Allgemeines

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Im Wachbuch wird der tatsächliche Dienstverlauf minutengenau dokumentiert. Die meisten Funktionen entsprechen denen des Fensters "Dienstplan-Detailansicht".

Das Fenster wird als Listenansicht gestartet und Sie können mögliche vorhandene Wachbücher suchen. Wechseln Sie in die Formularansicht, um das Wachbuch zu bearbeiten. Die Formularansicht enthält die Informationen aus dem Fenster Dienstplan- und Wachbuchvorlage und ggf. aus Dienstplan-Detail, die in verschiedenen Rubriken angezeigt werden.

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(*) Im oberen Bereich können Sie das Fenster fixieren, damit bspw. immer die Wachabteilung und die Schicht sichtbar ist, wenn Sie nach unten scrollen.

Optionen zur Personendatenanzeige

Dokumentation der Dienste

Im folgenden erklären wir Ihnen, wie die Bedienung des Wachbuchs funktioniert.

Über dieses Symbol kann ein neues Wachbuch begonnen werden.

Nur Lizenz Wachbuch: Es öffnet sich ein sogenannter Editor, in dem Sie "von Datum" (das aktuelle Datum wird vorgeschlagen), "Schicht" und "Abteilungsbereich" ausfüllen müssen.

Mit Lizenz Dienstplan: Es öffnet sich eine Auswahlhilfe mit geplanten Diensten. Diese müssen zuvor im Fenster Dienstplan Monatsansicht erfasst worden sein.
Zur Auswahl stehen zunächst die geplanten Dienste, die von heute maximal 14 Tage in der Vergangenheit bzw. in der Zukunft liegen. Dieses Zeitfenster kann optional verändert werden.

Optionen zur Wachbuchanzeige

Mit OK wird das Wachbuch eröffnet und kann jetzt geführt werden:
Die unten angezeigten Rubriken stehen in Abhängigkeit der ansonsten lizenzierten ARIGON PLUS Module zur Verfügung:

Wurde die Dienstplan- und Wachbuchvorlage für diese Schicht bearbeitet oder es existiert eine detaillierte Dienstplanung, ist die Rubrik "Aufgabenbereiche" bereits ausgefüllt und wird ausgeklappt angezeigt.
Wird das "Wachabteilungsmodell" verwendet, ist die Rubrik "Personen im Dienst" vorbelegt und wird ausgeklappt angezeigt:

Falls gleichzeitig die Lizenz ARIGON® PLUS Dienstplan verwendet wird, werden in der Dienstplanung erfasste ganztägige Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Fortbildung, etc.) direkt in der Rubrik “Abwesenheiten” angezeigt.

Rubrik Aufgabenbereiche

Aufgabebereiche

Über den Taster können Aufgabenbereiche mit den dazu gehörenden Wachfunktionen zum Wachbuch hinzugefügt werden. Es öffnet sich eine Auswahlliste mit allen in den Grunddaten angelegten Aufgabenbereichen (Fahrzeuge oder Sonstige). Wählen Sie die gewünschten aus.
Jeder Aufgabenbereich zeigt zunächst die Wachfunktionen und die "von – bis Zeiten" an:

Der Taster löscht einen Aufgabenbereich komplett aus dem Wachbuch.

Einzelzuweisung zu Funktionen

Die Taster oder ein Doppelklick in einer Zeile der Wachfunktionen oder das Kontextmenü öffnet den Editor, um Personal für diese Funktion eintragen bzw. bearbeiten zu können:

Die Auswahlhilfe .oo. zum Feld Nachname listet alle sich im Dienst befindlichen Personen inkl. der zusätzlich Anwesenden auf:

Erfüllt die Person die Anforderungen für diese Wachfunktion wird in der Spalte Qualifiziert ein Häkchen angezeigt.

