Bearbeitung Berichtserfassung
- Martina Arnold-Menn
- Melanie
- Christian H.
Berichte dienen der Dokumentation von Einsätzen und Ereignissen. Bei dem Bericht handelt es sich um einen Fragebogen, den der Anwender ausfüllen muss. Je nach Einsatz oder Ereignis können unterschiedliche Berichtsarten (Fragebögen) ausgefüllt werden. Das Ausfüllen erfolgt entweder in den Verknüpfungen oder dem so genannten Berichtsassistenten. Beide Möglichkeiten werden im Folgenden erklärt.
Bericht
Der Bericht besteht aus mehreren Registern und sonstigen dazugehörenden Angaben (Verknüpfungen in der Modulleiste), wie den Zusatzinformationen, sowie Personen und Fahrzeugen im Einsatz, usw. Außerdem können Kostenträger angeben werden. Diese finden in der Abrechnung Verwendung.
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Berichte → Berichte
Register Info
Für alle Angaben, die aus dem ARIGON PLUS Ereignismanagement oder externen Leitrechnern ermittelt wurden, können Sie optional unter Daten aus ELR bearbeitbar die Änderbarkeit freigeben oder sperren.
Einsatznummer aus Ereignis
Da möglicherweise sehr viele Ereignisse anliegen können, bietet die Auswahlhilfe verschiedene Filterfunktionen, um die Anzahl einzuschränken. Diese können optional voreingestellt werden.
Einsatznummern aus dem ARIGON PLUS Ereignismanagement werden über das
Register interne Einsätze gelistet:
In diesem Beispiel handelt es sich um Einsätze, zu denen seit dem 07.11.2024 noch kein Bericht geschrieben wurde [Feld: Anzahl bereits erfasster Berichte = 0]
Liste speichern … Über diesen Taster speichern Sie die Auswahlliste als Excel-Datei. Diese enthält zusätzliche Informationen zu eingesetzten Fahrzeugen und deren Besatzungen.
Häufig wird der verantwortliche Berichteschreiber aus der Fahrzeugbesatzung ermittelt. So kann dieser anhand der Excel-Datei informiert werden, dass noch Einsatzberichte durch ihn erstellt werden müssen.
Beispiel Excel-Datei mit Fahrzeugen und Besatzung:
Stellen Sie die gewünschten Filter ein und drücken Sie dann den Taster Filter aktivieren. Markieren Sie das gewünschte Ereignis und bestätigen Sie die Auswahl mit OK .
Das Fenster schließt sich und Berichtsfelder werden mit den vorhandenen Informationen aus dem Ereignis vorbelegt.
Ggf. müssen Sie noch weitere Pflichtfelder ausfüllen.
Im Register externe Einsätze werden die Einsatzdaten, die über Standard-Interfaces (bspw. ISE Cobra) aus externen Systemen importiert wurden, angezeigt.
Register Örtlichkeit
Wurde die Berichtsnummer aus einem Ereignis ermittelt (z.B. Datenübernahme vom Leitrechner) sind die Felder (außer Anmerkung) bereits automatisch ausgefüllt worden. Optional kann hierzu ein Ändern des Einsatzortes erlaubt werden. Ansonsten sind grundsätzlich manuelle Einträge möglich. Bestehen zumindest Ansehrechte auf eine Datengruppe der Örtlichkeiten, können diese über die Auswahlhilfe selektiert werden.
Register Bericht
Erfassen Sie auf diesem Register die Lage beim Eintreffen und den Kurzbericht. Im Kurzbericht können bereits Angaben aus dem Ereignismanagement enthalten sein. Sind Teilberichte zu diesem Bericht oder seinem Einsatz angelegt worden, werden sie Im unteren Fensterbereich angezeigt.
Die Größe der Felder auf diesem Register kann durch die "Schieber" verändert werden. Die jeweilige Position wird pro Benutzer gespeichert.
Textbausteine
Der Taster Textbaustein (nur im Bearbeitungsmodus sichtbar) ermöglicht das Ausfüllen des Kurzberichtes mit vorgefertigten Texten.
