Rechnungsnummer

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Die Rechnungsnummer wird automatischnach dem Speichern generiert. Pro Jahr sind 999999 Abrechnungen möglich.

Leistungskatalog

oo

Auswahl des Leistungskataloges (Preisliste / Satzung), auf welchen sich die Abrechnung bezieht. Falls Sie immer den gleichen Leistungskatalog verwenden, kann dieser in den Optionen voreingestellt werden. Der Leistungskatalog wird vorgeschlagen, kann jedoch bei Bedarf verändert werden.

Sollen die Einzelpositionen der Berechnung automatischaus einem Bericht ermittelt werden, muss dieses Feld ausgefüllt sein.

Abrechnungsart

… (50)

Zu den Abrechnungsarten zählen z.B. der Gebührenbescheid, die Rechnung oder ein Kostenbescheid. Über dieses Feld wird außerdem der Mehrwertsteuersatz und das Zahlungsziel ermittelt. Diese können je nach Abrechnungsart unterschiedlich sein.

Berichtsnummer

oo

Sie können hier bis zu 100 Berichte zuordnen (Sammelabrechnung). Durch das erste Zuordnen des Berichtes wird der Kostenträger festgelegt, sofern ein Kostenträger im gewählten Bericht angegeben ist. Zur Auswahl der Berichte erscheint ein Sonderfenster. Erläuterung siehe nachfolgend.

Kostensplitting auf … Kostenträger

(2)

Sind in den abzurechnenden Berichten splittingfähige Einzelpositionen enthalten, werden sie auf die Anzahl der hier eingegebenen Kostenträger aufgeteilt. Standardvorgabe = 1.

Buchungsnummer

(50)

Beliebige Eingabe durch den Anwender, z.B. zum Eintrag der Buchungsnummer der Stadtkasse. Die Feldbeschriftung kann optional geändert werden.

Freifeld
(im Beispielbild “Kassenzeichen”)

(25/50)

Die Beschriftung des Feldes kann optional vorgegeben werden und wird dann pro Datensatz gespeichert.
Standardmäßig ist keine Beschriftung vorgegeben. Das Feld können Sie jedoch jederzeit ausfüllen

Sachbearbeiter

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Der Sachbearbeiter kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden. Das Feld ist standardmäßig gesperrt. Es kann jedoch auch in den Systemoptionen auf “Bearbeitbar” gesetzt werden. Diese Möglichkeit gilt auch für das nächste Feld Sachbearbeiter Telefon.

Sachbearbeiter Telefon

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Die Telefonnummer des Sachbearbeiters kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden.

Anmerkung

(500)

Beliebige weitere Angaben zur Abrechnung.

Rechnungsdatum

… (8 )

Das Tagesdatum wird vorgeschlagen, es kann verändert werden.

Leistungszeitraum

… (8 )

Hier können Sie den Leistungszeitraum (von - bis), der nach §14, Abs. 4 im UStG für Abrechnungen erforderlich ist, angeben. Beim Neuerfassen wird das erste Feld mit dem Rechnungsdatum vorbelegt

Zahlungsziel

… (8 )

Das Datum kann automatisch aufgrund der Zahlungsfrist aus der Abrechnungsart (siehe Grunddaten → Abrechnungen) ermittelt werden. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.

Bearbeitungsstand

oo

Hinweis auf den Bearbeitungsstand der Abrechnung. Typische Einträge wären vorbereitet, versendet, bezahlt, gemahnt. Diese sind in den Grunddaten zu erfassen. Somit ist eine Überwachung möglich.

seit

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Das Datum des Änderungszeitpunktes des Bearbeitungsstandes wird angezeigt.

Betrag (Netto)

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Der Betrag wird aus den Preisen der Einzelpositionen ermittelt.

Aufschlag

(4)

Prozentualer Aufschlag auf den Betrag. Der %-Satz kann allgemein in den Optionen oder pro Abrechnungsart eingestellt werden.

MwSt.

(4)

Der %-Satz kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart voreingestellt werden. Sofern Sie das Sonderrecht besitzen “Mehrwertsteuersatz ändern” (Bereich

Eigenanteil

(10)

Der Eigenanteil gilt bspw. für die Abrechnung von gesetzlich versicherten Patienten. Die Berechnung erfolgt prozentual vom Rechnungsbetrag, kann aber auf einen Maximalbetrag begrenzt werden. Manuelle Bearbeitung ist ebenfalls möglich. Er kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart eingestellt werden. Ohne Voreinstellungen ist das Feld gesperrt.

