Rechnungsnummer

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Die Rechnungsnummer wird automatisch generiert. Sie besteht aus einer fortlaufenden Nummer, der Jahreszahl und dem Kürzel "RA" (Rechnung Auftrag). Sie kann nicht verändert werden.

Leistungskatalog

oo

Auswahl des Leistungskataloges (Preisliste / Satzung), auf welchen sich die Abrechnung bezieht. Falls Sie häufig den gleichen Leistungskatalog verwenden, kann dieser in den Optionen voreingestellt werden. Der Leistungskatalog wird vorgeschlagen, kann jedoch bei Bedarf verändert werden.

Sollen jedoch die Einzelpositionen der Berechnung automatisch aus einem Auftrag ermittelt werden, muss dieses Feld ausgefüllt sein.

Abrechnungsart

… (50)

Zu den Abrechnungsarten zählen z.B. der Gebührenbescheid, die Rechnung oder ein Kostenbescheid. Über dieses Feld wird außerdem der Mehrwertsteuersatz und das Zahlungsziel ermittelt. Diese können je nach Abrechnungsart unterschiedlich sein.

Auftragsnummer

oo

Sie können hier bis zu 100 Aufträge zuordnen (Sammelabrechnung). Die Auswahl enthält nur Aufträge mit dem Status "Fertiggestellt". Durch das erste Zuordnen des Auftrages wird der Kunde festgelegt, für welchen die Abrechnung erstellt wird. Alle weiteren Aufträge die Sie zur gleichen Abrechnung auswählen können, sind vom gleichen Kunden. Zur Auswahl der Aufträge erscheint ein Sonderfenster. Erläuterung siehe nachfolgend,

Buchungsnummer

(50)

Beliebige Eingabe durch den Anwender, z.B. zum Eintrag der Buchungsnummer der Stadtkasse.
Die Feldbeschriftung kann optional geändert werden.

Anmerkung

… (50)

Textfeld für weitere Informationen

Rechnungsdatum

… (8)

Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen, kann jedoch verändert werden.

Zahlungsziel

… (8)

Das Datum kann automatisch aufgrund der Abrechnungsart ermittelt werden. Eine manuelle Eingabe ist ebenfalls möglich.

Bearbeitungsstand

oo

Hinweis auf den Bearbeitungsstand der Abrechnung. Typische Einträge wären vorbereitet, versendet, bezahlt, gemahnt. Somit ist eine Überwachung möglich.

Seit

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Das Datum des Änderungszeitpunktes des Bearbeitungsstandes wird angezeigt.

Betrag (Netto)

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Der Betrag wird aus den Preisen der Einzelpositionen ermittelt

Aufschlag

(4)

Prozentualer Aufschlag auf den Betrag. Der %-Satz kann in den Optionen eingestellt werden.

MwSt.

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Der %-Satz kann in den Optionen oder pro Abrechnungsart voreingestellt werden. Sofern Sie das Sonderrecht besitzen “Mehrwertsteuersatz ändern” (Bereich Abrechnung Auftrag) können Sie dies direkt im Bearbeitungsmodus durchführen.

Betrag (Brutto)

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Gesamtbetrag inklusive Aufschlag und Mehrwertsteuer und ggf. abzüglich des Eigenanteils.

Einzelpositionen inkl. MwSt.

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Wenn aktiv, sind die Einzelpositionen der Abrechnung als Endbeträge (brutto) ausgewiesen. Diese Einstellung wird in den Optionen vorgenommen.

Sachbearbeiter

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Der Sachbearbeiter kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden. Das Feld ist standardmäßig gesperrt. Es kann jedoch auch in den Systemoptionen auf “Bearbeitbar” gesetzt werden. Diese Möglichkeit gilt auch für das nächste Feld Sachbearbeiter Telefon.

Sachbearbeiter Telefon

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Die Telefonnummer des Sachbearbeiters kann benutzerindividuell in den Benutzer-Optionen vorgegeben werden.

Kunde

… (je 50)

Der Kunde wird entweder aus dem Auftrag ermittelt oder er kann aus der Auswahlliste der Kundenverwaltung (Sachbearbeitung → Aufträge → Kunden) gewählt werden. Alternativ ist auch eine freie Texteingabe möglich.

Rechnungsadresse

(300)

Bei Vorbelegung des Kunden aus dem Auftrag oder aus der Kundenliste wird die Rechnungsadresse – sofern diese im Fenster ARIGON^® PLUS Adressen angelegt wurde – automatisch hier eingetragen. Alternativ ist auch eine freie Texteingabe möglich.

Anmerkung

(500)

Weitere Angaben zum Kunden

Rechnungstext 1-5

(500) RTF-Feld

Diese Felder können im Leistungskatalog vordefiniert und in den Rechnungen mit ausgegeben werden. Dadurch, dass es sich um 5 einzelne Felder handelt, können diese auch an unterschiedlichen Stellen im Abrechnungsformular platziert werden. Eine freie Texteingabe ist mit oder ohne Vorbesetzung der Felder ebenfalls möglich. Die Voreinstellung der Formatierung kann in den Optionen verändert werden. Zusätzliche Formatierungen einzelner Textstellen sind über den Menüpunkt Extras → RTF Editor… möglich.

Leistungen

(4 GB) RTF-Feld

Die hier beschrieben Leistungen zum Auftrag können im Abrechnungsformular als Feld mit ausgegeben werden. In diesem Feld dokumentieren Sie zusätzliche Leistungen und Informationen, die nicht einzeln abgerechnet werden. Hier könnte z.B. eine allgemeine Leistungsbeschreibung des Gesamtauftrages eingetragen werden. Sind jedoch die Einzelpositionen zur Abrechnung ausreichend formuliert kann dieses Register leer bleiben.

Die Voreinstellung der Formatierung können Sie in den Optionen verändern. Zusätzliche Formatierungen einzelner Textstellen sind über den Menüpunkt Extras → RTF Editor… möglich.

Gezeichnet 1-3

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Durch Aktivieren des Symbols

wird Datum und Benutzerkürzel der Person eingetragen, die die Kenntnisnahme/Prüfung durchgeführt hat.
Die Feldbeschriftung können Sie in den Systemoptionen ändern (z.B.: Sachgebietsleiter, Amtsleiter,...).
Ebenso können berechtigte Benutzer die Kennzeichnung rückgängig machen.

Dabei werden alle Gezeichnet-Felder geleert. Optional kann die Reihenfolge in der abgezeichnet werden muss, als zwingend eingestellt werden.