Abrechnung Auftrag

Das Modul Abrechnung Auftrag finden Sie im Hauptmenü unter:
Sachbearbeitung → Abrechnungen → Abrechnungen Auftrag
Dieses Modul verwaltet alle Rechnungen zu Aufträgen. Eine Rechnung kann auch Leistungen aus mehreren Aufträgen berücksichtigen.
Hier finden Sie unter anderem Informationen zum Rechnungsbetrag und zum Bearbeitungsstand, zum Kunden und zum Rechnungsbetrag.

Karteikarte Info

Abrechnung Auftrag - Karteikarte Info
Rechnungsnr. Anzeigefeld (20) – Die Rechnungsnummer wird automatisch generiert. Sie besteht aus einer fortlaufenden Nummer, der Jahreszahl und dem Kürzel "RA" (Rechnung Auftrag). Sie kann nicht verändert werden.
Leistungskatalog oo. – Auswahl des Leistungskataloges (Preisliste / Satzung), auf welchen sich die Abrechnung bezieht. Falls Sie immer den gleichen Leistungskatalog verwenden, kann dieser in den Optionen voreingestellt werden. Der Leistungskatalog wird vorgeschlagen, kann jedoch bei Bedarf verändert werden.Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Sollen jedoch die Einzelpositionen der Berechnung automatisch aus einem Auftrag ermittelt werden, muss dieses Feld ausgefüllt sein.
Abrechnungsart ..... (50) – Zu den Abrechnungsarten zählen z.B. der Gebührenbescheid, die Rechnung oder ein Kostenbescheid. Über diese Angabe wird das Zahlungsziel ermittelt. Dieses kann je nach Abrechnungsart unterschiedlich sein.
Auftragsnummer .oo. – Sie können hier bis zu 100 Aufträge zuordnen (Sammelabrechnung). Die Auswahl enthält nur Aufträge mit dem Status "Fertiggestellt". Durch das erste Zuordnen des Auftrages wird der Kunde festgelegt, für welchen die Abrechnung erstellt wird. Alle weiteren Aufträge die Sie zur gleichen Abrechnung auswählen können, sind vom gleichen Kunden. Zur Auswahl der Aufträge erscheint ein Sonderfenster. Erläuterung siehe nachfolgend, Seite 4-3.
Buchungsnr. (50) – Beliebige Eingabe durch den Anwender.
Anmerkung (500) – Textfeld für weitere Informationen.
Rechnungsdat. ..... (8) – Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen, kann jedoch verändert werden.
Zahlungsziel ..... (8) – Das Datum kann automatisch aufgrund der Abrechnungsart ermittelt werden. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.
Bearbeitungsstand .oo. – Hinweis auf den Bearbeitungsstand der Abrechnung. Typische Einträge wären vorbereitet, versendet, bezahlt, gemahnt. Somit ist eine Überwachung möglich.
Seit Anzeigefeld – Das Datum des Änderungszeitpunktes des Bearbeitungsstandes wird angezeigt.
Betrag (netto) Anzeigefeld – Der Betrag wird aus den Preisen der Einzelpositionen ermittelt
Aufschlag (4) – Prozentualer Aufschlag auf den Betrag. Der %-Satz kann in den Optionen eingestellt werden.
MwSt. Anzeigefeld – Der %-Satz kann in den Optionen eingestellt werden.
Betrag (brutto) Anzeigefeld – Gesamtbetrag inklusive Aufschlag und Mehrwertsteuer und ggf. abzüglich des Eigenanteils.
Einzelpositionen inkl. MwSt. Anzeigefeld – Wenn aktiv, sind die Einzelpositionen der Abrechnung als Endbeträge (brutto) ausgewiesen. Diese Einstellung wird in den Optionen vorgenommen.
Sachbearbeiter Anzeigefeld – Der Sachbearbeiter wird benutzerindividuell in den Optionen voreingestellt.
Sachbearb. Tel. Anzeigefeld – Die Telefonnummer des Sachbearbeiters wird benutzerindividuell in den Optionen voreingestellt.


Sonderfenster "Auswahl Auftragsnummer":
Die Liste enthält alle fertig gestellten Aufträge, die noch nicht abgerechnet wurden.
Nach Auswahl des ersten Auftrags durch Markieren am linken Rand, wird der Kunde im oberen Fensterbereich angezeigt.
Für die weitere Auswahl stehen ab diesem Zeitpunkt nur noch Aufträge für den gleichen Kunden zur Verfügung.
Mit Hilfe des Tasters Alle markieren können alle offenen Aufträge zur Abrechnung markiert werden. Der Taster Alle demarkieren entfernt alle Markierungen (Haken) am linken Rand.