Betrag (brutto)

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Gesamtbetrag inklusive Aufschlag und Mehrwertsteuer und ggf. abzüglich des Eigenanteils.

Einzelpositionen inkl. Mwst.

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Wenn aktiv, sind die Einzelpositionen der Abrechnung als Endbeträge (brutto) ausgewiesen (optional einstellbar). Die MwSt. sollte dann mit 0 % eingestellt sein.

Weitergeleitet

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Anzeigefeld, ob die Abrechnung bspw. an ein Kassensystem (Interface erforderlich) oder Kostenstelle weitergeleitet wurde. Drücken Sie dieses Symbol

um das Ankreuzfeld zu aktivieren. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Name

… (100)

Auswahl aus der Kostenträgerverwaltung (siehe Sachbearbeitung → Abrechnung → Kostenträger) oder manuelle Eingabe. Wurde im Bericht bereits ein Kostenträger erfasst wird dieser hier automatisch angezeigt.

Kostenträgerart

… (50)

Angabe zur Art des Kostenträgers. (siehe Grunddaten→ Berichte→ Kostenträgerarten). Beispiele: Versicherung, Krankenkasse, Eigentümer, Halter des Fahrzeuges, etc.

Debitorennummer

(50)

Angabe der Debitorennummer

Amtl. Kennz.

(15)

Handelt es sich um einen abzurechnenden Einsatz, bei dem ein Fahrzeug beteiligt war (z.B. Verkehrsunfall) , kann hier das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs angegeben werden.

Geburtsdatum

… (10)

Geburtsdatum des Kostenträgers, falls es sich um eine Einzelperson handelt.

Erreichbar

(100)

Erreichbarkeiten des Kostenträgers wie Telefon-, Mobil-, Faxnummer oder E-Mail-Adressen können hier eingegeben werden.

Name

… (100)

Als Rechnungsanschrift wird die des Kostenträgers vorgeschlagen. Sie kann jedoch auch ausgewählt werden, sofern folgende Angaben im System hinterlegt sind:

• Kostenträger (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Kostenträger)

• Patient (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten)

• Versicherter (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten)

• Betreuer (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten, Register Betreuung)

Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.

Straße

(50)

Je nach Rechnungsadressat wird die Straße automatisch ausgefüllt.

PLZ

(5)

Je nach Rechnungsadressat wird die Postleitzahl automatisch ausgefüllt.

Stadt

(50)

Je nach Rechnungsadressat wird die Stadt automatisch ausgefüllt.

Anrede

(50)

Wird aus der Kostenträgerverwaltung übernommen sofern es dort ausgefüllt wurde. Die Anrede wird im Abrechnungsformular (Report) verwendet.

Anmerkung

(500)

Anmerkungen zum Kostenträger.

Nachname

… (100)

Bei Übernahme aus dem Fenster Kostenträger Bericht oder über die Auswahl (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten) werden alle weiteren Felder (sofern dort vollständig ausgefüllt) in die Abrechnung übernommen. Anderenfalls ist eine manuelle Eingabe möglich

Vorname

(50)

Weitere Angaben zum Patienten und seiner Adresse.

Straße

(50)

Stadt

(50)

PLZ

(5)

Postleitzahl

Geburtsdatum

… (10)

Geburtsdatum des Patienten.

Geschlecht

… (20)

Divers / Männlich / Weiblich

Telefon

(50)

Telefonnr. des Patienten.

Versichertennr.

(50)

Versichertennummer

Versichertenstatus

(50)

In der Regel 4-stelliger Code. Wird nur bei Bedarf angegeben.

Versicherungsart

(50)

Seit Einführung der Krankenversicherungskarte wird die Versichertenart mit Code 1, 3 und 5 verschlüsselt, Code " M,F,R " sind veraltet, können jedoch hier ebenfalls noch verwendet werden.

Gesetzlich versichert

Ankreuzfeld

Aktivieren Sie das Feld, wenn Patient gesetzlich versichert ist. Dann wird ggf. der Eigenanteiloptional berechnet.

Rechnungstext 1-5

(5000) RTF-Feld

Diese Felder können im Leistungskatalog vordefiniert und in den Rechnungen mit ausgegeben werden. Dadurch, dass es sich um 5 einzelne Felder handelt, können diese auch an unterschiedlichen Stellen im Abrechnungsformular platziert werden. Eine freie Texteingabe ist mit oder ohne Vorbesetzung der Felder ebenfalls möglich. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden.

