diese Statistik zur Verfügung.

 

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