Karteikarte Kunde

Abrechnung Auftrag - Karteikarte Kunde
Kunde ..... (je 50) – Der Kunde wird entweder aus dem Auftrag ermittelt oder er kann aus der Auswahlliste der Kundenverwaltung ({_}Sachbearbeitung  Aufträge  Kunden{_}) gewählt werden. Alternativ ist auch eine freie Texteingabe möglich.
Rechnungsadresse (300) – Bei Vorbelegung des Kunden aus dem Auftrag oder aus der Kundenliste wird die Rechnungsadresse – sofern diese im Modul ARIGON^® PLUS Adressen angelegt wurde – automatisch hier eingetragen. Alternativ ist auch eine freie Texteingabe möglich.
Anmerkung (500) – weitere Angaben zum Kunden.

Karteikarte Rechnungstexte

Abrechnung Auftrag - Karteikarte Rechnungstexte
Rechnungstext 1-5je (500) RTF-Feld – Diese Felder können im Leistungskatalog vordefiniert und in den Rechnungen mit ausgegeben werden. Dadurch, dass es sich um 5 einzelne Felder handelt, können diese auch an unterschiedlichen Stellen im Abrechnungsformular platziert werden. Eine freie Texteingabe ist mit oder ohne Vorbesetzung der Felder ebenfalls möglich. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden. Zusätzliche Formatierungen einzelner Textstellen sind über den Menüpunkt Extras → RTF Editor… möglich.

 Karteikarte Leistungen

Abrechnung Auftrag - Karteikarte Leistungen
Leistungen (4 GB) RTF-Feld – Die hier beschrieben Leistungen zum Auftrag können im Abrechnungsformular als Feld mit ausgegeben werden. In diesem Feld dokumentieren Sie zusätzliche Leistungen und Informationen, die nicht einzeln abgerechnet werden. Hier könnte z.B. eine allgemeine Leistungsbeschreibung des Gesamtauftrages eingetragen werden. Sind jedoch die Einzelpositionen zur Abrechnung ausreichend formuliert kann die Karteikarte leer bleiben.Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden. Zusätzliche Formatierungen einzelner Textstellen sind über den Menüpunkt Extras → RTF Editor… möglich.

Textbausteine

Der Taster   (nur sichtbar im Bearbeitungsmodus) ermöglicht das Ausfüllen der Leistungen mit vorgefertigten Texten:

Über den Taster "Schnellsuche" können alle Textbausteine zur ARA im linken Bereich des Fensters angezeigt werden. Markieren Sie den gewünschten Textbaustein, um den vollständigen Text auf der rechten Fensterseite sehen zu können.
Sollen nur bestimmte Textbausteine gesucht werden, können Sie über die folgenden Felder filtern: Kürzel ... – Kürzel des Textbausteins
Bezeichnung ... – Bezeichnung des Textbausteins
Dabei ist auch die Eingabe von Platzhaltern möglich. Stellen Sie den gewünschten Filter ein und Drücken Sie dann den Taster "Schnellsuche".
Drücken Sie diesen Taster, um das Suchergebnis und Filtereinstellungen wieder zu entfernen. Sie können nun andere Filter einstellen und die "Schnellsuche" durchführen.
Drücken Sie den Taster "Übernehmen" um den markierten Textbaustein in den Bericht einzufügen. So können Sie beliebig viele Textbausteine in den Bericht übernehmen.
Drücken Sie den Taster "Schließen", um das Fenster "Auswahl Textbausteine" zu schließen. Die Karteikarte Leistungen kann jetzt manuell weiter bearbeitet werden
Das Erstellen der Textbausteine wird im Kap. 3.7 dieses Handbuches beschrieben.

Sonderfunktionen

Einzelpositionen neu berechnen

Die Summe aus den Einzelpositionen der Abrechnung ermittelt sich automatisch neu, wenn ein weiterer Auftrag hinzugefügt wird.
Nur wenn ein bereits zugeordneter Auftrag nachträglich geändert wurde, können die Einzelpositionen der Abrechnung über folgendes Symbol neu ermittelt werden:
Manuell nachbearbeitete oder erfasste Einträge bleiben bestehen.existieren zugrunde liegende Aufträge nicht mehr, werden die zugehörigen Einzelpositionen gelöscht.

Zugehörige Aufträge anzeigen

Über folgendes Symbol können Sie das Modul Auftrag öffnen. Dabei werden ohne Suche sofort alle Aufträge angezeigt, die dieser Abrechnung zugeordnet sind. Wurden im Modul Abrechnung Auftrag mehrere Abrechnungen markiert, werden alle Aufträge zu allen markierten Abrechnungen angezeigt.

Listenansicht Standard-Einstellung

Modulleiste (Verknüpfungen)

Ansehmodus - Diese Module stehen immer zur Verfügung:

• Abrechnung Auftrag Einzelpositionen

 Optionen

Folgende Einstellungen können für dieses Modul geschaltet werden:
Optionen des Benutzers:Bereich Abrechnung Auftrag
Allgemein:

Optionen des Systems:Bereich Abrechnung Auftrag
Allgemein:

Leistung

Rechnungstext 1 -5

Abrechnung Auftrag Einzelpositionen

Das Modul Abrechnung Auftrag Einzelpositionen wird in der Regel als Untermodul aus dem Modul Abrechnung Auftrag aufgerufen. Sie finden es auch im Hauptmenü unter:
Sachbearbeitung → Abrechnungen → Abrechnungen Auftrag Einzelpositionen
Zu jeder Abrechnung können beliebig viele Einzelpositionen eingetragen werden. Diese Einzelpositionen können bei gleichzeitiger Anwendung des Moduls ARIGON^® PLUS Auftrag aus einem Auftrag ermittelt werden. Darüber hinaus können Einzelpositionen auch manuell erfasst oder bearbeitet werden.