Leistungen

(4 GB) RTF-Feld

Die hier beschrieben Leistungen zum Einsatz können im Abrechnungsformular als Feld mit ausgegeben werden. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden.

Gezeichnet 1-3

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Die Abrechnung wird von einer berechtigten Person durch Aktivieren des Symbols

gekennzeichnet. Es können max. 3 drei Benutzer die Kenntnisnahme eintragen. Die Feldbeschriftung kann in den Systemoptionen geändert werden (z.B.: Sachgebietsleiter, Amtsleiter,...).
Ebenso können berechtigte Benutzer die Kennzeichnung rückgängig

machen. Dabei werden alle Gezeichnet-Felder geleert. Optional kann die Reihenfolge in der abgezeichnet werden muss als zwingend eingestellt werden.

Rechnungsnummer

Pflichtfeld oo

Wählen Sie die Rechnungsnummer. Da das Fenster i.d.R. aus der Verknüpfung gestartet wird, ist das Feld bereits ausgefüllt.

Position aus Leistungskatalog

Ankreuzfeld

Aktivieren Sie das Feld, um bei Änderungen oder Ergänzungen auf das Leistungsverzeichnis zugreifen zu können. Im Feld Rechnungstext steht dann eine Auswahlhilfe zur Verfügung. Ist das Feld deaktiviert, kann ein beliebiger Rechnungstext eingegeben werden.

Berichtsnummer

oo

Die Berichtsnummer, auf den sich die Einzelposition bezieht wird angezeigt. Für manuell erfasste Einzelpositionen kann die Berichtsnummer ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen die Berichtsnummern, auf der die Abrechnung basiert.

Sortierung

(3)

Zahl. Sortierfolge für die spätere Ausgabe im Abrechnungsausdruck.
Falls im Leistungsverzeichnis bereits eine Sortierung eingetragen wurde, wird diese vorgeschlagen. Sie kann geändert oder auch entfernt werden. Bei gleicher Sortierung wird alphabetisch sortiert, Einzelpositionen ohne Sortierung werden im Ausdruck der Standardreports im Fenster Abrechnung alphabetisch am Anfang einsortiert.

Wir empfehlen, dieses Feld als Spalte in die Listenansicht mit aufzunehmen.

Rechnungstext

Pflichtfeld oo (100)

Text, der in der Rechnung ausgegeben wird. Wird ein Rechnungstext über die Auswahlhilfe selektiert, sind auch die Informationen zu den Beträgen und zur Abrechnungseinheit bekannt.

Rechnungsgröße

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Kleinste anrechenbare Einheit. Erfolgt ein manueller Eintrag des Rechnungstextes, wird hier eine 1 angenommen, aber nicht dargestellt.

Einheit

Pflichtfeld … (25)

Einheit in der abgerechnet wird, wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist. Anderenfalls Anzeigefeld.

Anzahl

(8,2)

Dezimalzahl. Tatsächlich abzurechnende Anzahl, z.B. 3 Sack Ölbindemittel.

Menge / Dauer / Von - Bis

(./.)

Menge oder Dauer der Leistung. Die Anzeige der Berechnungsfelder ist abhängig vom ausgewählten Leistungsverzeichnis, das nach Menge, Dauer oder zu einer bestimmten Tageszeit erfolgen kann und bezieht sich auf das Feld Einheit, Bsp.:

Kostensplitting für

(2)

Anzahl. Falls es sich bei der Position um einen splittingfähigen Betrag handelt, kann hier eingetragen werden, auf wie viele Kostenträger der Betrag aufgeteilt werden soll. Dabei wird die bei der Abrechnung angegebene Anzahl der Kostenträger automatisch vorgeschlagen und kann hier geändert werden.

Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist, ist das Feld gesperrt, da der zu berechnenden Betrag ohnehin manuell eingegeben wird.

Einzelpreis

Pflichtfeld (8,2)

Dezimalzahl. Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist, kann der Einzelpreis angegeben werden. Anderenfalls handelt es sich um ein Anzeigefeld.

Gesamtpreis

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Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist errechnet sich der Gesamtpreis immer aus Anzahl * Einzelpreis.

Anderenfalls aus Anzahl * Menge * Einzelpreis oder Anzahl * Dauer * Einzelpreis.

Preis für Kostenträger

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Bei einem Kostensplitting wird der Gesamtpreis durch die Anzahl der Kostenträger geteilt. Dies ergibt den Preis für den Kostenträger. Ein Splitting ist nur möglich, wenn die Einzelposition splittingfähig ist.