Sie können Abrechnungen aus einem oder mehreren Berichten erzeugen. Dabei werden die Informationen zum Teil automatisch aus dem Bericht ermittelt und können manuell ergänzt oder verändert werden. Alternativ ist auch eine komplett manuelle Abrechnungserstellung möglich.
Die Abrechnung wird im Fenster Abrechnung Bericht erstellt. Sollen Abrechnungen auf Berichten basieren, müssen diese signiert und als kostenpflichtig gekennzeichnet sein
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Abrechnung → Abrechnung Bericht
Register Info
Hier werden die Basisangaben zur Abrechnung erfasst und ggf. automatisiert ermittelt.
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Rechnungsnummer
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Die Rechnungsnummer wird automatischnach dem Speichern generiert. Pro Jahr sind 999999 Abrechnungen möglich.
Leistungskatalog
oo
Auswahl des Leistungskataloges (Preisliste / Satzung), auf welchen sich die Abrechnung bezieht. Falls Sie immer den gleichen Leistungskatalog verwenden, kann dieser in den Optionen voreingestellt werden. Der Leistungskatalog wird vorgeschlagen, kann jedoch bei Bedarf verändert werden.
Sollen die Einzelpositionen der Berechnung automatischaus einem Bericht ermittelt werden, muss dieses Feld ausgefüllt sein.
Abrechnungsart
… (50)
Zu den Abrechnungsarten zählen z.B. der Gebührenbescheid, die Rechnung oder ein Kostenbescheid. Über dieses Feld wird außerdem der Mehrwertsteuersatz und das Zahlungsziel ermittelt. Diese können je nach Abrechnungsart unterschiedlich sein.
Berichtsnummer
oo
Sie können hier bis zu 100 Berichte zuordnen (Sammelabrechnung). Durch das erste Zuordnen des Berichtes wird der Kostenträger festgelegt, sofern ein Kostenträger im gewählten Bericht angegeben ist. Zur Auswahl der Berichte erscheint ein Sonderfenster. Erläuterung siehe nachfolgend.
Kostensplitting auf … Kostenträger
(2)
Sind in den abzurechnenden Berichten splittingfähige Einzelpositionen enthalten, werden sie auf die Anzahl der hier eingegebenen Kostenträger aufgeteilt. Standardvorgabe = 1.
Buchungsnummer
(50)
Beliebige Eingabe durch den Anwender, z.B. zum Eintrag der Buchungsnummer der Stadtkasse. Die Feldbeschriftung kann optional geändert werden.
Freifeld (im Beispielbild “Kassenzeichen”)
(25/50)
Die Beschriftung des Feldes kann optional vorgegeben werden und wird dann pro Datensatz gespeichert. Standardmäßig ist keine Beschriftung vorgegeben. Das Feld können Sie jedoch jederzeit ausfüllen
Sachbearbeiter
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Der Sachbearbeiter kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden. Das Feld ist standardmäßig gesperrt. Es kann jedoch auch in den Systemoptionen auf “Bearbeitbar” gesetzt werden. Diese Möglichkeit gilt auch für das nächste Feld Sachbearbeiter Telefon.
Sachbearbeiter Telefon
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Die Telefonnummer des Sachbearbeiters kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden.
Anmerkung
(500)
Beliebige weitere Angaben zur Abrechnung.
Rechnungsdatum
… (8 )
Das Tagesdatum wird vorgeschlagen, es kann verändert werden.
Leistungszeitraum
… (8 )
Hier können Sie den Leistungszeitraum (von - bis), der nach §14, Abs. 4 im UStG für Abrechnungen erforderlich ist, angeben. Beim Neuerfassen wird das erste Feld mit dem Rechnungsdatum vorbelegt
Zahlungsziel
… (8 )
Das Datum kann automatisch aufgrund der Zahlungsfrist aus der Abrechnungsart (siehe Grunddaten → Abrechnungen) ermittelt werden. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.
