Rechnungsnummer

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Die Rechnungsnummer wird automatisch generiert. Sie besteht aus einer fortlaufenden Nummer, der Jahreszahl und dem Kürzel "RA" (Rechnung Auftrag). Sie kann nicht verändert werden.

Leistungskatalog

oo

Auswahl des Leistungskataloges (Preisliste / Satzung), auf welchen sich die Abrechnung bezieht. Falls Sie häufig den gleichen Leistungskatalog verwenden, kann dieser in den Optionen voreingestellt werden. Der Leistungskatalog wird vorgeschlagen, kann jedoch bei Bedarf verändert werden.

Sollen jedoch die Einzelpositionen der Berechnung automatisch aus einem Auftrag ermittelt werden, muss dieses Feld ausgefüllt sein.

Abrechnungsart

… (50)

Zu den Abrechnungsarten zählen z.B. der Gebührenbescheid, die Rechnung oder ein Kostenbescheid. Über dieses Feld wird außerdem der Mehrwertsteuersatz und das Zahlungsziel ermittelt. Diese können je nach Abrechnungsart unterschiedlich sein.

Auftragsnummer

oo

Sie können hier bis zu 100 Aufträge zuordnen (Sammelabrechnung). Die Auswahl enthält nur Aufträge mit dem Status "Fertiggestellt". Durch das erste Zuordnen des Auftrages wird der Kunde festgelegt, für welchen die Abrechnung erstellt wird. Alle weiteren Aufträge die Sie zur gleichen Abrechnung auswählen können, sind vom gleichen Kunden. Zur Auswahl der Aufträge erscheint ein Sonderfenster. Erläuterung siehe nachfolgend,

Buchungsnummer

(50)

Beliebige Eingabe durch den Anwender, z.B. zum Eintrag der Buchungsnummer der Stadtkasse.
Die Feldbeschriftung kann optional geändert werden.

Anmerkung

… (50)

Textfeld für weitere Informationen

Rechnungsdatum

… (8)

Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen, kann jedoch verändert werden.

Zahlungsziel

… (8)

Das Datum kann automatisch aufgrund der Abrechnungsart ermittelt werden. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.

Bearbeitungsstand

oo

Hinweis auf den Bearbeitungsstand der Abrechnung. Typische Einträge wären vorbereitet, versendet, bezahlt, gemahnt. Somit ist eine Überwachung möglich.

Seit

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Das Datum des Änderungszeitpunktes des Bearbeitungsstandes wird angezeigt.

Betrag (Netto)

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Der Betrag wird aus den Preisen der Einzelpositionen ermittelt

Aufschlag

(4)

Prozentualer Aufschlag auf den Betrag. Der %-Satz kann in den Optionen eingestellt werden.

MwSt.

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Der %-Satz kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart voreingestellt werden. Sofern Sie das Sonderrecht besitzen “Mehrwertsteuersatz ändern” (Bereich Abrechnung Auftrag) können Sie dies direkt im Bearbeitungsmodus durchführen.

Betrag (Brutto)

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Gesamtbetrag inklusive Aufschlag und Mehrwertsteuer und ggf. abzüglich des Eigenanteils.

Einzelpositionen inkl. MwSt.

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Wenn aktiv, sind die Einzelpositionen der Abrechnung als Endbeträge (brutto) ausgewiesen. Diese Einstellung wird in den Optionen vorgenommen.

Sachbearbeiter

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Der Sachbearbeiter kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden. Das Feld ist standardmäßig gesperrt. Es kann jedoch auch in den Systemoptionen auf “Bearbeitbar” gesetzt werden. Diese Möglichkeit gilt auch für das nächste Feld Sachbearbeiter Telefon.

Sachbearbeiter Telefon

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Die Telefonnummer des Sachbearbeiters kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden.

Kunde

… (je 50)

Der Kunde wird entweder aus dem Auftrag ermittelt oder er kann aus der Auswahlliste der Kundenverwaltung (Sachbearbeitung → Aufträge → Kunden) gewählt werden. Alternativ ist auch eine freie Texteingabe möglich.