Über Kontextmenü oder Drücken der Taste <Entf> können die Besetzungen von Wachfunktionen entfernt werden:

Sammelzuweisung zu Funktionen

Gleiche Funktionen innerhalb eines Aufgabenbereich können gesammelt besetzt werden. Markieren Sie die gewünschten Personen im Dienst mittels den Windows-Standard-Funktionen. Via Kontextmenü oder per Drag&Drop kann die Zuweisung erfolgen.

Wählen Sie im Kontextmenü “Wachfunktion zuweisen”. Dort werden alle Aufgabenbereich mit mindestens einer noch nicht besetzten Wachfunktion angezeigt (siehe Video).

• Sind mehr Personen markiert als freie Wachfunktionen existieren, werden die freien Wachfunktionen besetzt und es kommt ein Hinweis, dass nicht alle Personen zugewiesen werden konnten.

• Sind weniger Personen markiert als freie Wachfunktionen existieren, werden die Wachfunktionen von oben nach unten entsprechend der Sortierung der markierten Personen besetzt.

Funktionswechsel innerhalb einer Schicht

Rubrik Personen im Dienst

Personen im Dienst

Hier werden alle dieser Wachabteilung zugeordneten Personen angezeigt (Wachabteilungsmodell) oder können manuell hinzugefügt werden (Personalpoolmodell). Bei gleichzeitiger Nutzung des Moduls Dienstplan wird aus einer anderen Wachabteilung geliehenes Personal farblich (default = gelb) markiert.

Besetzt eine Person keine Funktion oder findet durch den Dienst eine Regelverletzung statt, wird die Zeile markiert " ! " angezeigt. Die Tooltip-Anzeige der Markierung beschreibt diese Warnung.

Nur bei Personalpoolmodell:

Der Taster entfernt die markierte Person aus dem Dienst. Der Taster listet alle dieser Wachabteilung zugeordneten Personen. Sie können somit in den Dienst aufgenommen und bei Bedarf in den Wachfunktionen der Aufgabenbereiche dokumentiert werden.

Die Anzahl der “Personen im Dienst” dient zur Berechnung der Mindeststärke die für diese Schicht vordefiniert wurde. Ist die Anzahl geringer als Mindeststärke, wird eine Warnung angezeigt.

Rubrik Anwesenheiten

Anwesenheiten

Über den Taster können Anwesenheiten von Personen dokumentiert werden, die

• nicht zur aktuellen Wachabteilung / zum aktuellen Personalpool gehören (Ansehrechte auf Datengruppe erforderlich).

• Geplant abwesende Personen

• Nicht zum Dienst eingeteilte Personen (Personalpoolmodell)

Für diese Personen kann die Anwesenheit optional einem Zeitkontingent gutgeschrieben werden. Gleichzeitig ist es optional möglich, die Zeit im Stundennachweis zu erfassen. Dort wird diese als "Dienst außerhalb geplanter Schicht" gekennzeichnet. Anwesende im System existierende Personen können zur Ausübung von Wachfunktionen eingesetzt werden. Mehrfache Anwesenheiten der gleichen Person sind möglich. Die Anwesenheitszeiten dürfen sich dabei nicht überschneiden. Werden keine Uhrzeiten angegeben, wird die Anwesenheit immer für die komplette Schichtdauer berechnet. Die Vorbelegung der "Bis-Zeiten" kann optional geändert werden.

Im Editor der Anwesenheiten können auch freie Textangaben (je 50 Zeichen) zu nicht im System angelegten Personen erfasst werden. Diese können Sie nicht den Aufgabenbereichen zuordnen.

Der Taster löscht die markierte anwesende Person.

Die Taster oder ein Doppelklick in einer Zeile öffnet den Editor, Änderungen können durchgeführt werden.

