In diesem Fenster können Sie alle Finanzinformationen (Ausgabe, Einnahme, Budgetplanung) erfassen, um spätere Auswertungen vornehmen zu können.
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter Sachbearbeitung → Finanzen → Buchungen
Beginnen Sie zunächst mit dem Buchen der verfügbaren Mittel als Einnahme, siehe Beispiel:
Beispiel für Buchung als Ausgabe:
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Sachkonto
Pflichtfeld oo
Wählen Sie das Sachkonto, dem die Buchung zugeordnet werden soll. Es werden nur die Sachkonten angezeigt, auf die Sie Rechte haben.
Buchungsbereich
Pflichtfeld oo
Wählen Sie einen Buchungsbereich aus.
Verknüpfung
Ankreuzfeld
Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn Sie eine Verknüpfung zu einem Fahrzeug, einer Person, einer Organisation o.ä. herstellen möchten.
Bezeichnung
Pflichtfeld oo
Tragen Sie hier eine beliebige Bezeichnung für die Buchung ein.
Sofern Sie das Feld Verknüpfung angekreuzt haben, wählen Sie den zu verknüpfenden Datensatz über die Auswahlhilfe.
Feld 2 u. 3
Anzeige
Bei verknüpften Datensätzen werden hier weitere Angaben angezeigt, z.B.: Inventarnummer, amtl. Kennzeichen, Vorname, etc. Ansonsten bleiben die Felder leer.
Buchungsdatum
Pflichtfeld …
Datum, zu dem die Buchung erfolgt ist bzw. erfolgen soll. Hier wird das Datum der Erfassung vorgeschlagen. Dieses kann jedoch verändert werden.
Buchungsanlass
Pflichtfeld oo
Wählen Sie einen Buchungsanlass (Buchungsart). Je nach im Feld Buchungsbereich gewähltem Eintrag stehen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung
Beschreibung
(500)
Hier können weitere Informationen zum Buchungsanlass vermerkt werden.
Buchungsgruppe
oo
Die Buchung kann zur besseren Übersichtlichkeit oder späteren Auswertung einer Buchungsgruppe zugeordnet werden.
Betrag
(7,2)
Dezimalzahl, Angabe des Geldbetrags in Euro.
Ausgabe/ Einnahme
Ankreuzfelder
Wählen Sie bitte hier aus, ob es sich bei der vorliegenden Buchung um eine Ausgabe oder eine Einnahme handelt.
Budgetplanung
Ankreuzfeld
Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn es sich um eine Budgetplanung handelt, d.h.: Die Einnahme oder Ausgabe ist noch nicht getätigt.
Belegdatum
… (8)
Datum, auf das ein Beleg ausgestellt wurde, z.B.: Lieferantenbeleg.
Belegnummer
(35)
Nummer oder Bezeichnung des Belegs.
Zahlungsart
… (50)
Tragen Sie bitte eine Zahlungsart ein oder wählen Sie aus der Auswahlhilfe.
Belegaussteller
… (500)
Hier können Sie den Namen und/oder die Anschrift vermerken. Über die Auswahlhilfe erfolgt die Anzeige der Anschriften aus dem Fenster Adressen oder Kurzadressen, sofern diese Module lizenziert sind.
Haushaltsjahr
(4)
Angabe des Haushaltsjahrs, für das die Buchung gelten soll.
Freifelder
(20/45)
Beliebige weitere Angaben zu dieser Buchung. im Beispiel “Kontierung”. Die Beschriftung kann auch optional mit einem fixen Begriff voreingestellt werden.
Bei Beginn eines Haushaltsjahres sollte die erste Geldverteilung als Einnahme verbucht werden.
Sonderfunktion "Summierung"
Beim Klicken auf das Symbol wird automatisch die Summierung der zuvor gesuchten Datensätze erstellt. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Bereich Summenberechnung: Wählen Sie bitte aus, welche Posten in die Berechnung eingehen sollen. Bei Fensterstart sind die Felder aktiviert
inklusive tatsächlicher Einnahmen
inklusive tatsächlicher Ausgaben.
Daneben werden jeweils die Einzelbeträge angezeigt, die dann zur Gesamtsumme addiert werden.
Bereich Zeitraum: In diesen Feldern wird der Zeitraum aller ausgewählten Buchungen angezeigt.
Listenansicht Standard-Einstellung
Verknüpfungen (Modulleiste)
Listenansicht Standard-Einstellung
Verknüpfungen (Modulleiste)
Buchungsbereich
Bezeichnung
Buchungsanlass
Buchungsdatum
Betrag
Sachkonto
Budgetplanung
Optionen für Buchungen
Optionsgruppe: System -Buchung - Allgemein
Option
Mögliche Werte
Option
Mögliche Werte
Feste Beschriftung für Freifeld 1 (leer lassen für variabel)
20 Zeichen
Feste Beschriftung für Freifeld 2 (leer lassen für variabel)
Die Buchungen können direkt mit vorhandenen Historien von Personen, Fahrzeugen und Materialien verknüpft werden, sofern diese ARIGON® PLUS Module lizenziert sind.
Beispiel:
Starten Sie den Menüpunkt Sachbearbeitung → Finanzen → Buchungen (Material- bzw. Personenhistorien)
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Materialhistorie
Pflichtfeld oo
Auswahl einer Historie, die verknüpft werden soll. Wurde das Fenster über die Verknüpfung aus Materialhistorie betreten, ist das Feld bereits ausgefüllt.
Buchung
Pflichtfeld oo
Wählen Sie eine Buchung aus. Es werden nur die Buchungen angezeigt, die mit dem Material, zu dem de Historie gehört, verknüpft sind. Wurde das Fenster über die Verknüpfung aus Buchungen betreten, ist das Feld bereits ausgefüllt
Sonstige Felder
Anzeige
Sobald eine Historie / Buchung ausgewählt wurde, werden diese Felder ausgefüllt.
Auswertungen Sachkonten und Buchungen Report
Die Summierung von Buchungen (Fenster Buchung) können über den Ausdruck des Reports "Buchungen Summen" wahlweise ausgegeben werden.
Suchen Sie zunächst die gewünschten Daten, z. B.:
Rechnungen von Ausrüstungsgegenständen von mehr als 500 ,- €
Alle Buchungen des Sachkontos "24000" bis zu Belegnummer 203-009
u.v.m.
Auswertungen aller Buchungen von bestimmten Sachkonten können im Fenster Grunddaten → Sachkonten über den Report "Sachkonten – Buchungen" durchgeführt werden. Benötigen Sie die Auswertung eines bestimmten Jahres, wählen Sie den Report "Sachkonten – Buchungen Jahr".
Kostenauswertung Fahrzeuge, Personen, Material
Sie finden im Fenster Fahrzeug den Report Fahrzeuge – Finanzen (Ausgaben), im Fenster Person den Report Personen – Finanzen (Ausgaben) und im Fenster Materialbestand oder Materialbestand-Übersicht den Report Materialbestand – Finanzen (Ausgaben).
Diese Reports summieren pro Datensatz alle Ausgaben komplett oder nur für ein bestimmtes Jahr, sortiert nach Anlass.
