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Sie können Abrechnungen aus einem oder mehreren Berichten erzeugen. Dabei werden die Informationen zum Teil automatisch aus dem Bericht ermittelt und können manuell ergänzt oder verändert werden. Alternativ ist auch eine komplett manuelle Abrechnungserstellung möglich.

...

Die Abrechnung wird im Fenster Abrechnung Bericht erstellt. Sollen Abrechnungen auf Berichten basieren, müssen diese signiert und als kostenpflichtig gekennzeichnet sein

Info

Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Abrechnung → Abrechnung Bericht

...

Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Bericht, Info

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Rechnungsnummer

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Die Rechnungsnummer wird automatischnach dem Speichern generiert. Pro Jahr sind 999999 Abrechnungen möglich.

Leistungskatalog

oo

Auswahl des Leistungskataloges (Preisliste / Satzung), auf welchen sich die Abrechnung bezieht. Falls Sie immer den gleichen Leistungskatalog verwenden, kann dieser in den Optionen voreingestellt werden. Der Leistungskatalog wird vorgeschlagen, kann jedoch bei Bedarf verändert werden.

Sollen die Einzelpositionen der Berechnung automatischaus einem Bericht ermittelt werden, muss dieses Feld ausgefüllt sein.

Abrechnungsart

… (50)

Zu den Abrechnungsarten zählen z.B. der Gebührenbescheid, die Rechnung oder ein Kostenbescheid. Über dieses Feld wird außerdem der Mehrwertsteuersatz und das Zahlungsziel ermittelt. Diese können je nach Abrechnungsart unterschiedlich sein.

Berichtsnummer

oo

Sie können hier bis zu 100 Berichte zuordnen (Sammelabrechnung). Durch das erste Zuordnen des Berichtes wird der Kostenträger festgelegt, sofern ein Kostenträger im gewählten Bericht angegeben ist. Zur Auswahl der Berichte erscheint ein Sonderfenster. Erläuterung siehe nachfolgend.

Kostensplitting auf … Kostenträger

(2)

Sind in den abzurechnenden Berichten splittingfähige Einzelpositionen enthalten, werden sie auf die Anzahl der hier eingegebenen Kostenträger aufgeteilt. Standardvorgabe = 1.

Buchungsnummer

(50)

Beliebige Eingabe durch den Anwender, z.B. zum Eintrag der Buchungsnummer der Stadtkasse. Die Feldbeschriftung kann optional geändert werden.

Freifeld
(im Beispielbild “Kassenzeichen”)

(25/50)

Die Beschriftung des Feldes kann optional vorgegeben werden und wird dann pro Datensatz gespeichert.
Standardmäßig ist keine Beschriftung vorgegeben. Das Feld können Sie jedoch jederzeit ausfüllen

Sachbearbeiter

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Der Sachbearbeiter kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden. Das Feld ist standardmäßig gesperrt. Es kann jedoch auch in den Systemoptionen auf “Bearbeitbar” gesetzt werden. Diese Möglichkeit gilt auch für das nächste Feld Sachbearbeiter Telefon.

Sachbearbeiter Telefon

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Die Telefonnummer des Sachbearbeiters kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden.

Anmerkung

(500)

Beliebige weitere Angaben zur Abrechnung.

Rechnungsdatum

… (8 )

Das Tagesdatum wird vorgeschlagen, es kann verändert werden.

Leistungszeitraum

… (8 )

Hier können Sie den Leistungszeitraum (von - bis), der nach §14, Abs. 4 im UStG für Abrechnungen erforderlich ist, angeben. Beim Neuerfassen wird das erste Feld mit dem Rechnungsdatum vorbelegt

Zahlungsziel

… (8 )

Das Datum kann automatisch aufgrund der Zahlungsfrist aus der Abrechnungsart (siehe GrunddatenAbrechnungen) ermittelt werden. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.

Bearbeitungsstand

oo

Hinweis auf den Bearbeitungsstand der Abrechnung. Typische Einträge wären vorbereitet, versendet, bezahlt, gemahnt. Diese sind in den Grunddaten zu erfassen. Somit ist eine Überwachung möglich.

seit

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Das Datum des Änderungszeitpunktes des Bearbeitungsstandes wird angezeigt.