Bearbeitungsstand
oo
Hinweis auf den Bearbeitungsstand der Abrechnung. Typische Einträge wären vorbereitet, versendet, bezahlt, gemahnt. Diese sind in den Grunddaten zu erfassen. Somit ist eine Überwachung möglich.
seit
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Das Datum des Änderungszeitpunktes des Bearbeitungsstandes wird angezeigt.
Betrag (Netto)
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Der Betrag wird aus den Preisen der Einzelpositionen ermittelt.
Aufschlag
(4)
Prozentualer Aufschlag auf den Betrag. Der %-Satz kann allgemein in den Optionen oder pro Abrechnungsart eingestellt werden.
MwSt.
(4)
Der %-Satz kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart voreingestellt werden. Sofern Sie das Sonderrecht besitzen “Mehrwertsteuersatz ändern” (Bereich Abrechnung Bericht) können Sie dies direkt im Bearbeitungsmodus durchführen.
Eigenanteil
(10)
Der Eigenanteil gilt bspw. für die Abrechnung von gesetzlich versicherten Patienten. Die Berechnung erfolgt prozentual vom Rechnungsbetrag, kann aber auf einen Maximalbetrag begrenzt werden. Manuelle Bearbeitung ist ebenfalls möglich. Er kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart eingestellt werden. Ohne Voreinstellungen ist das Feld gesperrt.
Betrag (brutto)
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Gesamtbetrag inklusive Aufschlag und Mehrwertsteuer und ggf. abzüglich des Eigenanteils.
Einzelpositionen inkl. Mwst.
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Wenn aktiv, sind die Einzelpositionen der Abrechnung als Endbeträge (brutto) ausgewiesen (optional einstellbar). Die MwSt. sollte dann mit 0 % eingestellt sein.
Weitergeleitet
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Anzeigefeld, ob die Abrechnung bspw. an ein Kassensystem (Interface erforderlich) oder Kostenstelle weitergeleitet wurde. Drücken Sie dieses Symbol
um das Ankreuzfeld zu aktivieren. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Sonderfenster Auswahl Berichtsnummer:
Die Liste enthält alle kostenpflichtigen,signiertenBerichte, die noch nicht als abgerechnet markiert wurden. Bei Bedarf können Sie über den Kostenträger oder die Berichtsnummer (Volltextsuche) filtern.
Bitte beachten Sie, dass außerdem die Berichtsart mit der Information "Abrechnung möglich" gekennzeichnet sein muss.
Nach Auswahl des ersten Berichtes durch Markieren am linken Rand, wird der Kostenträger (sofern im Bericht angegeben) im oberen Fensterbereich angezeigt. Für die weitere Auswahl stehen ab diesem Zeitpunkt nur noch Berichte für diesen Kostenträger zur Verfügung. So können Sie dann beispielsweise für Sammelabrechnungen für den Kostenträger übersichtlich die zugehörigen Berichte auswählen.
Gleichheit des Kostenträgers: Ein Kostenträger ist dann gleich, wenn der Textvergleich folgender Felder vollkommen übereinstimmt oder wenn die Felder leer sind.
Kostenträgername (Textvergleich)
Patientennachname, Patientenvorname
Versichertennummer
Bei einer manuellen Eingabe ist eine gleiche Schreibweise in allen Feldern schwierig zu praktizieren. Nutzen Sie Patienten- und die Kostenträgerverwaltung um die Angaben vorzudefinieren.
Sie finden das Fenster im Menüpunkt: Sachbearbeitung → Abrechnung → Kostenträger bzw. Patienten
Mit Hilfe des Tasters Alle markieren können alle Berichte zur Abrechnung markiert werden. Der Taster Alle demarkieren entfernt alle Markierungen (Haken) am linken Rand.
Möglicherweise befindet sich in Ihrer Auswahl ein Bericht, der bereits abgerechnet worden ist - jedoch wurde vergessen diesen als “abgerechnet” zu kennzeichnen.
