Über dieses Fenster erstellen und verwalten Sie alle Rechnungen zu Aufträgen. Eine Rechnung kann auch Leistungen aus mehreren Aufträgen berücksichtigen.
Hier finden Sie unter anderem Informationen zum Rechnungsbetrag und zum Bearbeitungsstand, zum Kunden und zum Rechnungsbetrag.
Abrechnung Auftrag
Falls Sie Aufträge abrechnen möchten, müssen diese den Status FERTIG GESTELLT aufweisen.
Register Info
Hier werden die Basisangaben zur Abrechnung erfasst und ggf. automatisiert ermittelt.
Erklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Auftrag, Info
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Rechnungsnr. | Anzeige | Die Rechnungsnummer wird automatisch generiert. Sie besteht aus einer fortlaufenden Nummer, der Jahreszahl und dem Kürzel "RA" (Rechnung Auftrag). Sie kann nicht verändert werden. |
Leistungskatalog | oo | Auswahl des Leistungskataloges (Preisliste / Satzung), auf welchen sich die Abrechnung bezieht. Falls Sie immer den gleichen Leistungskatalog verwenden, kann dieser in den Optionen voreingestellt werden. Der Leistungskatalog wird vorgeschlagen, kann jedoch bei Bedarf verändert werden. Sollen jedoch die Einzelpositionen der Berechnung automatisch aus einem Auftrag ermittelt werden, muss dieses Feld ausgefüllt sein. |
Abrechnungsart | … (50) | Zu den Abrechnungsarten zählen z.B. der Gebührenbescheid, die Rechnung oder ein Kostenbescheid. Über dieses Feld wird außerdem der Mehrwertsteuersatz und das Zahlungsziel ermittelt. Diese können je nach Abrechnungsart unterschiedlich sein. |
Auftragsnummer | oo | Sie können hier bis zu 100 Aufträge zuordnen (Sammelabrechnung). Die Auswahl enthält nur Aufträge mit dem Status "Fertiggestellt". Durch das erste Zuordnen des Auftrages wird der Kunde festgelegt, für welchen die Abrechnung erstellt wird. Alle weiteren Aufträge die Sie zur gleichen Abrechnung auswählen können, sind vom gleichen Kunden. Zur Auswahl der Aufträge erscheint ein Sonderfenster. Erläuterung siehe nachfolgend, |
Buchungsnr. | (50) | Beliebige Eingabe durch den Anwender, z.B. zum Eintrag der Buchungsnummer der Stadtkasse. Die Feldbeschriftung kann optional geändert werden. |
Anmerkung | … (50) | Textfeld für weitere Informationen |
Rechungsdat. | … (8 ) | Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen, kann jedoch verändert werden. |
Zahlungsziel | … (8 ) | Das Datum kann automatisch aufgrund der Abrechnungsart ermittelt werden. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich. |
Bearbeitungsstand | (oo) | Hinweis auf den Bearbeitungsstand der Abrechnung. Typische Einträge wären vorbereitet, versendet, bezahlt, gemahnt. Somit ist eine Überwachung möglich. |
Seit | Anzeige | Das Datum des Änderungszeitpunktes des Bearbeitungsstandes wird angezeigt. |
Betrag (netto) | Anzeige | Der Betrag wird aus den Preisen der Einzelpositionen ermittelt |
Aufschlag | (4) | Prozentualer Aufschlag auf den Betrag. Der %-Satz kann in den Optionen eingestellt werden. |
MwSt. | Anzeige | Der %-Satz kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart voreingestellt werden. Sofern Sie das Sonderrecht besitzen “Mehrwertsteuersatz ändern” (Bereich ABRECHNUNG AUFTRAG) können Sie dies direkt im Bearbeitungsmodus durchführen. |
Betrag (brutto) | Anzeige | Gesamtbetrag inklusive Aufschlag und Mehrwertsteuer und ggf. abzüglich des Eigenanteils. |
Einzelpositionen inkl. MwSt. | Anzeige | Wenn aktiv, sind die Einzelpositionen der Abrechnung als Endbeträge (brutto) ausgewiesen. Diese Einstellung wird in den Optionen vorgenommen. |
Sachbearbeiter | Anzeige | Der Sachbearbeiter wird benutzerindividuell in den Optionen voreingestellt. |
Sachbearb. Tel. | Anzeige | Die Telefonnummer des Sachbearbeiters wird benutzerindividuell in den Optionen voreingestellt. |
Sonderfenster Auswahl Auftragsnummer:
Die Liste enthält alle fertig gestellten Aufträge, die noch nicht abgerechnet wurden.