Bestätigungsstatus

Anwesenheiten können automatisch in Folgewachbüchern (zeitlich nachfolgende Wachbücher einer bestimmten Abteilung) weitergeführt werden. Hierzu ist ein Bestätigungsstatus erforderlich. Dieser kann optional grundsätzlich eingestellt oder per Kontextmenü nur für gewünschte Anwesenheiten gesetzt werden. Wird eine Anwesenheit bestätigt wird ggf. die aktuelle Systemzeit in das Feld "Bis Uhrzeit" eingetragen, sofern dieses leer ist. Das Symbol auf der rechten Seite gibt Auskunft über den Status:

- keine Bestätigung erforderlich

- Bestätigung erforderlich. Anwesende Person wird solange in Folgewachbüchern geführt, bis eine Bestätigung erfolgt. Änderungen sind noch möglich.

- Bestätigung wurde durchgeführt. Die Anwesenheit ist beendet, Es sind keine Änderungen mehr möglich.

Rubrik Abwesenheiten

Abwesenheiten

Über den Taster können Abwesenheiten von Personen der aktuellen Wachabteilung dokumentiert werden. Zusätzlich ist die Auswahl eines Abwesenheitsgrundes möglich.

a) Die Zeitangaben dürfen nicht außerhalb der Dienstzeiten liegen.

b) Bei einer Abwesenheit von Schichtbeginn bis -ende, wird die Person aus allen Wachfunktionen der Aufgabenbereiche entfernt. Ggf. Anzeige im Dienstplan:

c) Falls keine Zeitangaben gemacht werden (von/bis Datum muss derselbe Tag sein), wird die Person aus diesem Dienst entfernt. Ggf. Anzeige im Dienstplan:

Mehrfache Abwesenheiten der gleichen Person sind möglich. Die Abwesenheitszeiten dürfen sich dabei nicht überschneiden.
Die Vorbelegung der "Bis-Zeiten" kann optional (Bereich Wachbuch - Allgemein) geändert werden.

Der Taster löscht die markierte abwesende Person.

Die Taster oder ein Doppelklick in einer Zeile öffnet den Editor, Änderungen können durchgeführt werden.

Rubrik Einsätze

Hier können Sie beliebige Einsatze wie Schadensereignisse oder Arbeitseinsätze manuell dokumentieren. Diese Rubrik kann optional ausgeblendet werden, falls sie nicht benötigt wird. Bei den “Von-Zeiten” wird der Schichtbeginn vorgeschlagen. Diese können Sie ändern. Die "Bis-Zeiten" sind leer und müssen bei Bedarf ausgefüllt werden.

Einsätze

Über den Taster können Einsätze manuell dokumentiert werden.

Der Taster löscht den markierten Einsatz.

Dieser Taster oder ein Doppelklick in einer Zeile öffnet den Editor, Änderungen können durchgeführt werden.

Einsätze aus ARIGON® PLUS Ereignismanagement

Ist ARIGON PLUS Ereignismanagement lizenziert, können zusätzlich über das Symbol

Einsätze in das Wachbuch übernommen werden, die für eine Übernahme ins Wachbuch vorgesehen sind:

Der Eintrag erfolgt je nach Einstellung im Fenster Grunddaten → Einsätze → Einsatzarten entweder in der Rubrik Einsätze oder Sonstiges .

Die Auswahlhilfe enthält alle Einsätze, die während des Dienstes stattfanden, anstehen oder noch andauern. Bei abgeschlossenen Einsätzen sind auch die "Bis-Felder" bereits ausgefüllt.

Sie können auch mehrere Einsätze selektieren und mit OK übernehmen.
Manuelle Eingaben sind dann später nur in den Feldern Name, Funktion und Beschreibung möglich.
Ist ARIGON PLUS Leitstellenstandorte lizenziert, enthält die Auswahlliste nur folgende Einträge:

• Laufende Einsätze des eigenen LS-Standortes sowie der sichtbaren LS-Standorte (laut Betriebsart)

• Abgeschlossene Einsätze des eigenen LS-Standortes

Automatische Einsatzübernahme

Hierzu müssen Sie die Abteilung bei der Örtlichkeit des Zuständigkeitsbereichs eintragen (Fenster Sachbearbeitung → Örtlichkeiten →Örtlichkeiten)

Findet der Einsatz an einem Einsatzort in oder unterhalb dieser Örtlichkeitshierarchie statt, der mit der Wachabteilung verknüpft ist (Feld Abteilungsbereich muss leer sein), wird er automatisch im Wachbuch eingetragen, sofern das Wachbuch auch eröffnet ist.