Dann werden Sie hierüber informiert, siehe Beispiel:
Falls es sich um eine längere Liste handelt, können Sie den Fensterinhalt mit <strg>+C in eine Textdatei kopieren und die Liste abarbeiten
Register Kostenträger
Pro Kostenträger muss eine separate Abrechnung erstellt werden.
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Bereich Kostenträger
Name
… (100)
Auswahl aus der Kostenträgerverwaltung (siehe Sachbearbeitung → Abrechnung → Kostenträger) oder manuelle Eingabe. Wurde im Bericht bereits ein Kostenträger erfasst wird dieser hier automatisch angezeigt.
Kostenträgerart
… (50)
Angabe zur Art des Kostenträgers. (siehe Grunddaten→ Berichte→ Kostenträgerarten). Beispiele: Versicherung, Krankenkasse, Eigentümer, Halter des Fahrzeuges, etc.
Debitorennummer
(50)
Angabe der Debitorennummer
Amtl. Kennz.
(15)
Handelt es sich um einen abzurechnenden Einsatz, bei dem ein Fahrzeug beteiligt war (z.B. Verkehrsunfall) , kann hier das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs angegeben werden.
Geburtsdatum
… (10)
Geburtsdatum des Kostenträgers, falls es sich um eine Einzelperson handelt.
Erreichbar
(100)
Erreichbarkeiten des Kostenträgers wie Telefon-, Mobil-, Faxnummer oder E-Mail-Adressen können hier eingegeben werden.
Bereich Rechnungsempfänger
Name
… (100)
Als Rechnungsanschrift wird die des Kostenträgers vorgeschlagen. Sie kann jedoch auch ausgewählt werden, sofern folgende Angaben im System hinterlegt sind:
Je nach Rechnungsadressat wird die Straße automatisch ausgefüllt.
PLZ
(5)
Je nach Rechnungsadressat wird die Postleitzahl automatisch ausgefüllt.
Stadt
(50)
Je nach Rechnungsadressat wird die Stadt automatisch ausgefüllt.
Anrede
(50)
Wird aus der Kostenträgerverwaltung übernommen sofern es dort ausgefüllt wurde. Die Anrede wird im Abrechnungsformular (Report) verwendet.
Anmerkung
(500)
Anmerkungen zum Kostenträger.
Register Patient, Versicherter
Dieses Register wird i.d.R. im Krankentransportwesen verwendet. Falls Sie dies nicht benötigen empfehlen wir, dies über die Modulrechte auszublenden.
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Bereich Patient / Bereich Versicherter
Nachname
… (100)
Bei Übernahme aus dem Fenster Kostenträger Bericht oder über die Auswahl (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten) werden alle weiteren Felder (sofern dort vollständig ausgefüllt) in die Abrechnung übernommen. Anderenfalls ist eine manuelle Eingabe möglich
Vorname
(50)
Weitere Angaben zum Patienten und seiner Adresse.
Straße
(50)
Stadt
(50)
PLZ
(5)
Postleitzahl
Geburtsdatum
… (10)
Geburtsdatum des Patienten.
Geschlecht
… (20)
Divers / Männlich / Weiblich
Telefon
(50)
Telefonnr. des Patienten.
Versichertennr.
(50)
Versichertennummer
Versichertenstatus
(50)
In der Regel 4-stelliger Code. Wird nur bei Bedarf angegeben.
Versicherungsart
(50)
Seit Einführung der Krankenversicherungskarte wird die Versichertenart mit Code 1, 3 und 5 verschlüsselt, Code " M,F,R " sind veraltet, können jedoch hier ebenfalls noch verwendet werden.
Gesetzlich versichert
Ankreuzfeld
Aktivieren Sie das Feld, wenn Patient gesetzlich versichert ist. Dann wird ggf. der Eigenanteiloptional berechnet.
Register Rechnungstexte
Die vordefinierten Rechnungstete werden angezeigt und können beliebig manuell bearbeitet werden.