Nach Auswahl des ersten Auftrags durch Markieren am linken Rand, wird der Kunde im oberen Fensterbereich angezeigt.
Für die weitere Auswahl stehen ab diesem Zeitpunkt nur noch Aufträge für den selben Kunden zur Verfügung.
Mit Hilfe des Tasters Alle markieren
können alle offenen Aufträge zur Abrechnung markiert werden. Der Taster Alle demarkieren
entfernt alle Markierungen (Haken) am linken Rand. Drücken Sie OK
, um den/die Aufträge zur Abrechnung zu übernehmen.
Register Kunde
Erklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Auftrag, Kunde
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Kunde | … (je 50) | Der Kunde wird entweder aus dem Auftrag ermittelt oder er kann aus der Auswahlliste der Kundenverwaltung (Sachbearbeitung → Aufträge → Kunden) gewählt werden. Alternativ ist auch eine freie Texteingabe möglich. |
Rechnungsadresse | (300) | Bei Vorbelegung des Kunden aus dem Auftrag oder aus der Kundenliste wird die Rechnungsadresse – sofern diese im Modul ARIGON® PLUS Adressen angelegt wurde – automatisch hier eingetragen. Alternativ ist auch eine freie Texteingabe möglich. |
Anmerkung | (500) | Weitere Angaben zum Kunden |
Diese Angaben folgender Felder werden im Report Abrechnungen Aufträge Formular verwendet: - Kunde (Zeile 1, 2 und 3) und das Feld Rechnungsadresse -
Register Rechnungstexte
Erklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Auftrag, Rechnungstexte
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Rechnungstext 1-5 | (500) RTF-Feld | Diese Felder können im Leistungskatalog vordefiniert und in den Rechnungen mit ausgegeben werden. Dadurch, dass es sich um 5 einzelne Felder handelt, können diese auch an unterschiedlichen Stellen im Abrechnungsformular platziert werden. Eine freie Texteingabe ist mit oder ohne Vorbesetzung der Felder ebenfalls möglich. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden. Zusätzliche Formatierungen einzelner Textstellen sind über den Menüpunkt Extras → RTF Editor… möglich. |
Register Leistungen
Erklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Auftrag, Leistungen
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Leistungen | (4 GB) RTF-Feld | Die hier beschrieben Leistungen zum Auftrag können im Abrechnungsformular als Feld mit ausgegeben werden. In diesem Feld dokumentieren Sie zusätzliche Leistungen und Informationen, die nicht einzeln abgerechnet werden. Hier könnte z.B. eine allgemeine Leistungsbeschreibung des Gesamtauftrages eingetragen werden. Sind jedoch die Einzelpositionen zur Abrechnung ausreichend formuliert kann die Karteikarte leer bleiben. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden. Zusätzliche Formatierungen einzelner Textstellen sind über den Menüpunkt Extras → RTF Editor… möglich. |
Textbausteine
Der Taster (nur sichtbar im Bearbeitungsmodus) ermöglicht das Ausfüllen der Leistungen mit vorgefertigten Texten.
Die Erstellung und Anwendung wird im Kapitel Textbausteine beschrieben.
Register Abrechnungsstatus
Erklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Auftrag, Abrechnungsstatus
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Gezeichnet 1-3 | Anzeige | Die Abrechnung wird von einer berechtigten Person durch Aktivieren des Symbols gekennzeichnet. Es können max. 3 drei Benutzer die Kenntnisnahme eintragen. Die Feldbeschriftung kann in den Systemoptionen geändert werden (z.B.: Sachgebietsleiter, Amtsleiter,...). Ebenso können berechtigte Benutzer die Kennzeichnung rückgängig machen. Dabei werden alle Gezeichnet-Felder geleert. Optional kann die Reihenfolge in der abgezeichnet werden muss als zwingend eingestellt werden. |
Sonderfunktionen (Symbolleiste)
Einzelpositionen neu berechnen
Die Summe aus den Einzelpositionen der Abrechnung ermittelt sich automatisch neu, wenn ein weiterer Auftrag hinzugefügt wird.
