Folgende Arten von Datendokumenten können Sie verwalten:
Legen Sie für jedes Dokument einen Datensatz an. Die Archivierungsart “Papier”, “Datenbank” oder “Pfad” können Sie auswählen.
Dokumente können bei Bedarf auch einen direkten Bezug zu anderen Datenbereichen erhalten. Dies wird im Feld “Verknüpft mit” festgelegt. Das Dokument steht dann auch in diesen Datenbereichen über die Verknüpfung zur Verfügung.
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter: Sachbearbeitung → Dokumente → Dokumente
Archivierungsart - Papier mit Datei
Archivierungsart - Datenbank
Dokumente werden in ihrer Originalgröße in der Datenbank gespeichert. Die freien MSSQL-Datenbanken können max. 10 GB beinhalten. Stellen Sie in diesem Fall die optionale maximale Dateigröße möglichst klein ein.
Archivierungsart - Pfad
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Verknüpft mit
oo
Bei Bedarf wählen Sie einen Datenbereich (mögliche Bereiche siehe hier), dem das Dokument angehören soll, beispielsweise: Bericht, Person, Material, … Das Feld "Bezug" wird aktiviert. Wenn Sie keine Auswahl treffen, wird ein allgemeines Dokument angelegt.
Bezug
Pflichtfeld oo
Die Daten der gewählten Verknüpfung (z.B.: alle Fahrzeuge) werden angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Datensatz um den Bezug herzustellen. Ist das Feld "Verknüpft mit" leer, ist das Feld gesperrt.
Örtlichkeit
Anzeige
Falls sich das Dokument auf eine Örtlichkeit bezieht, wird der Örtlichkeitspfad angezeigt.
Dokumentart
… (50)
Beschreibender Begriff zur Klassifizierung des Dokuments.
Bezeichnung
Pflichtfeld (50)
Bezeichnung für das Dokument oder Bild. Diese muss pro verknüpften Datenbereich eindeutig sein.
Aktenzeichen
(50)
Angabe eines Aktenzeichens, falls benötigt
Archivierungsart
Pflichtfeld oo
Zur Auswahl stehen Datenbank, Papier oder Pfad. Wurde Datenbank gewählt, wird das im Feld Dateinameselektierte Dokument in der ARIGON® PLUS Datenbank gespeichert. Dort unterliegt es der ARIGON® PLUS Rechtesteuerung und kann nur von berechtigten ARIGON® PLUS - Benutzern verändert werden. Auf Betriebssystemebene wird dieses Dokument dann nicht mehr benötigt. Die Archivierungsart Pfad erzeugt einen "Link" auf die gewünschte Datei. Diese muss dann immer auf Betriebssystemebene in diesem Pfad vorhanden sein. Wird die Datei aktualisiert, ist dies direkt in ARIGON® PLUS verfügbar.
Standort
… (100)
Angabe zum Aufbewahrungsort bzw. Ablage des Papierdokuments.
Dateiname durchsuchen
Durchsuchen
Pflichtfeld bei Archiv.art = Da-tenbank / Pfad
Name und Pfadangabe (auch UNC) des Datendokumentes. Der Taster öffnet die Microsoft-Standard-Suchmaske. Auch bei Archivierungsart Papier können Sie hier trotzdem einen Link abspeichern.
Anmerkung
(500)
Textfeld für sonstige Angaben zum Dokument.
Befehl: Dokument öffnen
Mit dem Befehl unter Extras / Dokument öffnen oder durch Anklicken des Symbols können Dokumente und Bilder, die als Datei im Feld Dateinamehinterlegt sind, direkt aus ARIGON® PLUS heraus geöffnet werden:
Die Software zum Öffnen der Datei (Textverarbeitung, Grafikbearbeitung, Tabellenkalkulation, ...) muss auf Ihrem Rechner installiert ist.
Der Benutzer muss die erforderlichen Windows-Berechtigungen zum Ausführen dieser Software besitzen.
Inhaltliche Dokumentenänderungen sind nur möglich, wenn der Benutzer auch Änderungsrechte im Fenster "Dokument" besitzt und die mit dem Dokument verknüpfte Software eine sogenannte Prozessüberwachung zulässt, Beispiel: Windows 10 mit Paint oder OpenOffice. Ist eine Prozessüberwachung nicht möglich, z. B. Dokument wird mit der Windows-Fotoanzeige geöffnet, wird dies dem Benutzer gemeldet. Dasselbe Dokument kann somit auch mehrfach geöffnet werden.