Rechnungsadresse

(300)

Bei Vorbelegung des Kunden aus dem Auftrag oder aus der Kundenliste wird die Rechnungsadresse – sofern diese im Fenster ARIGON^® PLUS Adressen angelegt wurde – automatisch hier eingetragen. Alternativ ist auch eine freie Texteingabe möglich.

Anmerkung

(500)

Weitere Angaben zum Kunden

Rechnungstext 1-5

(500) RTF-Feld

Diese Felder können im Leistungskatalog vordefiniert und in den Rechnungen mit ausgegeben werden. Dadurch, dass es sich um 5 einzelne Felder handelt, können diese auch an unterschiedlichen Stellen im Abrechnungsformular platziert werden. Eine freie Texteingabe ist mit oder ohne Vorbesetzung der Felder ebenfalls möglich. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden. Zusätzliche Formatierungen einzelner Textstellen sind über den Menüpunkt Extras → RTF Editor… möglich.

Leistungen

(4 GB) RTF-Feld

Die hier beschrieben Leistungen zum Auftrag können im Abrechnungsformular als Feld mit ausgegeben werden. In diesem Feld dokumentieren Sie zusätzliche Leistungen und Informationen, die nicht einzeln abgerechnet werden. Hier könnte z.B. eine allgemeine Leistungsbeschreibung des Gesamtauftrages eingetragen werden. Sind jedoch die Einzelpositionen zur Abrechnung ausreichend formuliert kann dieses Register leer bleiben.

Die Voreinstellung der Formatierung können Sie in den Optionen verändern. Zusätzliche Formatierungen einzelner Textstellen sind über den Menüpunkt Extras → RTF Editor… möglich.

Gezeichnet 1-3

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Durch Aktivieren des Symbols

Open

wird Datum und Benutzerkürzel der Person eingetragen, die die Kenntnisnahme/Prüfung durchgeführt hat.
Die Feldbeschriftung können Sie in den Systemoptionen ändern (z.B.: Sachgebietsleiter, Amtsleiter,...).
Ebenso können berechtigte Benutzer die Kennzeichnung rückgängig machen.

Open

Dabei werden alle Gezeichnet-Felder geleert. Optional kann die Reihenfolge in der abgezeichnet werden muss, als zwingend eingestellt werden.

Abrechnung Auftrag Einzelpositionen

Sachbearbeiter

Vorbelegen des Feldes Sachbearbeiter

Sachbearbeiter Telefon

Vorbelegen des Feldes Sachbearbeiter Telefon

Aufschlag in %

Mögliche Voreinstellung für einen pauschalen Rechnungsaufschlag

Beschriftung für Buchungsnummer

Die Beschriftung des Feldes Buchungsnummer kann verändert werden.

Einzelpositionen inkl. Mehrwertsteuer

Ja / Nein. Angabe, ob die Summe der im Leistungsverzeichnis erfassten Positionen als Netto- oder Bruttowerte (inkl. MwSt.) eingegeben wurden.
Ja = die Summe der Einzelpositionen entspricht dann immer dem Betrag (Brutto) in der Karteikarte Info im Fenster Abrechnung Bericht.
Sie sollten dann keine Aufschläge oder MwSt. berechnen.

Mehrwertsteuer in %

Mehrwertsteuersatz (voreingestellt auf 19 %). Setzen Sie diesen auf 0, wenn keine Berechnung erfolgen soll.

Sachbearbeiter und Telefonnummer änderbar

Nein / Ja.
Ja= die Vorbelegung aus den Benutzer-Optionen wird in das Fenster “Abrechnung Auftrag” übernommen und kann nachträglich geändert werden.

Standard-Leistungskatalog

Bei der Abrechnung eines Auftrags stehen ggf. verschiedene Leistungskataloge als Berechnungsbezug (Satzung) zur Auswahl. Die hier beschriebene Option besetzt das Feld Leistungskatalog bereits mit einem Wert vor. Eine Änderung des Leistungskatalogs beim Erstellen der Abrechnung ist jedoch möglich. Diese Option ist hilfreich, wenn hauptsächlich nur ein Leistungskatalog verwendet wird.