Rubrik Sonstiges

Hier können Sie beliebige Vorkommnisse, die während des Dienstes stattfinden manuell erfassen.
Außerdem ist es möglich über

das Symbol Einsatze aus ARIGON® PLUS Ereignismanagement, die für die Rubrik "Sonstige" markiert wurden, hier einzutragen.

Termine aus ARIGON® PLUS Termine können Sie hierher übernehmen und bearbeiten.

Diese Rubrik kann optional ausgeblendet werden, falls sie nicht benötigt wird. Die "Bis-Zeiten" für manuelle Einträge sind standardmäßig leer, jedoch ist eine optionale andere Voreinstellung möglich, beispielsweise Schichtende.

Manuelle Einträge

Sonstiges

Der Taster startet den Editor, um sonstige Vorkommnisse manuell zu erfassen.

Der Taster löscht den markierten Vorgang.

Die Taster oder ein Doppelklick in einer Zeile öffnet den Editor, Änderungen können durchgeführt werden.

Übernahme eines Einsatzes

Einsätze aus der Auswahlliste oder automatisch hier eingetragene Einsätze (siehe auch Einsätze aus dem Ereignismanagement) können bearbeitet werden. Änderungen diverser Angaben sind möglich:

Übernahme eines Termins

Termine während dieser Schicht werden in einer Auswahlliste angezeigt

Der markierte Termin kann mit OK übernommen werden. Änderungen diverser Angaben sind möglich:

Bestätigungsstatus

Sonstige Vorkommnisse können automatisch in Folgewachbüchern (zeitlich nachfolgende Wachbücher einer bestimmten Abteilung) weitergeführt werden. Hierzu ist ein Bestätigungsstatus erforderlich. Dieser kann in den Vorgangsvorlagen fix mit einem Vorgang eingestellt sein oder per Kontextmenü für ein gewünschtes Vorkommnis gesetzt werden. Das Symbol auf der rechten Seite gibt Auskunft über den Status:

- keine Bestätigung erforderlich

- Bestätigung erforderlich. Der Vorgang wird solange in Folgewachbüchern geführt, bis eine Bestätigung erfolgt. Änderungen von "Bis –Datum und Uhrzeit" sind noch möglich.

- Bestätigung wurde durchgeführt. Der Vorgang ist beendet, keine Änderungen mehr möglich.

Rubrik Fahrzeuge

Ist ARIGON® PLUS Fahrzeuge Expert lizenziert steht die Rubrik Fahrzeuge zur Verfügung. Diese Rubrik kann optional ausgeblendet werden, falls sie nicht benötigt wird.

Die "Bis-Zeiten" sind immer leer. Hier kann ggf. das Fahrtende manuell erfasst werden. Dabei wird für die "Bis Uhrzeit" immer der optionale Ende-Zeitpunkt vorgeschlagen.

Fahrzeuge

Über den Taster können Fahrzeugzeiten dokumentiert und bei Bedarf das Fahrtenbuch geführt werden.

Der Taster löscht das markierte Fahrzeug.

Der Taster oder ein Doppelklick in einer Zeile öffnet den Editor, Änderungen können durchgeführt werden.

Fahrzeugeinträge werden automatisch in Folgewachbüchern (zeitlich nachfolgende Wachbücher einer bestimmten Abteilung) weitergeführt, bis sie bestätigt wurden. In den Folgewachbüchern ist dann "Von Datum" und "Von Uhrzeit" gesperrt und beinhaltet die Angaben aus dem "Ursprungs-Wachbuch". Die Bis-Zeiten müssen ausgefüllt werden, anderenfalls ist eine Bestätigung nicht möglich.
Das Symbol auf der rechten Seite gibt Auskunft über den Status.

