Mailverteiler anlegen
Zuerst müssen Sie E-Mail-Adressen als Erreichbarkeiten erfassen:
Sachbearbeitung → Adressen und Erreichbarkeiten → Erreichbarkeiten
(siehe auch Handbuch Adressen und Erreichbarkeiten, Kap. 4.2)
Diese können dann zu Empfängergruppen zusammengefasst werden, die Sie für den späteren Versand voreinstellen können.
Öffnen Sie hierzu das Fenster Grunddaten → Kommunikation → E-Mail-Empfängergruppe
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
E-Mail-Empfängergruppe | Pflichtfeld (50) | Eindeutiger Name der Empfängergruppe. |
Erreichbarkeiten | Pflichtfeld/Ankreuzfeld | Alle in ARIGON® PLUS erfassten E-Mail-Erreichbarkeiten werden angezeigt. Kreuzen Sie die Einträge an, die später über diese Empfängergruppe angeschrieben werden sollen. Änderungen von E-Mail-Adressen der Empfänger werden hier automatisch aktualisiert. Die Liste kann durch Filtern nach Spalteninhalten (Volltextfilter) eingeschränkt werden.  |
Im Ansehmodus werden die gewählten Empfänger angezeigt:
E-Mail-Empfängergruppe – Karteireiter Info (Ansehmodus)
Berichtsart erweitern
Ist ARIGON® PLUS Berichte: E-Mail-Versand beim Signieren lizenziert können Sie für jede Berichtsart verschiedene Vorgaben für den E-Mail-Versand anlegen.
Starten Sie das Fenster Grunddaten → Berichte → Berichtsarten
Dort befindet sich nun eine weitere Karteikarte "E-Mail-Versand" (ggf. müssen hier Zugriffsrechte eingestellt werden), um die gewünschten Voreinstellungen erfassen:
Berichtsart - Karteireiter E-Mail-Versand
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
Senden des Berichts beim Signieren erzwingen | Ankreuzfeld | a) mit ARIGON® PLUS E-Mail-Versand: Wenn aktiviert, muss die E-Mail automatisch versendet werden können, damit die Signatur durchgeführt werden kann. Hierzu ist es erforderlich, dass im Bericht alle benötigten Felder (Report, Betreff und Empfänger) ausgefüllt sind. b) mit Standard E-Mail-Programm: Wenn aktiviert, müssen im Bericht alle benötigten Felder (Report, Betreff und Empfänger) ausgefüllt sein, damit die Signatur durchgeführt werden kann. |
Report | Auswahl | Legen Sie den Report fest, der als PDF-Anhang der E-Mail beigefügt werden soll. |
Betreff | (100) | Der Betreff kann sich aus freien Texten und Variablen zusammensetzen. |
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| Der Inhalt der E-Mail kann sich aus freien Texten und Variablen zusammensetzen. |
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| Bestimmte Felder aus dem Fenster Bericht sind als Variablen verfügbar. Drücken Sie den Taster, die möglichen Variablen werden angezeigt. Die gewählte Variable wird an der Cursor-Position im Betreff oder im Inhalt der E-Mail eingefügt. Die Variablen können mehrfach verwendet werden. |
Empfängergruppen | Auswahl | Die zuvor definierten Empfängergruppen stehen zur Verfügung. |
Achten Sie darauf, dass der Benutzer, der später den Bericht signiert auch mindestens Ansehrechte für die Karteikarte E-Mail-Versand im Fenster Bericht besitzt. Anderenfalls wird der E-Mai-Versand nicht durchgeführt.