Betrag (Netto)

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Der Betrag wird aus den Preisen der Einzelpositionen ermittelt.

Aufschlag

(4)

Prozentualer Aufschlag auf den Betrag. Der %-Satz kann allgemein in den Optionen oder pro Abrechnungsart eingestellt werden.

MwSt.

(4)

Der %-Satz kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart voreingestellt werden. Sofern Sie das Sonderrecht besitzen “Mehrwertsteuersatz ändern” (Bereich

Status
colourYellow
titleAbrechnung Bericht
) können Sie dies direkt im Bearbeitungsmodus durchführen.

Eigenanteil

(10)

Der Eigenanteil gilt bspw. für die Abrechnung von gesetzlich versicherten Patienten. Die Berechnung erfolgt prozentual vom Rechnungsbetrag, kann aber auf einen Maximalbetrag begrenzt werden. Manuelle Bearbeitung ist ebenfalls möglich. Er kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart eingestellt werden. Ohne Voreinstellungen ist das Feld gesperrt.

Betrag (brutto)

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Gesamtbetrag inklusive Aufschlag und Mehrwertsteuer und ggf. abzüglich des Eigenanteils.

Einzelpositionen inkl. Mwst.

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Wenn aktiv, sind die Einzelpositionen der Abrechnung als Endbeträge (brutto) ausgewiesen (optional einstellbar). Die MwSt. sollte dann mit 0 % eingestellt sein.

Weitergeleitet

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Anzeigefeld, ob die Abrechnung bspw. an ein Kassensystem (Interface erforderlich) oder Kostenstelle weitergeleitet wurde. Drücken Sie dieses Symbol

um das Ankreuzfeld zu aktivieren. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Sonderfenster Auswahl Berichtsnummer:

...

Die Liste enthält alle kostenpflichtigen, signiertenBerichte, die noch nicht als abgerechnet markiert wurden. Bei Bedarf können Sie über den Kostenträger oder die Berichtsnummer (Volltextsuche) filtern.

👉 Bitte beachten Sie, dass außerdem die Berichtsart mit der Information "Abrechnung möglich" gekennzeichnet sein muss.

Nach Auswahl des ersten Berichtes durch Markieren am linken Rand, wird der Kostenträger (sofern im Bericht angegeben) im oberen Fensterbereich angezeigt.
Für die weitere Auswahl stehen ab diesem Zeitpunkt nur noch Berichte für diesen Kostenträger zur Verfügung. So können Sie dann beispielsweise für Sammelabrechnungen für den Kostenträger übersichtlich die zugehörigen Berichte auswählen.

...

Mit Hilfe des Tasters Alle markieren können alle Berichte zur Abrechnung markiert werden. Der Taster Alle demarkieren entfernt alle Markierungen (Haken) am linken Rand.

Möglicherweise befindet sich in Ihrer Auswahl ein Bericht, der bereits abgerechnet worden ist - jedoch wurde vergessen diesen als “abgerechnet” zu kennzeichnen.

Image Modified

Dann werden Sie hierüber informiert, siehe Beispiel:

Falls es sich um eine längere Liste handelt, können Sie den Fensterinhalt mit <strg>+C in eine Textdatei kopieren und die Liste abarbeiten

Register Kostenträger

Pro Kostenträger muss eine separate Abrechnung erstellt werden.

...

Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Bericht, Kostenrtäger

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Status
titleBereich Kostenträger

Name

… (100)

Auswahl aus der Kostenträgerverwaltung (siehe SachbearbeitungAbrechnung → Kostenträger) oder manuelle Eingabe. Wurde im Bericht bereits ein Kostenträger erfasst wird dieser hier automatisch angezeigt.

Kostenträgerart

… (50)

Angabe zur Art des Kostenträgers. (siehe GrunddatenBerichte→ Kostenträgerarten). Beispiele: Versicherung, Krankenkasse, Eigentümer, Halter des Fahrzeuges, etc.

Debitorennummer

(50)

Angabe der Debitorennummer

Amtl. Kennz.