- Bestätigung erforderlich, das Fahrzeug kann nun in anderen Wachbüchern nicht erfasst werden.

- Bestätigung wurde durchgeführt. Eintrag in das Fahrtenbuch erfolgt automatisch, falls das Feld Übernahme aktiviert ist. Der Vorgang ist nicht mehr änderbar.

Rubrik Ab- / Zuschaltungen (GMA)

Ist ARIGON PLUS GMA Expert lizenziert steht die Rubrik Ab- / Zuschaltung (GMA) zur Verfügung. Eintragungen sind jedoch nur möglich, wenn ARIGON PLUS mit GMA-Systemen gekoppelt ist. Diese Rubrik kann optional ausgeblendet werden, falls sie nicht benötigt wird. Die "Bis-Zeiten" sind immer leer. Diese können manuell erfasst werden. Dabei wird für die "Bis Uhrzeit" immer das Schichtende vorgeschlagen.

Ab- / Zuschaltung (GMA)

Über den Taster können GMA-Abschaltungen dokumentiert werden. Die "Von –Angaben" werden mit der tatsächlichen Zeit aus dem GMA-Protokoll gefüllt.

Der Taster löscht die markierte Abschaltung.

Der Taster oder ein Doppelklick in einer Zeile öffnet den Editor, Änderungen können durchgeführt werden.

Abschaltungen werden in Folgewachbüchern (zeitlich nachfolgende Wachbücher einer bestimmten Abteilung) weitergeführt, bis sie bestätigt wurden. In den Folgewachbüchern sind dann "Von Datum" und "Von Uhrzeit" gesperrt und beinhaltet die Angaben aus dem "Ursprungs-Wachbuch".
Das Symbol auf der rechten Seite gibt Auskunft über den Status.

- Bestätigung erforderlich, diese Abschaltung kann nun in anderen Wachbüchern nicht erfasst werden.

- Bestätigung wurde durchgeführt. Vorgang ist nicht mehr änderbar.

Rubrik Anmerkungen

Diese Rubrik kann optional ausgeblendet werden, falls sie nicht benötigt wird.

Anmerkung

Über den Taster können beliebige weitere Angaben dokumentiert werden. Es öffnet sich der Editor in den pro Anmerkung 4000 Zeichen erfasst werden können.

Der Taster löscht die markierte Anmerkung.

Der Taster oder ein Doppelklick in einer Zeile öffnet den Editor, Änderungen können durchgeführt werden.

Rubrik Warnungen

Warnungen

Dieser Bereich dient nur der Anzeige und Information. Er kann nicht manuell bearbeitet werden. Mögliche Warnungen sind beispielsweise eine Unterschreitung der Mindeststärke der Schicht, fehlende Wachfunktionen oder eine Exklusivitätsverletzung im Rahmen der Schichtbesetzung.

Abschließen und signieren

Die Wachbuchführung kann beliebig oft unterbrochen werden, solange das Wachbuch aktiv ist. Aktive Wachbücher können auch von hierzu berechtigten Benutzern gelöscht werden.

Sobald Sie das Wachbuch abschließen

sind keine weiteren Änderungen des Wachbuchs mehr möglich. Sie erhalten einen Hinweis.
Der Wachbuchabschluss kann rückgängig gemacht werden, wenn das entsprechende Sonderrecht erteilt wurde. Diese Funktion finden Sie im Menüpunkt
*Extras -> Abschluss rückgängig machen*
Der Bearbeitungsstand wird neben dem Datum mit folgenden Symbolen angezeigt:

