Bearbeitung Termine
Allgemeines
In diesem Fenster werden alle gewünschten Termine entsprechend der Benutzerrechte in den Terminkalendern erfasst und bearbeitet. Dabei kann es sich um allgemeine Termine handeln oder Termine sind mit bestimmten Datenbereichen verknüpft.
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Termine → Termine
Das Fenster öffnet sich zunächst standardmäßig als Listenansicht. Dies kann jedoch in den Optionen für jeden Benutzer verändert werden.
Folgende Spezial-Ansichten können geschaltet werden:
Zurückschalten in die Listenansicht ist mit <STRG>+L möglich
Terminanzeige
Die Anzeige der Termine (außer Listenansicht) ist immer folgendermaßen aufgebaut:
Allgemeine Einstellungen
Als Standard werden auf der rechten Seite immer die Monatsübersicht und die Terminkalender angezeigt. Diese können von der Größe verändert werden.
Bewegen Sie den Cursor zur Überschrift Terminkalender oder links neben die Monatsübersicht. Der Cursor ändert seine Anzeige
Mit gedrückter linker Maustaste kann die Größe so verändert werden, dass jeweils ganze Zeilen und Spalten in der Monatsübersicht dargestellt werden.
Diese Größen werden beim Schließen des Fensters gespeichert.
Die Monatsanzeige der Monatsübersicht kann über die Symbole vor- bzw. zurück geblättert werden.
Durch Anklicken des Monatsnamens und gedrückt gehaltener linker Maustaste werden zusätzlich Monate zur Auswahl angezeigt. Es handelt sich immer vom aktuell angezeigten Monat aus um drei zurückliegende und drei zukünftige Monate.
Alle Terminkalender, bei denen Sie zumindest Ansehrechte auf deren Datengruppe haben, werden aufgelistet und die Termine werden angezeigt.
Durch Deaktivieren einzelner Kalender werden die Termine des deaktivierten Kalenders sofort ausgeblendet. Die Terminanzeige ist somit reduziert und damit übersichtlicher. Diese Einstellung bleibt erhalten, kann aber jederzeit verändert werden.
Dies ist sinnvoll, wenn ein Benutzer viele Terminkalender sehen kann und deshalb auch viele Termine auf einmal angezeigt würden.
Besondere Symbole
Automatische Suche <Strg>+U
Ist das Symbol aktiviert, werden automatisch alle im angezeigten Zeitraum anliegenden Termine eingeblendet (nicht in Listenansicht verfügbar).
Aktive Erinnerungen auswählen
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Hier können Sie angeben, von welchen einzelnen Terminkalendern Sie keine Erinnerungen erhalten möchten, obwohl diese in den Systemoptionen aktiviert sind.
Deaktivieren Sie alle Terminkalender, die keine Erinnerungen für Ihren Benutzer auslösen sollen. Standardmäßig sind alle Erinnerungsfunktionen
aktiviert.
Im Beipiel möchten Sie an die Geräteprüfungen erinnert werden, jedoch nicht an "GMA-Element-Termine".
Termine erfassen und bearbeiten
Über das Symbol oder durch Doppelklick auf einen Zeitpunkt einer Spezial-Ansicht kann ein Termin Neu erfasst werden.
Ein markierter vorhandener Termin kann durch Drücken des Symbols
oder Doppelklick geändert werden. Es öffnet sich folgendes Fenster:
→ In der Tages- und Arbeitswochenansicht kann die Dauer von Terminen geändert werden, indem man sie größer oder kleiner zieht.
→ In allen Spezial-Ansichten können die Zeitpunkte von Terminen geändert werden, indem man sie per Drag&Drop verschiebt.
→ Wird ein vorhandener Termin bearbeitet, ist dies in der Überschrift des Fensters ersichtlich:
Wiederkehrende Termine (Serientermine)
Regelmäßig wiederkehrende Termine können gesammelt erfasst werden. Hierzu gibt es beim Neuerfassen oder Ändern eines Termins die Möglichkeit über das links angezeigte Symbol sogenannte Serientypen anzulegen.
Die Serienmuster können in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren angegeben werden. Vorgeschlagen wird "Wöchentlich, jede/alle 1 Woche".
Die Termine werden bis zum Ende der von Ihnen angegebenen Seriendauer vorausberechnet. Vorgeschlagen wird "10 Termine".
Beispiele:
Täglich: Wählen Sie, ob ein Termin alle 1,2, ...,6 Tage oder jeden Arbeitstag angelegt werden soll.
Bestimmen Sie die Seriendauer über die Anzahl der Termine oder legen Sie ein Enddatum fest. | |
Wöchentlich: Wählen Sie, ob ein Termin alle 1,2, ... Wochen und an welchen Tagen angelegt werden soll. Sie können auch mehrere Wochentage auswählen. | |
Monatlich: Wählen Sie, ob ein Termin an einem beliebigen Tag oderan einem bestimmten Wochentag (ersten, zweiten, dritten, vierten, letzten) im Monat angelegt werden soll. | |
Jährlich: Wählen Sie, ob ein Termin an einem beliebigen Tag oder an einem bestimmten Wochentag (ersten, zweiten, dritten, vierten, letzten) eines Monats im Jahr angelegt werden soll. |
Serientermine können bei Bedarf gesammelt gelöscht werden. Nach der Löschbestätigung erfolgt eine Anfrage, ob die gesamte Serie gelöscht werden soll.
Eine Sammelbearbeitung ist nicht möglich.
