Zuerst müssen Sie alle benötigten E-Mail-Adressen als Erreichbarkeiten anlegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um die E-Mail-Adressen von Personen, Organisationen, Fahrzeuge, … handelt. Die Vorgehensweise ist im Kapitel Erreichbarkeiten erfassen beschrieben.
Die vorhandenen E-Mail-Erreichbarkeiten können dann zu beliebigen Empfängergruppen zusammengefasst werden.
Starten Sie das Fenster Grunddaten → Kommunikation → E-Mail-Empfängergruppe
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
E-Mail-Empfängergruppe
Pflichtfeld (50)
Eindeutiger Name der Empfängergruppe.
Erreichbarkeiten
Pflichtfeld / Ankreuzfeld
Alle in ARIGON® PLUS erfassten E-Mail-Erreichbarkeiten werden angezeigt. Kreuzen Sie die Einträge an, die später über diese Empfängergruppe angeschrieben werden sollen. Änderungen von E-Mail-Adressen der Empfänger werden hier automatisch aktualisiert. Die Liste kann durch Filtern nach Spalteninhalten (Volltextfilter) eingeschränkt werden.
Im Ansehmodus werden die gewählten Empfänger dieser Gruppe angezeigt.
E-Mail-Textbausteine
Häufig werden gleiche Texte zum E-Mail-Versand benutzt. Diese können Sie als Textbausteine erstellen. Auf diese Textbausteine haben Sie später in der Einsatzdisposition direkten Zugriff. Das Format ist HTML, d.h. Farbe, Schriftgröße etc. können geändert werden. Des Weiteren sind Feldinhalte aus der Einsatzdisposition verfügbar. Sie können Textbausteine als Teile einer E-Mail verwenden oder auch mehrere Textbausteine innerhalb einer E-Mail kombinieren. Manuelle Änderungen sind jederzeit vor dem Versand möglich.
Starten Sie das Fenster unter Grunddaten → Kommunikation → E-Mail-Textbausteine
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
E-Mail-Textbaustein
Pflichtfeld (50)
Eindeutiger Name des Textbausteins.
Textfeld
(5000)
Geben Sie den gewünschten Inhalt des Textbausteines an. Dies kann eine Kombination aus Variablen und fixen Texten sein. Diese können Sie über die integrierte Symbolleiste formatieren (WYSIWYG Editor):
Öffnet die Auswahlhilfe der verfügbaren Variablen. Diese sind fest vorgegeben und können nicht geändert werden.
Manuelle Aktionen als E-Mail
Falls Sie für bestimmte Ereignisse immer die gleichen E-Mails benötigen, können Sie diese komplett vorbereiten und über die manuellen Maßnahmen mit Alarmplänen verknüpfen oder bei Bedarf direkt in der Einsatzdisposition verwenden.
Starten Sie das Fenster Grunddaten → Szenarien → Manuelle Aktionen
Im Register Zusatzfunktion kann die E-Mail erstellt werden:
Aktivieren Sie E-Mail und füllen Sie die weiteren Felder bei Bedarf aus.
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
An / Cc / Bcc
Pflichtfeld
Es muss mindestens ein Empfänger angegeben werden. Klicken Sie auf einen der Taster, es öffnet sich folgende Auswahlhilfe zur Angabe von Empfängergruppen und E-Mail-Erreichbarkeiten:
Drücken Sie OK , um die Empfänger zu übernehmen. Schränken Sie die Liste ggf. durch Filter in den Spalten ein.
Betreff
(100)
Angabe eines beliebigen Betreffs für diese Mail. Beim Versand wird später immer die Einsatznummer und der angemeldete Benutzer automatisch vorgeschlagen, z.B.: Besuchersperre – Einsatz Nr: 2015000123 (SYS)
Alarmdepesche
Ankreuzfeld
Wenn aktiviert, wird der als Alarmdepesche vermerkte Report als Anlage (Format PDF) mit gesendet. Der Report kann in den Alarmplänen oder der Systemoption zur Einsatz-Disposition "Alarmdepesche für Einsätze ohne Alarmplan" festgelegt.
Filter Einsatzdokumente
(20)
Volltextfilter für Dokumente, die automatisiert als Anlage der E-Mail beigefügt werden sollen. Mögliche Platzhalter: % und _ . Beispiel: Der Eintrag %pdf bewirkt, dass alle im Register Dokumente der Einsatz-Disposition enthaltenen Dokumente, deren Name mit "pdf" endet, als Anlage mit der Mail verknüpft werden. Lassen Sie das Feld leer, um alle in der Einsatzdisposition gelisteten Dokumente als Anlage zu versenden. Soll kein Dokument mitgesendet werden, tragen Sie einen "unsinnigen" Wert ein, bspw. %xwy
Textfeld
(5000)
Geben Sie den gewünschten Inhalt des Textbausteines an. Dies kann eine Kombination aus Variablen und fixen Texten sein. Diese können Sie über die integrierte Symbolleiste formatieren (WYSIWYG Editor):
Geplante Aktionen als E-Mail
Beim Versand von E-Mails über geplante Aktionen ist das Anfügen von Anlagen nicht möglich. Der Betreff wird automatisch aus dem Kontext generiert. Die geplanten Aktionen können Sie über die Maßnahmen mit Alarmplänen verknüpfen oder bei Bedarf direkt in der Einsatzdisposition verwenden.
Sie benötigen Erreichbarkeiten der Geräteart E-Mail oder eine E-Mail-Empfängergruppe
Wenn der Parameter Text erzwingen auf Nein gesetzt wird, werden die Inhalte aus dem Feld “HTML-Text für Aktionen” im Ereignismanagement als Mail-Inhalt versendet. Diese Inhalte können Sie in den Alarmplänen vordefinieren.
Die detaillierte Vorgehensweise zum Anlegen der geplanten Aktionen ist hier beschrieben.