Durch die Signatur

(Sonderrecht erforderlich) eines abgeschlossenen Wachbuches wird dieses unveränderlich im System abgelegt. Arbeitszeiten und Zeitkonten werden optional erfasst:

a) im Fenster Stundennachweis
a.1) Personen im Dienst: Pro gültiger Stundenart wird ein Datensatz erfasst. Dabei können auch Abwesenheiten eine Stundenart erzeugen. Übt eine Person außerdem eine Wachfunktion aus, kann zusätzlich eine Zeitgutschrift im Stundennachweis erzeugt werden.
Dies gilt auch für Dienstzeiten außerhalb von geplanten Schichten.
Beispiel: Ausschnitte aus den Stundennachweisen einer Person für einen bestimmten Tag, wobei es sich bei der "Fortbildung" um einen Abwesenheitszeitraum handelt:

Fenster Stundennachweis (Person) - Register Info

a.2) Personen ganztägig abwesend, aber außerplanmäßig anwesend: Für die Zeit der Anwesenheit werden zusätzlich zur ganztägigen Abwesenheit die entsprechenden Stundennachweise generiert.

b) die Zeitkontingentnutzungen der anwesenden Personen werden automatisch ergänzt, sofern Zeitgutschriften für diese Zeiträume definiert sind. Abwesende Personen erhalten ggf. Abzüge oder Gutschriften für Zeitkontingente, sofern dies bei den Abwesenheitsgründen festgelegt wurde.

Sammeltätigkeiten

Vorgangsvorlagen

Bestimmte Vorkommnisse, die regelmäßig während des Schichtbetriebs stattfinden und im Wach-buch dokumentiert werden müssen, können als so genannte Vorgangsvorlagen vordefiniert werden. Sie stehen im Wachbuch in der Rubrik Sonstiges als Auswahl zur Verfügung.

Optionen und Reports zum Wachbuch

Optionen

Reports

• Wachbuch tabellarisch: eignet sich zum Drucken von mehreren Wachbüchern in Listenform

• Wachbuch kompakt: Druck aller Rubriken, die Sortierung der An- und Abwesenheiten erfolgt nach Uhrzeit

• Wachbuch gruppiert: Druck aller Rubriken, die Sortierung der An- und Abwesenheiten erfolgt nach dem Personennamen

• Wachbuch – Wacheinteilung: Nur die Aufgabenbereiche mit der Personalbesetzung der Funktionen wird gedruckt. Eignet sich zur Information der Mitarbeiter über die Schichtbesetzung.

• Wachbuch – Mindeststärke Personen im Dienst: Pro Schicht wird die erforderliche Mindeststärke der Anzahl der Personen der Rubrik “Personen im Dienst “ gegenübergestellt. Bei Unterschreitung der Mindeststärke wird der Wert rot markiert ausgegeben.

• Wachbuch Dienste pro Person: Aus den gewählten Wachbuchdatensätzen wird ermittelt, wie oft eine Person eine bestimmte Wachfunktion ausgeübt hat
  
  

  
  
  

Reports zur Auswertung

Nach dem Signieren von Wachbüchern werden Dienste und Zeitkontingentnutzungen berechnet.

Auswertung Dienste (Lizenz ARIGON PLUS Personen)

In den Stundennachweisen der Personen, siehe "Stundennachweis (Person)" werden alle Dienstzeiten dokumentiert. Suchen Sie die gewünschten Daten, beispielsweise über einen bestimmten Zeitraum.
Mit dem Report " Stundennachweise - Summierung Stundenart/Dienste" erhalten Sie eine allgemeine Auflistung der geleisteten Stundenarten und der Verrechnungssätze.

Der Report "Stundennachweise - Summierung Betrag/Stundenart" berechnet nur die Verrechnungssätze vom Typ "Betrag aufaddieren" und summiert die zu zahlenden Beträge.

Der Report "Stundennachweise - Summierung Faktor/Stundenart" berechnet nur die Verrechnungssätze vom Typ "Faktor multiplizieren" und summiert die zusätzlich zu berechnenden Zeiten.

Auswertung Zeitkontingente

Im Fenster "Person" können die aktuellen Zeitkontingentstände über den Report "Personen mit Zeitkontingentständen" gesichtet werden. Suchen Sie die Personen, die betrachtet werden sollen und drucken Sie dann den Report aus.