Erinnerungen
Ist der Erinnerungszeitpunkt an einen oder mehrere Termine, auf dessen Datengruppe der angemeldete Benutzer Rechte hat und an den er erinnert werden möchte, erreicht, öffnet sich das Erinnerungsfenster automatisch:
Das Fenster “Erinnerung” kann jederzeit auch manuell geöffnet werden:
Sachbearbeitung → Termine → Erinnerungen
Berechtigungen auf das Fenster Termin sind nicht erforderlich. Sollte das Fenster bereits geöffnet sein, werden weitere Erinnerungen in die Liste im unteren Bereich aufgenommen und vom Erinnerungszeitpunkt her einsortiert.
Eine Erinnerung erfolgt grundsätzlich pro Benutzer. Die Termine können wahlweise bestätigt (Markierte oder Alle) / nicht bestätigt werden. Nicht bestätigte Termine erzeugen spätestens innerhalb der nächsten 24 Std. eine erneute Erinnerung. Sobald ein neuer Termin angelegt wird, öffnet sich ebenfalls die Erinnerungsmaske mit den nicht bestätigten Einträgen.
Wenn ein Benutzer Termine bestätigt, erhält er für diese keine Erinnerungen mehr.
Die Termine bleiben jedoch erhalten, so dass andere Benutzer weiterhin erinnert werden.
Der Taster öffnet das Fenster Termine in der benutzerdefinierten Ansicht des aktuellen Datums (ggf. ausgeblendete Kalender werden aktiviert) oder -falls die Listenansicht eingestellt ist (Default) – wird der markierte Termin angezeigt. Der Benutzer benötigt mindestens Ansehrechte auf das Modul Termin.
Terminexport im iCalendar-Format
Termine können für andere Softwaren z.B. Outlook als sogenannte iCal-Dateien exportiert werden. In der Menüleiste des Fensters können Sie im Menüpunkt Extras die Funktion "Als iCalendar exportieren …" starten, wenn zuvor mindestens ein Termin ausgewählt wurde und der Benutzer Export-Rechte hat.
Die Auswahl kann sowohl in der Listenansicht, als auch in den verschiedenen Terminansichten getroffen werden. Es öffnet sich dann folgendes Fenster:
Import in Outlook
Beispielsweise besteht in Outlook die Möglichkeit, diese Termine zu importieren.
Wählen Sie im Import/Export Assistent das Format iCalendar aus und klicken Sie auf Weiter >
Es öffnet sich das Fenster, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können.
Achten Sie dabei auf die Einstellung im Feld Dateityp (*.*)
Import in Lotus Notes
Seit Lotus Notes R6 ist es möglich Dateien im iCalendar-Format in den Lotus Notes-Kalender zu importieren.
Man muss das iCalendar (*.ics)-File per Drag & Drop auf eine geöffnete Kalender-Ansicht ziehen. Es erscheint dann eine Auswahlbox aus der man die gewünschten Einträge auswählen kann.
Danach finden sich alle importierten Einträge als Einladungen in der Notes-Inbox wieder und müssen dann einzeln bestätigt werden.
Optionen zu Terminen
Wichtige Hinweise
Rechtevergabe zur Terminerfassung
Anwender, die Termine nur über die Verknüpfungen erfassen sollen, benötigen keine Modulrechte auf die Termine oder die Terminkalender.
Lediglich Datengruppenrechte sind erforderlich, damit zur Festlegung von Intervallterminen bestimmte Terminkalender ausgewählt werden können.
In diesem Beispiel können Benutzer nur Intervalltermine in Kalendern festlegen, die der Datengruppe Geräteprüfungen angehören.
Dies betrifft folgende Terminkalender
Geräteprüfungen
Feuerlöscher
Beladungsprüfung
Verknüpfte Termine – Aktionen, Maßnahmen, Szenarien
Sie können Termine mit geplanten Szenarien, Maßnahmen und Aktionen verknüpfen. So können Vorgänge wie z.B. einen Probealarm auslösen, einen Schließmechanismus zu schalten oder eine Benachrichtigung durchführen automatisch zum angegebenen Zeitpunkt gestartet werden. Dies ist auch für Serientermine möglich.
Die verknüpfte geplante Aktion / Maßnahme bzw. das geplante Szenario können nachträglich nicht mehr geändert werden. Zeitliche Änderungen an dem Termin (auch das Löschen) wirken sich nur aus, solange die verknüpfte geplante Aktion / Maßnahme bzw. das geplante Szenario noch nicht gestartet wurden. Falls der Start bereits erfolgt ist, kann zwar der Termin nach Belieben geändert werden, aber es wird kein erneuter Start durchgeführt.
Im Menüpunkt System → Systemadministration → Szenarien-Viewer können Sie den Start bzw. den Status der geplante Aktion / Maßnahme sichten.
Verknüpfte Termine - Intervall
Termine, die sich aus Intervallen berechnen (Feld "Nächster Prüfungstermin" in einem Prüfungsfenster), werden sowohl im Terminkalender als auch zusätzlich auf einem gesonderten Register Nächste Prüfungstermine eingetragen.
Wird das Feld "Nächster Prüfungstermin" verändert, aktualisiert sich optional auch der Termin im Terminkalender und der Eintrag im Register.
Beispiel Materialbestand / Materialprüfung:
Besondere Reports
1) Der Report "Termine – sortiert (KW oder Monat)" gibt die zuvor gesuchten Termine wahlweise nach Kalenderwochen oder Monaten sortiert aus:
2) Der Report "Termine – bestimmtes Datum" ermöglicht die Terminausgabe für einen bestimmten Tag ohne dass diese Termine zuvor selektiert werden müssen (Drucken -> Auswahl - Alle Datensätze)
Handelt es dabei um Serien- bzw. mehrtägige Termine werden diese gesondert gekennzeichnet Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen und kann in das Wunschdatum geändert werden.