Nur wenn ein bereits zugeordneter Auftrag nachträglich geändert wurde, können die Einzelpositionen der Abrechnung über dieses Symbol neu ermittelt werden.
Zugehörige Aufträge anzeigen
Über dieses Symbol können Sie das Fenster Auftrag öffnen. Dabei werden ohne Suche sofort alle Aufträge angezeigt, die dieser Abrechnung zugeordnet sind. Wurden im Fenster Abrechnung Auftrag in der Listenansicht mehrere Datensätze markiert, werden alle Aufträge zu allen markierten Abrechnungen angezeigt.
Abzeichnen / Abzeichnen rückgängig machen
Abzeichnen (maximal dreistufig)
Abzeichnen rückgängig machen (alle Stufen)
Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste
Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) |
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Rechnungsnummer | Abrechnung Auftrag Einzelpositionen |
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Buchungsnummer | |
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Rechnungsdatum | |
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Bearbeitungsstand | |
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Betrag (Brutto) | |
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Optionen für Abrechnung Auftrag
Optionale Einstellungen zu Abrechnung Auftrag
Hauptmenü: System > Systemeinstellungen > Optionen:
Optionsgruppe: Benutzer - [Name des Benutzers] - Abrechnung Auftrag - ALLGEMEIN
Option | Mögliche Werte |
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Sachbearbeiter | Vorbelegen des Feldes Sachbearbeiter |
Sachbearbeiter Telefon | Vorbelegen des Feldes Sachbearbeiter Telefon |
Optionsgruppe: System - Abrechnung Auftrag - ALLGEMEIN
Option | Mögliche Werte |
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Aufschlag in % | Mögliche Voreinstellung für einen pauschalen Rechnungsaufschlag |
Beschriftung für Buchungsnummer | Die Beschriftung des Feldes Buchungsnummer kann verändert werden. |
Einzelpositionen inkl. Mehrwertsteuer | Ja / Nein. Angabe, ob die Summe der im Leistungsverzeichnis erfassten Positionen als Netto- oder Bruttowerte (inkl. MwSt.) eingegeben wurden. Ja = die Summe der Einzelpositionen entspricht dann immer dem Betrag (Brutto) in der Karteikarte Info im Fenster Abrechnung Bericht. 👁 Sie sollten dann keine Aufschläge oder MwSt. berechnen. |
Mehrwertsteuer in % | Mehrwertsteuersatz (voreingestellt auf 19 %). Setzen Sie diesen auf 0, wenn keine Berechnung erfolgen soll. |
Standard-Leistungskatalog | Bei der Abrechnung eines Auftrags stehen ggf. verschiedene Leistungskataloge als Berechnungsbezug (Satzung) zur Auswahl. Die hier beschriebene Option besetzt das Feld Leistungskatalog bereits mit einem Wert vor. Eine Änderung des Leistungskatalogs beim Erstellen der Abrechnung ist jedoch möglich. Diese Option ist hilfreich, wenn hauptsächlich nur ein Leistungskatalog verwendet wird. |
Optionsgruppe: System - Abrechnung Bericht - FUNKTION "GEZEICHNET"
Option | Mögliche Werte |
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Reihenfolge beim Abzeichen einhalten | Ja / Nein |
Text für "Gezeichnet 1-3" | Die im Register "Abrechnungsstatus" enthaltenen Texte “Gezeichnet 1 -3” können Sie mit dem für Sie erforderlichen Inhalt belegen. |
Optionsgruppe: System - Abrechnung Auftrag - LEISTUNG
Option | Mögliche Werte |
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Schriftart | Voreinstellung der Schriftart (Microsoft Sans Serif, 8) |
Schriftfarbe | Voreinstellung der Schriftfarbe (Schwarz) |
Optionsgruppe: System - Abrechnung Auftrag - RECHNUNGSTEXT 1-5
Option | Mögliche Werte |
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Schriftart | Voreinstellung der Schriftart (Microsoft Sans Serif, 8) |
Schriftfarbe | Voreinstellung der Schriftfarbe (Schwarz) |
Abrechnung Auftrag Einzelpositionen
Das Fenster Abrechnung Auftrag Einzelpositionen wird in der Regel als Verknüpfung aus dem Fenster Abrechnung Auftrag aufgerufen.