Prozessüberwachte Anwendungen sperren das Dokument für andere Benutzer solange, wie deren Anwendungsprozess noch läuft.
Listenansicht Standard-Einstellung
Verknüpfungen (Modulleiste)
Listenansicht Standard-Einstellung
Verknüpfungen (Modulleiste)
Bezeichnung
Dokumentenhistorie
Dokumentart
Dokumentenstichwort
Archivierungsart
Zuordnung Datengruppe zu Dokument
Bezug
Örtlichkeit
Verknüpft mit
Zuordnung zu Datengruppe
Ein Dokument kann nur gespeichert werden, wenn Sie es einer Datengruppe zuordnen. Über diese Zuordnung zu Datengruppen können Sie die Zugriffsberechtigungen für die Dokumente steuern. Beispielsweise sollten Sie personenbezogene Dokumente in separaten Datengruppen verwalten, da diese Dokumente nicht von jedem Anwender gesichtet werden dürfen. Diese Zuordnung kann später jederzeit verändert werden, sofern Sie die erforderlichen Benutzerrechte besitzen. Systemseitig ist die Datengruppe Dokumente (Allgemein) vorhanden. Das Anlegen von weiteren Datengruppen und deren Zugriffsrechte ist im Kapitel Administration beschrieben.
Optionen zu Dokumente
Optionsgruppe: Workstation - [Rechnername] -Dokument - Drucker (Diese Einstellungen müssen bei Bedarf für jede Workstation gesetzt werden, wo andere als die Standard-PDF-Programm-Voreinstellungen verwendet werden sollen) .
Option
Mögliche Werte
Option
Mögliche Werte
Externes Programm zum Drucken von PDF-Dateien benutzen (leer = Standardprogramm benutzen)
Pfadangabe
Maximale Zeit in Sekunden innerhalb der Ausdruck von PDF-Dokumenten abgeschlossen sein muss
10 (0 - 9999). Dies betrifft die Wartezeit beim Ausdruck von Alarmdepeschen (Lizenz ARIGON PLUS Ereignismanagement)
PDF-Ausgabe auf dem Standarddrucker (leer = Standardeinstellung benutzen)
Parameter für das Standard-PDF-Druckprogramm
PDF-Ausgabe auf eingegebenen Drucker (leer = Standardeinstellung benutzen)
Parameter für das PDF-Druckprogramm auf dem im ARIGON PLUS Druckfenster ausgewählten Drucker.
leer, Auswahl der Datengruppe, der das Dokument bei der Neuerfassung automatisch zugeordnet werden soll.
Optionsgruppe: System -Dokument - Verknüpfung
Option
Mögliche Werte
Option
Mögliche Werte
Dokumente löschen, wenn verknüpfter Datensatz gelöscht wird
Nie, Immer, mit Nachfrage
Dokumentenstichwort
In diesem Fenster können Sie beliebig viele "Ersatzbegriffe" (Synonyme) für den Dokumentennamen eingeben. Wählen Sie Bezeichnungen unter denen man dieses Dokument auch suchen könnte. Wird später eine Suche nach diesem Dokument durchgeführt, findet der Benutzer das Dokument, wenn er einen dieser Begriffe eingibt. Es muss nicht zwingend die tatsächliche Dokumentenbezeichnung verwendet werden.
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Feld / Bezeichnung
Feldart
Funktion - Erklärung
Dokument
Anzeige
Anzeige des Dokumentennamens, zu dem das Stichwort angelegt werden soll.
Stichwort
Pflichtfeld (50)
Gegen Sie hier einen Ersatzbegriff (Synonym) für den Dokumentennamen an. Es sind beliebig viele möglich.
Listenansicht Standard-Einstellung
Verknüpfungen (Modulleiste)
Listenansicht Standard-Einstellung
Verknüpfungen (Modulleiste)
Dokument
Keine
Stichwort
Dokumentenhistorie
Hier können Sie alle Bearbeitungsvorgänge oder sonstige Ereignisse zu einem Dokument hinterlegen.