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Rechnungstext 1-5
(5000) RTF-Feld
Diese Felder können im Leistungskatalog vordefiniert und in den Rechnungen mit ausgegeben werden. Dadurch, dass es sich um 5 einzelne Felder handelt, können diese auch an unterschiedlichen Stellen im Abrechnungsformular platziert werden. Eine freie Texteingabe ist mit oder ohne Vorbesetzung der Felder ebenfalls möglich. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden.
Register Leistungen
Bestimmte Tätigkeiten/Leistungen zur Abrechnung können Sie hier als Fließtext dokumentieren. Zusätzlich sind Textbausteine möglich, die Sie selbst erstellen können.
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Leistungen
(4 GB) RTF-Feld
Die hier beschrieben Leistungen zum Einsatz können im Abrechnungsformular als Feld mit ausgegeben werden. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden.
Textbausteine
Im Bearbeitungsmodus finden Sie auf dem Register Leistungen unten links diesen Taster. Er ermöglicht das Ausfüllen des Feldes mit vorgefertigten Texten. Die Erstellung und Anwendung wird im Kapitel Textbausteine beschrieben
Register Abrechnungsstatus
Falls Ihre Abrechnungen von verschiedenen Stellen vor der Freigabe geprüft werden müssen, können Sie dies über “abzeichnen” realisieren. Zum Abzeichnen benötigen Sie Sonderrechte. Detaillierte Angaben hierzu finden Sie in der Erklärung der Feldfunktionen.
Sonderrechte Abzeichnen
Optionen zur Abrechnung Bericht
Sonderfunktionen (Symbolleiste)
Einzelpositionen neu berechnen
Die Summe aus den Einzelpositionen der Abrechnung ermittelt sich automatisch neu, wenn ein weiterer Bericht hinzugefügt wird.
Nur wenn ein bereits zugeordneter Bericht nachträglich geändert wurde, können die Kosten der Einzelpositionen der Abrechnung über dieses Symbol neu ermittelt werden.
Zugehörige Berichte anzeigen
Über folgendes Symbol können Sie das Fenster Bericht öffnen. Dabei werden ohne Suche sofort alle Berichte angezeigt, die dieser Abrechnung zugeordnet sind. Wurden im Fenster Abrechnung Bericht in der Listenansicht mehrere Datensätze markiert, werden alle Berichte zu allen markierten Abrechnungen angezeigt.
Zugehörige Berichte als abgerechnet kennzeichnen
Klicken Sie auf dieses Symbol, um alle mit dieser Abrechnung verknüpften Berichte als abgerechnet zu kennzeichnen, wenn diese für weitere Abrechnungen nicht mehr zur Verfügung stehen sollen.
Aktuelle Abrechnung weiterleiten
Durch Drücken des Symbols können Sie das Ankreuzfeld "Weitergeleitet" aktivieren. Es dient der Information. Die Anbindung an Software zur Weiterbearbeitung dieser Daten macht eine Sonderanpassung erforderlich.
Abzeichnen / Abzeichnen rückgängig machen
Abzeichnen (maximal dreistufig)
Abzeichnen rückgängig machen (alle Stufen)
Abrechnung Bericht Berichtsdaten
Dieses Fenster (aus der Verknüpfung der Abrechnung) enthält die wichtigsten Berichtsdaten. Sie stehen nur zur Ansicht zur Verfügung. Sie bleiben auch erhalten, wenn die zugehörigen Einsatzberichte gelöscht werden. Für jeden der Abrechnung zugeordneten Bericht wird hierbei ein Datensatz angelegt.
Einzelpositionen
Es wird in der Regel aus dem Fenster Abrechnung Bericht über die Verknüpfung aufgerufen. Hier werden die Einzelpositionen der Abrechnung erfasst. Diese generieren sich automatisch aus den zugeordneten Berichten und können nachbearbeitet werden. Ein manuelles Erfassen oder ein Löschen von Einzelpositionen ist ebenfalls möglich.
Alle weiteren Felder dienen nur zur Information und zeigen die Einträge des gewählten Leistungsverzeichnisses an, wenn Position aus Leistungskatalog aktiviert ist.