Die Vorgehensweise zum Anlegen von Textbausteinen und die Anwendung wird im Kapitel https://arigonplus.atlassian.net/wiki/spaces/APDOK/pages/1693677074 beschrieben
Register Wetter
Grundsätzlich erfolgt eine Anzeige von Wetterdaten, die aus dem ARIGON PLUS Ereignismanagement übernommen werden. Zur Übernahme von Wetterdaten sind Ansehrechte auf dieses Register erforderlich. Optional kann das Register auch für die manuelle Datenerfassung freigeschaltet werden, siehe Optionen, Daten aus ELR bearbeitbar .
Register Berichtsstatus
Das Schreiben eines Berichtes (Erfassen / Eingabe abschließen) und die Kontrolle der dort gemachten Angaben sollte von verschiedenen Personen durchgeführt werden. Diese Kontrolle kann mehrstufig erfolgen.
Die Eingabe muss abgeschlossen sein. Danach sind die nächsten Schritte möglich:
Abzeichnen (maximal dreistufig)
Die abschließende Prüfung des Berichtes ist die Signatur (Signieren).
Das Recht zum Abzeichnen und Signieren haben neben dem Systemverwalter nur die Benutzer, denen dieses Sonderrecht eingerichtet wurde. Detaillierte Angaben hierzu finden Sie in der Erklärung der Feldfunktionen.
Auswahlhilfe aus Symbol "Abzeichnen".
Die enthaltenen Angaben sind optional änderbar und lauten standardmäßig:
Gezeichnet 1
Gezeichnet 2
Gezeichnet 3
Soll ein Einsatzbericht über die Lizenz ARIGON PLUS Abrechnung Bericht abgerechnet werden, muss dieser als kostenpflichtig gekennzeichnet und signiert sein.
Register E-Mail-Versand
Lizenz ARIGON PLUS E-Mail-Versand beim Signieren erforderlich. Die Beschreibung dieser Funktion finden Sie im Kapitel https://arigonplus.atlassian.net/wiki/spaces/APDOK/pages/1694529198.
Tipp: Legen Sie eine Datengruppe (z. B.: Archiv) an, auf die nur Administratoren Zugriffsrechte haben. Ordnen Sie alle "alten" Berichte dieser Datengruppe zu. Somit sind nur die gewünschten bzw. aktuellen Berichte im Zugriff. Jedoch sind noch Auswertungen auf die “archivierten” Daten möglich.
Schnellsuche "Angefangene Berichte auflisten".
Über dieses Symbol oder den Menüpunkt Extras → Angefangene Berichte auflisten
können alle Berichte gelistet werden, deren Eingabe noch nicht abgeschlossen wurde. Dabei werden eventuell vorhandene Einschränkungen aus den Datengruppenrechten berücksichtigt. Diese Funktion ermöglicht es dem Anwender seine noch nicht fertig gestellten Berichte schnell aufzufinden und weiter zu bearbeiten.
Optionen für Fenster Bericht
Beim Kopieren von Berichten werden folgende Felder nicht kopiert:
Eingabe abgeschlossen, Gezeichnet 1-3, Signiert, Erläuterung
Zusatzinformation
Hier können Sie alle Berichtsfragen und -antworten, die dieser Berichtsart zugeordnet wurden, erfassen und bearbeiten.
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Berichte → Zusatzinformationen
Sie können es auch als Verknüpfung aus dem Bericht Bericht aufrufen.
Empfehlung:
Verwenden Sie den Berichtsassistenten, um die Zusatzinformationen strukturiert auszufüllen.
Die Felder in der unteren Fensterhälfte (ab Anzahl, Einheit, Dauer,...) werden in Abhängigkeit des Antworttyps gefüllt. Je nach Typ werden ein Teil dieser Felder bei der Eingabe gesperrt.
a) Sie können nur Fragen auswählen, die in der Berichtsart enthalten sind.
b) Die Auswahl der Antworten erfolgt in Abhängigkeit der gewählten Berichtsfrage
Fahrzeuge im Einsatz
Sie können eingesetzte Fahrzeuge manuell erfassen. Wird der Bericht aus einem Ereignis generiert, sind möglicherweise schon Fahrzeuge enthalten.
