Anwendung in der Berichtserfassung
- Martina Arnold-Menn
- Melanie
Schreiben Sie wie gewohnt die erforderlichen Berichte in folgendem Fenster
Sachbearbeitung → Berichte → Berichte
Dort befindet sich nun eine weitere Karteikarte "E-Mail-Versand" (hier müssen mindestens Ansehrechte vorhanden sein), die in Abhängigkeit der verwendeten Berichtsart (siehe Register Info – Feld Berichtsart) vorausgefüllt wird.
Feld / Bezeichnung | Feldart | Funktion - Erklärung |
|---|---|---|
Senden des Berichts beim Signieren erzwingen | Anzeige | Kann nur über die Berichtsart vorbelegt werden. Ist das Feld aktiviert, kann die Signatur des Berichts nur erfolgen, wenn die Felder Report, Betreff und Empfänger Inhalte haben. |
Antwortadresse | Anzeige | Die E-Mail-Adresse des Benutzers, der signiert hat kann bei Bedarf als Antwortadresse verwendet werden. Tragen Sie in diesem Fall hier die E-Mail-Adresse ein: System → Rechte → Benutzer. |
Bericht gesendet | Anzeige | Das Ankreuzfeld wird automatisch gesetzt, wenn die Übergabe der E-Mail an das gewählte E-Mail-Programm erfolgt ist. Dies ist kein Hinweis, ob der E-Mail-Versand tatsächlich durchgeführt wurde. |
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| Der Taster wird erst dann aktiviert, wenn die Übergabe der E-Mail an das gewählte E-Mail-Programm erfolgt ist. Der E-Mail-Versand kann dadurch –unabhängig von Bearbeitungsrechten- beliebig oft vorgenommen werden. |
Die weiteren Felder sind möglicherweise bereits vorbelegt. Sie können bearbeitet werden, wenn der Benutzer Änderungsrechte auf diese Karteikarte besitzt: | ||
Report | Auswahl | Report, der als PDF-Anhang der E-Mail beigefügt werden soll. |
Betreff | (100) | Der Betreff kann sich aus freien Texten und Variablen zusammensetzen. |
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| Der Inhalt der E-Mail kann sich aus freien Texten und Variablen zusammensetzen. |
| Bestimmte Felder aus dem Fenster Bericht sind als Variablen verfügbar. Drücken Sie den Taster, die möglichen Variablen werden angezeigt. Die gewählte Variable wird an der Cursor-Position im Betreff oder im Inhalt der E-Mail eingefügt. Sie werden erst in der E-Mail mit den aktuellen Feldinhalten ausgefüllt. Die Variablen können mehrfach verwendet werden. | |
Empfänger | Auswahl | Die E-Mail-Adressen der in der Berichtsart voreingestellten Empfängergruppen werden angezeigt. Weitere E-Mail-Adressen können Sie über den Taster In der Zeile "Filter" ist eine Volltextsuche möglich, siehe Beispiel: Die markierten Zeilen können Sie aus der Empfänger-Liste Entfernen. |
E-Mail-Versand
Falls Sie das Standard-E-Mail-Programm verwenden, wird die E-Mail erstellt und kann versendet werden. Die Variablen sind mit dem aktuellen Feldinhalt ausgefüllt.
Bei Verwendung des Interface E-Mail-Versand wird der Versand automatisch ausgeführt. Ein Eingreifen ist nicht möglich.
E-Mail mit Berichtsdaten und Report "Berichte kompakt" als PDF-Anlage
Besondere Bedienhinweise
Die Vorbelegung des Feldes "Senden des Berichts beim Signieren erzwingen" hat unterschiedliche Vorgehensweisen bei Signieren des Berichtes zur Folge:
a) wenn das Ankreuzfeld nicht aktiviert ist und im Register E-Mail-Versand sind benötigte Felder nicht ausgefüllt, kann die Signatur auch ohne E-Mail-Versand durchgeführt werden. Sie können die gewünschte Vorgehensweise im Dialog auswählen:
b) wenn das Ankreuzfeld aktiviert ist, aber in der Karteikarte E-Mail-Versand sind benötigte Felder nicht ausgefüllt, wird das Signieren immer abgebrochen und Sie erhalten folgende Information:
Bitte beachten Sie, dass der Benutzer für den Fall a) (2) und b) Änderungsrechte für das Register E-Mail-Versand benötigt, um eine Signatur durchführen zu können.