Reihenfolge beim Abzeichen einhalten

Ja / Nein

Text für "Gezeichnet 1-3"

Die im Register "Abrechnungsstatus" enthaltenen Texte “Gezeichnet 1 -3” können Sie mit dem für Sie erforderlichen Inhalt belegen.

Schriftart

Voreinstellung der Schriftart (Microsoft Sans Serif, 8)

Schriftfarbe

Voreinstellung der Schriftfarbe (Schwarz)

Schriftart

Voreinstellung der Schriftart (Microsoft Sans Serif, 8)

Schriftfarbe

Voreinstellung der Schriftfarbe (Schwarz)

Rechnungsnummer

Pflichtfeld oo

Auswahl der Rechnungsnummer, zu der die Einzelposition gehört soll. Dieses Feld ist bei Aufruf als Untermodul aus dem Modul Abrechnung Auftrag bereits vorbesetzt.

Auftragsnummer

oo

Die Auftragsnummer, auf den sich die Einzelposition bezieht wird angezeigt. Für manuell erfasste Einzelpositionen kann die Auftragsnummer ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen die Auftragsnummern, auf der die Abrechnung basiert.

Position aus Leistungskatalog

Ankreuzfeld

Aktivieren Sie das Feld, um auf das Leistungsverzeichnis des Leistungskatalogs zugreifen zu können, der in der Abrechnung gewählt wurde. Im Feld Rechnungstext steht dann eine Auswahlhilfe zur Verfügung. Ist das Feld deaktiviert, kann ein beliebiger Rechnungstext eingegeben werden.

Sortierung

(3)

Zahl. Sortierfolge für die spätere Ausgabe im Abrechnungsausdruck.
Falls im Leistungsverzeichnis bereits eine Sortierung eingetragen wurde, wird diese vorgeschlagen. Sie kann geändert oder auch entfernt werden. Bei gleicher Sortierung wird alphabetisch sortiert, Einzelpositionen ohne Sortierung werden im Ausdruck der Standardreports im Fenster Abrechnung alphabetisch am Anfang einsortiert.

Wir empfehlen, dieses Feld als Spalte in die Listenansicht mit aufzunehmen.

Rechnungstext

Pflichtfeld oo (100)

Text, welcher in der Rechnung ausgegeben wird. Wird ein Rechnungstext über die Auswahlhilfe selektiert, sind auch die Informationen zu den Beträgen und zur Abrechnungseinheit bekannt.

Rechnungsgröße

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Kleinste anrechenbare Einheit. Erfolgt ein manueller Eintrag des Rechnungstextes, wird hier eine 1 angenommen, aber nicht dargestellt.

Einheit

Pflichtfeld … (25)

Einheit in der abgerechnet wird, wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist. Anderenfalls Anzeigefeld.

Anzahl

(8,2)

Dezimalzahl. Tatsächlich abzurechnende Anzahl, z.B. 3 Kontrollgänge.

Menge / Dauer

(./.)

Menge oder Dauer der Leistung. Die Anzeige der Berechnungsfelder ist abhängig vom ausgewählten Leistungsverzeichnis, das nach Menge, Dauer oder zu einer bestimmten Tageszeit erfolgen kann und bezieht sich auf das Feld Einheit. Z.B.: der Kontrollgang hat 45 Minuten gedauert.

Einzelpreis

(8,2) Pflichtfeld

Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist, kann der Einzelpreis angegeben werden. Anderenfalls handelt es sich um ein Anzeigefeld.

Gesamtpreis

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Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist errechnet sich der Gesamtpreis immer aus Anzahl * Einzelpreis.

Anderenfalls aus Anzahl * Menge * Einzelpreis oder Anzahl * Dauer * Einzelpreis.

Abrechnung Auftrag