Zu jeder Abrechnung können beliebig viele Einzelpositionen eingetragen werden. Diese Einzelpositionen können bei gleichzeitiger Anwendung des Moduls ARIGON® PLUS Auftrag aus einem oder mehreren Aufträgen ermittelt werden. Darüber hinaus können Einzelpositionen auch manuell erfasst oder bearbeitet werden.
Beispiel für mengenorientierte Abrechnung:
Hier gab es zwei Fahrten á 16 km im Rahmen eines Auftrags
Beispiel für zeitorientierte Abrechnung
Erklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Auftrag Einzelpositionen
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
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Rechnungsnr. | Pflichtfeld oo | Auswahl der Rechnungsnummer, zu der die Einzelposition gehört soll. Dieses Feld ist bei Aufruf als Untermodul aus dem Modul Abrechnung Auftrag bereits vorbesetzt. |
Auftragsnummer | oo | Die Auftragsnummer, auf den sich die Einzelposition bezieht wird angezeigt. Für manuell erfasste Einzelpositionen kann die Auftragsnummer ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen die Auftragsnummern, auf der die Abrechnung basiert. |
Position aus Leistungskatalog | Ankreuzfeld | Aktivieren Sie das Feld, um auf das Leistungsverzeichnis des Leistungskatalogs zugreifen zu können, der in der Abrechnung gewählt wurde. Im Feld Rechnungstext steht dann eine Auswahlhilfe zur Verfügung. Ist das Feld deaktiviert, kann ein beliebiger Rechnungstext eingegeben werden. |
Rechungstext | Pflichtfeld oo (100) | Text, welcher in der Rechnung ausgegeben wird. Wird ein Rechnungstext über die Auswahlhilfe selektiert, sind auch die Informationen zu den Beträgen und zur Abrechnungseinheit bekannt. |
Rechnungsgröße | Anzeige | Kleinste anrechenbare Einheit. Erfolgt ein manueller Eintrag des Rechnungstextes, wird hier eine 1 angenommen, aber nicht dargestellt. |
Einheit | (…) Pflichtfeld (25) | Einheit in der abgerechnet wird, wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist. Anderenfalls Anzeigefeld. |
Anzahl | (8,2) | Dezimalzahl. Tatsächlich abzurechnende Anzahl, z.B. 3 Kontrollgänge. |
Menge / Dauer | (./.) | Menge oder Dauer der Leistung. Die Anzeige der Berechnungsfelder ist abhängig vom ausgewählten Leistungsverzeichnis, das nach Menge, Dauer oder zu einer bestimmten Tageszeit erfolgen kann und bezieht sich auf das Feld Einheit. Z.B.: der Kontrollgang hat 45 Minuten gedauert. |
Einzelpreis | (8,2) Pflichtfeld | Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist, kann der Einzelpreis angegeben werden. Anderenfalls handelt es sich um ein Anzeigefeld. |
Gesamtpreis | Anzeige | Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist errechnet sich der Gesamtpreis immer aus Anzahl * Einzelpreis. Anderenfalls aus Anzahl * Menge * Einzelpreis oder Anzahl * Dauer * Einzelpreis. |
Alle weiteren Felder dienen nur zur Information und zeigen die Einträge des gewählten Leistungsverzeichnisses an, wenn Position aus Leistungskatalog aktiviert ist.
Standardinhalte Listenansicht und Verknüpfungsleiste
Listenansicht Standard-Einstellung | Verknüpfungen (Modulleiste) Ansehmodus |
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Rechnungsnummer | Abrechnung Auftrag |
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Rechnungstext | |
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Gesamtpreis | |
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