(15)

Handelt es sich um einen abzurechnenden Einsatz, bei dem ein Fahrzeug beteiligt war (z.B. Verkehrsunfall) , kann hier das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs angegeben werden.

Geburtsdatum

… (10)

Geburtsdatum des Kostenträgers, falls es sich um eine Einzelperson handelt.

Erreichbar

(100)

Erreichbarkeiten des Kostenträgers wie Telefon-, Mobil-, Faxnummer oder E-Mail-Adressen können hier eingegeben werden.

Status
titleBereich Rechnungsempfänger

Name

… (100)

Als Rechnungsanschrift wird die des Kostenträgers vorgeschlagen. Sie kann jedoch auch ausgewählt werden, sofern folgende Angaben im System hinterlegt sind:

  • Kostenträger (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Kostenträger)

  • Patient (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten)

  • Versicherter (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten)

  • Betreuer (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten, Register Betreuung)

Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.

Straße

(50)

Je nach Rechnungsadressat wird die Straße automatisch ausgefüllt.

PLZ

(5)

Je nach Rechnungsadressat wird die Postleitzahl automatisch ausgefüllt.

Stadt

(50)

Je nach Rechnungsadressat wird die Stadt automatisch ausgefüllt.

Anrede

(50)

Wird aus der Kostenträgerverwaltung übernommen sofern es dort ausgefüllt wurde. Die Anrede wird im Abrechnungsformular (Report) verwendet.

Anmerkung

(500)

Anmerkungen zum Kostenträger.

...

Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Bericht, Patient, Versicherter

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Status
titleBereich Patient
/
Status
titleBereich Versicherter

Nachname

… (100)

Bei Übernahme aus dem Fenster Kostenträger Bericht oder über die Auswahl (Sachbearbeitung → Abrechnungen → Patienten) werden alle weiteren Felder (sofern dort vollständig ausgefüllt) in die Abrechnung übernommen. Anderenfalls ist eine manuelle Eingabe möglich

Vorname

(50)

Weitere Angaben zum Patienten und seiner Adresse.

Straße

(50)

Stadt

(50)

PLZ

(5)

Postleitzahl

Geburtsdatum

… (10)

Geburtsdatum des Patienten.

Geschlecht

… (20)

Divers / Männlich / Weiblich

Telefon

(50)

Telefonnr. des Patienten.

Versichertennr.

(50)

Versichertennummer

Versichertenstatus

(50)

In der Regel 4-stelliger Code. Wird nur bei Bedarf angegeben.

Versicherungsart

(50)

Seit Einführung der Krankenversicherungskarte wird die Versichertenart mit Code 1, 3 und 5 verschlüsselt, Code " M,F,R " sind veraltet, können jedoch hier ebenfalls noch verwendet werden.

Gesetzlich versichert

Ankreuzfeld

Aktivieren Sie das Feld, wenn Patient gesetzlich versichert ist. Dann wird ggf. der Eigenanteiloptional berechnet.

Register Rechnungstexte

...

Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Bericht, Rechnungstexte

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Rechnungstext 1-5

(5000) RTF-Feld

Diese Felder können im Leistungskatalog vordefiniert und in den Rechnungen mit ausgegeben werden. Dadurch, dass es sich um 5 einzelne Felder handelt, können diese auch an unterschiedlichen Stellen im Abrechnungsformular platziert werden. Eine freie Texteingabe ist mit oder ohne Vorbesetzung der Felder ebenfalls möglich. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden.

...

Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Bericht, Leistungen

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Leistungen

(4 GB) RTF-Feld

Die hier beschrieben Leistungen zum Einsatz können im Abrechnungsformular als Feld mit ausgegeben werden. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden.

Textbausteine

...

Im Bearbeitungsmodus finden Sie auf dem Register Leistungen unten links diesen Taster. Er ermöglicht das Ausfüllen des Feldes mit vorgefertigten Texten.
Die Erstellung und Anwendung wird im Kapitel Textbausteine beschrieben

...

Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Bericht, Abrechnungsstatus

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Gezeichnet 1-3

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Die Abrechnung wird von einer berechtigten Person durch Aktivieren des Symbols

gekennzeichnet. Es können max. 3 drei Benutzer die Kenntnisnahme eintragen. Die Feldbeschriftung kann in den Systemoptionen geändert werden (z.B.: Sachgebietsleiter, Amtsleiter,...).
Ebenso können berechtigte Benutzer die Kennzeichnung rückgängig

machen. Dabei werden alle Gezeichnet-Felder geleert. Optional kann die Reihenfolge in der abgezeichnet werden muss als zwingend eingestellt werden.

...

Expand
titleHauptmenü: System > Systemeinstellungen > Optionen:

Optionsgruppe: Benutzer - [Name des Benutzers] -Abrechnung Bericht -

Status
colourBlue
titleSachbearbeiter

Option

Mögliche Werte

Sachbearbeiter

Vorbelegen des Feldes Sachbearbeiter

Sachbearbeiter Telefon

Vorbelegen des Feldes Sachbearbeiter Telefon


Optionsgruppe: System -Abrechnung Bericht -

Status
colourBlue
titleAllgemein

Option

Mögliche Werte

Aufschlag in %

Mögliche Voreinstellung für einen pauschalen Rechnungsaufschlag.

Beschriftung für Buchungsnummer

Die Beschriftung des Feldes Buchungsnummer kann verändert werden.

Beschriftung für Freifeld 1

Die Beschriftung des Freifeldes kann hier festgelegt werden. Wird der Text geändert oder entfernt, bleiben die Beschriftungen von bereits erfassten Abrechnungen unverändert erhalten.

Eigenanteil in %

Eigenanteil von gesetzlich versicherten Patienten in % der Rechnungssumme, der abgezogen wird.

Einzelpositionen inkl. Mehrwertsteuer

Ja / Nein. Angabe, ob die Summe der im Leistungsverzeichnis erfassten Positionen als Netto- oder Bruttowerte (inkl. MwSt.) eingegeben wurden. Ja = die Summe der Einzelpositionen entspricht dann immer dem Betrag (Brutto) im Register Info im Fenster Abrechnung Bericht.
👁 Sie sollten dann keine Aufschläge oder MwSt. berechnen.

Maximaler Eigenanteil

Maximaler Eigenanteil von gesetzlich versicherten Patienten in EURO (Begrenzung der %-Klausel).

Mehrwertsteuer in %

Mehrwertsteuersatz (voreingestellt auf 19 %). Setzen Sie diesen auf 0, wenn keine Berechnung erfolgen soll.

Sachbearbeiter und Telefonnummer änderbar

Nein / Ja. Ja= die Vorbelegung aus den Benutzer-Optionen wird in das Fenster “Abrechnung Bericht” übernommen, kann jedoch nachträglich geändert werden

Standard-Leistungskatalog

Bei der Abrechnung eines Berichts stehen ggf. verschiedene Leistungskataloge als Berechnungsbezug zur Auswahl. Die hier beschriebene Option besetzt das Feld Leistungskatalog bereits mit einem Wert vor. Eine Änderung des Leistungskatalogs beim Erstellen der Abrechnung ist noch möglich. Diese Option ist hilfreich, wenn hauptsächlich nur ein Leistungskatalog verwendet wird.

Optionsgruppe: System -Abrechnung Bericht -

Status
colourBlue
titleFunktion "Gezeichnet"

Option

Mögliche Werte

Reihenfolge beim Abzeichen einhalten

Ja / Nein

Text für "Gezeichnet 1-3"

Die im Register "Abrechnungsstatus" enthaltenen Texte “Gezeichnet 1 -3” können Sie mit dem für Sie erforderlichen Inhalt belegen.


Optionsgruppe: System -Abrechnung Bericht -

Status
colourBlue
titleLeistung

Option

Mögliche Werte

Schriftart

Voreinstellung der Schriftart (Microsoft Sans Serif, 8)

Schriftfarbe

Voreinstellung der Schriftfarbe (Schwarz)


Optionsgruppe: System -Abrechnung Bericht -

Status
colourBlue
titleRechnungstext 1-5

Option

Mögliche Werte

Schriftart

Voreinstellung der Schriftart (Microsoft Sans Serif, 8)

Schriftfarbe

Voreinstellung der Schriftfarbe (Schwarz)

...