Das Fenster wird in der Regel über den Berichtsassistenten bearbeitet. Sie können es auch als Verknüpfung aus dem Fenster Bericht aufrufen oder starten Sie es im Hauptmenü unter:
Sachbearbeitung→ Berichte → Fahrzeuge im Einsatz
Optionen zu Fahrzeugen im Einsatz
Aus der Einsatzdisposition können die Fahrzeug-Statuszeiten in den Bericht übernommen werden.  |
Personen im Einsatz
In diesem Fenster ist die Einzelerfassung von eingesetzten Personen möglich. Wird der Bericht aus einem Ereignis generiert, sind möglicherweise schon Personen enthalten. Ebenso kann eine Schnellerfassung durchgeführt werden. Dies ist im Kapitel Schnellerfassung Personen im Einsatz erklärt.
Die eingesetzten Fahrzeuge sollten bereits erfasst sein, da die Personen diesen zugeordnet werden
Das Fenster wird in der Regel über den Berichtsassistenten bearbeitet. Sie können es auch als Verknüpfung aus dem Fenster Bericht aufrufen oder starten Sie es im Hauptmenü unter:
Sachbearbeitung→ Berichte → Personen im Einsatz
Register Info
Falls Sie Änderungen bei eingesetzten Personen vornehmen, werden dazugehörige Stundennachweise angepasst. Möglicherweise vorhandene Entgeltberechnungen werden nicht aktualisiert. Sie erhalten eine Meldung:
Falls es sich um eine längere Liste handelt, können Sie den Fensterinhalt mit <Strg>+C in eine Textdatei kopieren und die Liste abarbeiten.
Register Besonderheiten
Erfassen Sie hier die eventuell erforderlichen Angaben zu PA-Tragzeiten oder sonstige Besonderheiten. Die Felder Organisation, Abteilung, Abteilungsbereich werden mit den im Bericht angegebenen Daten ausgefüllt. In den Auswahlhilfen stehen nur noch die der Person zugeordneten Organisationen / Abteilungen / Abteilungsbereiche zur Verfügung.
Der Report "Personen im Einsatz - Stundennachweise" kann zur Kontrolle der Stundennachweise genutzt werden (Sie benötigen dann Ansehrechte auf die Datengruppen der Personen).
Starten Sie das Fenster "Personen im Einsatz" als Verknüpfung aus dem Bericht und drucken Sie den Report. Vorhandene Stundennachweise werden angezeigt.
Schnellerfassung Personen im Einsatz
Sie können eine Sammelerfassung für eine beliebige Anzahl von Personen durchführen. Klicken Sie dazu das Symbol in der Symbolleiste des Fensters Personen im Einsatz
oder drücken Sie im Berichtsassistenten Bereich Personen im Einsatz den Taster
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Das Feld Berichtsnummer muss ausgefüllt sein. Da dieses Fenster i.d.R. aus der Verknüpfung oder dem Berichtsassistenten gestartet wird, ist der obere Bereich bereits ausgefüllt.
Vorgehensweise
1. Treffen Sie eine Auswahl der Personen im Einsatz im Bereich Suchkriterien für Personen
Zur Liste hinzufügen:
Erst wenn Sie diesen Taster drücken, wird die Personenauswahl im unteren Bereich des Fensters eingetragen. Danach kann eine weitere Auswahl getroffen werden.
Liste leeren:
Der komplette Listeninhalt wird entfernt.
2. Liste bearbeiten im unteren Bereich
Die Personen werden zunächst mit folgenden Angaben in der Liste eingetragen:
Optional möglich sind die Vorbelegung der Verwendungsart und das Ankreuzfeld Übernahme in Stundennachweis kann deaktiviert werden
Mit der Lizenz ARIGON PLUS Wachbuch: wird ggf. die Spalte Fahrzeug automatisch ausgefüllt, sofern es ein gleichnamiges, eingesetztes Fahrzeug im Bericht gibt
Alle auswählen:
Standardmäßig werden alle zur Liste hinzugefügten Personen in der Spalte Erf. aktiviert.
Alle abwählen: Sollen nur einige Personen der Liste erfasst werden, kann die Spalte Erf. vorab für alle Personen deaktiviert werden.
Alle Einträge können jetzt manuell nachbearbeitet werden (Beschreibung Spaltenweise)
Bearbeitung über Kontextmenü
Die aktuelle Zeile (Position des Mauszeigers) kann über das
Kontextmenü (rechte Maustaste)
bearbeitet werden.