Beispiel für mengenorientierte Abrechnung: Hier gab es zwei Fahrten á 16 km im Rahmen eines Auftrags

(1) Abrechnung Auftrag Einzelpositionen - Karteikarte Info
Die zugrunde liegende Auftragsleistung ist mit dem Leistungsverzeichnis "gefahrene Kilometer" und dem Berechnungsbezug "Anzahl" verknüpft.

Auftragsleistung Zuordnung Leistungsverzeichnis zu Auftrag Beispiel für zeitorientierte Abrechnung
(2) Abrechnung Auftrag Einzelpositionen - Karteikarte Info
Die zugrunde liegende Auftragsleistung ist mit dem Leistungsverzeichnis "Kontrollgänge (Dauer á 30 Min.)" und dem Berechnungsbezug "Anzahl und Dauer" verknüpft.




Auftragsleistung Zuordnung Leistungsverzeichnis zu Auftrag
Rechnungsnr. .oo. Pflichtfeld – Auswahl der Rechnungsnummer, zu der die Einzelposition gehört soll. Dieses Feld ist bei Aufruf als Untermodul aus dem Modul Abrechnung Auftrag bereits vorbesetzt.
Auftragsnummer .oo. – Auswahl des Auftrags, aus welchem die Einzelpositionen berechnet werden sollen.
Position aus Leistungskatalog Ankreuzfeld – Aktivieren Sie das Feld, um auf das Leistungsverzeichnis des Leistungskatalogs zugreifen zu können, der in der Abrechnung gewählt wurde. Im Feld Rechnungstext steht dann eine Auswahlhilfe zur Verfügung. Ist das Feld deaktiviert, kann ein beliebiger Rechnungstext eingegeben werden.
Rechnungstext ..... Pflichtfeld (100) – Text, welcher in der Rechnung ausgegeben wird. Wird ein Rechnungstext über die Auswahlhilfe selektiert, sind auch die Informationen zu den Beträgen und zur Abrechnungseinheit bekannt.
Rechnungsgröße Anzeigefeld – Kleinste anrechenbare Einheit. Erfolgt ein manueller Eintrag des Rechnungstextes, wird hier eine 1 angenommen, aber nicht dargestellt.
Einheit ..... Pflichtfeld (25) – Einheit in der abgerechnet wird, wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist. Anderenfalls Anzeigefeld.
Anzahl (8,2) – Dezimalzahl. Tatsächlich abzurechnende Anzahl, z.B. 3 Kontrollgänge.
Menge / Dauer (./.) – Menge oder Dauer der Leistung. Die Anzeige der Berechnungsfelder ist abhängig vom ausgewählten Leistungsverzeichnis, das nach Menge, Dauer oder zu einer bestimmten Tageszeit erfolgen kann und bezieht sich auf das Feld Einheit. Z.B.: der Kontrollgang hat 45 Minuten gedauert.
Einzelpreis (8,2) Pflichtfeld – Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist, kann der Einzelpreis angegeben werden. Anderenfalls handelt es sich um ein Anzeigefeld.
Gesamtpreis Anzeigefeld – Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist errechnet sich der Gesamtpreis immer aus Anzahl * Einzelpreis.Anderenfalls aus Anzahl * Menge * Einzelpreis oder Anzahl * Dauer * Einzelpreis.
Alle weiteren Felder dienen nur zur Information und zeigen die Einträge des gewählten Leistungsverzeichnisses an, wenn Position aus Leistungskatalog aktiviert ist.

Listenansicht Standard-Einstellung

Modulleiste (Verknüpfungen)

Ansehmodus - Abrechnung Auftrag
Bearbeitungsmodus:

• Keine

Reports und Auswertung

Abrechnungsformular

Zur Auftragsabrechnung steht der Report "Abrechnungen Aufträge Formular" zur Verfügung. Da dieser jedoch in den meisten Fällen individuell angepasst werden muss, empfiehlt sich die Verwendung des Moduls ARIGON^® PLUS Reportdesigner.

Abrechnungen Auftrag tabellarisch

Listet die gesuchten Aufträge mit den wichtigsten Daten wie Zahlungsziel, Bearbeitungsstand, ... Außerdem wird das Auftragsvolumen in € ausgewiesen.

Auswertung Abrechnungen Aufträge

Die Statistik "Abrechnung Auftrag Status" steht zur Auswertung von Bearbeitungsständen und Rechnungssummen zur Verfügung. Suchen Sie zunächst die Abrechnungen, die Sie auswerten wollen und starten Sie im Modul den Menüpunkt Datei  Statistik