Expand
titleErklärung der Feldfunktionen - Abrechnung Bericht Einzelpositionen

Feld / Bezeichnung

Feldart

Funktion - Erklärung

Rechnungsnummer

Pflichtfeld oo

Wählen Sie die Rechnungsnummer. Da das Fenster i.d.R. aus der Verknüpfung gestartet wird, ist das Feld bereits ausgefüllt.

Position aus Leistungskatalog

Ankreuzfeld

Aktivieren Sie das Feld, um bei Änderungen oder Ergänzungen auf das Leistungsverzeichnis zugreifen zu können. Im Feld Rechnungstext steht dann eine Auswahlhilfe zur Verfügung. Ist das Feld deaktiviert, kann ein beliebiger Rechnungstext eingegeben werden.

Berichtsnummer

oo

Die Berichtsnummer, auf den sich die Einzelposition bezieht wird angezeigt. Für manuell erfasste Einzelpositionen kann die Berichtsnummer ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen die Berichtsnummern, auf der die Abrechnung basiert.

Sortierung

(3)

Zahl. Sortierfolge für die spätere Ausgabe im Abrechnungsausdruck.
Falls im Leistungsverzeichnis bereits eine Sortierung eingetragen wurde, wird diese vorgeschlagen. Sie kann geändert oder auch entfernt werden. Bei gleicher Sortierung wird alphabetisch sortiert, Einzelpositionen ohne Sortierung werden im Ausdruck der Standardreports im Fenster Abrechnung alphabetisch am Anfang einsortiert.

(info) Wir empfehlen, dieses Feld als Spalte in die Listenansicht mit aufzunehmen.

Rechnungstext

Pflichtfeld oo (100)

Text, der in der Rechnung ausgegeben wird. Wird ein Rechnungstext über die Auswahlhilfe selektiert, sind auch die Informationen zu den Beträgen und zur Abrechnungseinheit bekannt.

Rechnungsgröße

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Kleinste anrechenbare Einheit. Erfolgt ein manueller Eintrag des Rechnungstextes, wird hier eine 1 angenommen, aber nicht dargestellt.

Einheit

Pflichtfeld … (25)

Einheit in der abgerechnet wird, wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist. Anderenfalls Anzeigefeld.

Anzahl

(8,2)

Dezimalzahl. Tatsächlich abzurechnende Anzahl, z.B. 3 Sack Ölbindemittel.

Menge / Dauer / Von - Bis

(./.)

Menge oder Dauer der Leistung. Die Anzeige der Berechnungsfelder ist abhängig vom ausgewählten Leistungsverzeichnis, das nach Menge, Dauer oder zu einer bestimmten Tageszeit erfolgen kann und bezieht sich auf das Feld Einheit, Bsp.:

Kostensplitting für

(2)

Anzahl. Falls es sich bei der Position um einen splittingfähigen Betrag handelt, kann hier eingetragen werden, auf wie viele Kostenträger der Betrag aufgeteilt werden soll. Dabei wird die bei der Abrechnung angegebene Anzahl der Kostenträger automatisch vorgeschlagen und kann hier geändert werden.

Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist, ist das Feld gesperrt, da der zu berechnenden Betrag ohnehin manuell eingegeben wird.

Einzelpreis

Pflichtfeld (8,2)

Dezimalzahl. Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist, kann der Einzelpreis angegeben werden. Anderenfalls handelt es sich um ein Anzeigefeld.

Gesamtpreis

Anzeige

Wenn Position aus Leistungskatalog deaktiviert ist errechnet sich der Gesamtpreis immer aus Anzahl * Einzelpreis.

Anderenfalls aus Anzahl * Menge * Einzelpreis oder Anzahl * Dauer * Einzelpreis.

Preis für Kostenträger

Anzeige

Bei einem Kostensplitting wird der Gesamtpreis durch die Anzahl der Kostenträger geteilt. Dies ergibt den Preis für den Kostenträger. Ein Splitting ist nur möglich, wenn die Einzelposition splittingfähig ist.

...