3. Personen im Bericht erfassen
Drücken Sie den Taster OK , um die Personen in den Bericht zu übernehmen. Das Fenster Schnellerfassung schließt sich automatisch.
Die Liste kann durch mehrmaliges Auswählen und Hinzufügen beliebig zusammengestellt werden.
Eingesetzte Personen und Fahrzeuge können auch mehrfach zu einem Bericht erfasst werden.
Achten Sie darauf, dass sich die Einsatzzeiten dabei nicht überschneiden, da dies vom System nicht überprüft wird.
Werden Datensätze aus "Personen im Einsatz" gelöscht, bleiben die gleichzeitig erfassten Stundennachweise bestehen.
Bescheinigung für den Arbeitgeber
Für eingesetzte Personen, bei denen ein automatisch angelegter Stundennachweis existiert
und die eine Standard-Adresse haben, kann der Report
"Personen im Einsatz – Bescheinigung Arbeitgeber" ausgedruckt werden.
Die Angaben zum Sachbearbeiter werden vor dem Ausdruck individuell abgefragt.
Auf Wunsch kann das Logo selbst gestaltet werden: Sie benötigen im Verzeichnis C:\Logos eine Bilddatei mit dem Namen"Logo-1_170x30mm.bmp" und einer Fläche von 170x30mm.
Anschreiben für Brandsicherheitswachen oder sonstige Arbeitseinsätze
Sollen Personen wegen der Durchführung von Brandsicherheitswachen oder sonstiger Einsätze zuvor angeschrieben werden, können sie einen Report erstellen (Lizenz ARIGON PLUS Reportdesigner erforderlich), der auf dem Datenschema "Personen im Einsatz-Stunden-Adresse" basiert. Der Berichtsdatensatz sollte die wichtigsten Angaben wie Einsatzort, Stichwort und die geplanten Personen im Einsatz enthalten.
Optionen zu Personen im Einsatz
Kostenträger Bericht
Hier ist es möglich, sofern bekannt oder erforderlich, Informationen zu beliebig vielen Kostenträgern, Patienten und Versicherten zu erfassen. Die Daten stehen dann im Modul Abrechnung Berichte zur Verfügung.
Das Fenster wird in der Regel über den Berichtsassistenten bearbeitet. Sie können es auch als Verknüpfung aus dem Fenster Bericht aufrufen oder starten Sie es im Hauptmenü unter:
Sachbearbeitung→ Berichte → Kostenträger Bericht
Register Kostenträger
Register Patient / Versicherter
Die Angaben zum Versicherten sind nur relevant, wenn der Patient nicht der Versicherte ist.
Register Arbeitgeber
Hier können bei Bedarf allgemeine Angaben zum Arbeitgeber gemacht werden.
ELR Rückmeldungen
In der Regel werden diese Angaben automatisch generiert, beispielsweise aus Gesprächsprotokollen der Einsatzdisposition oder den Protokolleinträgen, die aus der Zuordnung von Einsätzen resultieren. Sie können hier jedoch auch eigene Einträge erfassen.
Sie können das Fenster als Verknüpfung aus dem Fenster Bericht aufrufen oder starten Sie es im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung→ Berichte → ELR Rückmeldungen
Rückmeldungen, die aus dem Ereignismanagement generiert wurden, können zunächst nicht geändert werden. Dies können Sie optional für neu zu erfassende Berichte umstellen, siehe hier
Landesstatistik Rheinland-Pfalz
Kunden aus Rheinland-Pfalz steht der Berichtsdatenexport für die Landesstatistik des letzten Jahres zur Verfügung.
Sie finden den Menüpunkt im Hauptmenü unter Datei → Export Landesstatistik
Wählen Sie den Ordner, in den die Statistik-Dateien
ABSENDER.TXT und RLP-Statistik.txt
gespeichert werden sollen. Es wird automatisch immer das letzte Jahr ausgewertet.
Senden Sie diese Dateien per E-Mail an die zuständigen Empfänger.
Ist der Vorgang abgeschlossen erhalten sie folgende Meldung:
Der Hauptmenüpunkt Datei - Export Landesstatistik steht nur den Benutzern zur Verfügung, die über die Modulrechte "Export“ und "Statistik“ für das Modul Bericht verfügen.