Dienstplan-Monatsansicht
In diesem Fenster erfolgt die Planung der Schichten und ganztägige Abwesenheiten aller Wachabteilungen. Angezeigt wird beim Starten des Fensters immer der aktuelle Monat. Eine manuelle Nachbearbeitung der Schichtbesetzungen ist jederzeit möglich.
Falls eine Schicht bereits signiert ist oder für diese gerade das Wachbuch geführt wird, ist keine Bearbeitung mehr möglich. Sie erhalten hierzu eine Meldung.
Das Fenster finden Sie im Hauptmenü unter:
Sachbearbeitung → Dienstplan und Wachbuch → Dienstplan Monatsansicht
Allgemeine Informationen
Das Fenster wird immer im Ansehmodus geöffnet. Die Sortierung der Personen, die Farben und weitere Details zum Erscheinungsbild sind kundenindividuell einstellbar, siehe Kap. Optionen Dienstplan-Monatsansicht.
Beispiel:
Der aktuelle Monat wird angezeigt. Sie können monatsweise oder bis zu einem Jahr (optional) vor- und zurück blättern.
Das Fenster kann waagrecht und senkrecht einmal geteilt werden (ähnlich Excel):
Im folgenden werden die einzelnen Zellen und Felder detailliert erklärt:
Die Zeilen für Datum und Wochentag werden immer angezeigt.
Die Zeile Ferien kann im Menüpunkt "Ansicht" ausgeblendet werden.
Links finden Sie die Auflistung der Wachabteilungen mit dem zugehörigen Personal. Durch Drücken des Symbols kann das Personal der Wachabteilung ausgeblendet werden.
Wenn Sie den Mauszeiger auf den Eintrag einer Wachabteilung bewegen, wird in einem Tooltip der vollständige Name der Wachabteilung angezeigt.
Sofern Schichten geplant sind, erfolgt in den Zeilen Mindeststärke eine Anzeige
Mitarbeitermodell Wachabteilungen:
6/5. Der Wert rechts (hier "5") gibt an, wie viele Personen mindestens in der Schicht anwesend sein müssten. Der linke Wert (hier "6") zeigt die tatsächliche Personalplanung an. Ist die Mindeststärke unterschritten, wird dies farblich und durch ein rot markiertes Ausrufezeichen hervorgehoben.Mitarbeitermodell Personalpools: Ist jede Schichtbelegung erfüllt wird dies mit OK angezeigt. Das Ausrufezeichen-Symbol ! zeigt an, dass in mindestens einer Schicht Personal fehlt. Die konkreten Angaben werden als Tooltip bei Mausberührung angezeigt:
Wenn Sie den Mauszeiger auf den Namen einer Person bewegen wird in einem Tooltip angezeigt, ob die Person zur Mindeststärke zählt oder nicht:
Symbole und Farbmarkierungen allgemein
In der Dienstplan-Monatsansicht können im Datumsbereich verschiedene Symbole und farbliche Markierungen angezeigt werden.
Hier sind Anmerkungen z.B.: zur Person hinterlegt
Die Farbmarkierungen in den Personal-Zeilen stellen Schichtbesetzungen oder Abwesenheiten dar.
Die Farbmarkierungen in den Wachabteilungs-Zeilen zeigen Urlaubssperren an.
Symbole der Zellen "Wachabteilung"
Wachabteilungsmodell | Personalpoolmodell | ||
|---|---|---|---|
Die Schicht in der Dienstplanung wurde signiert (Sonderrecht). Sie kann nur durch Benutzer mit dem entsprechenden Sonderrecht geändert oder gelöscht werden. | Mindestens eine Schicht in der Dienstplanung wurde signiert (Sonderrecht). Sie kann nur durch Benutzer mit dem entsprechenden Sonderrecht geändert oder gelöscht werden. | ||
Das Wachbuch dieser Schicht wird gerade geführt. Die Schicht kann nicht bearbeitet werden. | Mindestens für eine Schicht wird gerade ein Wachbuch geführt. Die Schicht kann nicht bearbeitet werden. | ||
Der Dienstplan war signiert und das Wachbuch der Schicht ist abgeschlossen. Die Schicht kann nicht mehr bearbeitet werden. | Mindestens für eine Schicht wurde das Wachbuch abgeschlossen, dieser Dienst wurde jedoch zuvor nicht signiert | ||
Das Wachbuch der Schicht ist abgeschlossen, der Dienst wurde jedoch zuvor nicht signiert. | Mindestens für eine Schicht ist das Wachbuch abgeschlossen. Die Dienste wurden zuvor signiert. Die Schicht kann nicht mehr bearbeitet werden. | ||
Tätigkeiten im Bearbeitungsmodus
Um die Schichten und Abwesenheiten zu planen oder sonstige Angaben zu machen, müssen Sie zunächst in den Bearbeitungsmodus umschalten:
Der untere rechte Fensterrand zeigt dann folgendes an: |
In der Symbolleiste werden im Bearbeitungsmodus folgende Symbole aktiv:
Die Bedienung der Assistenten wird auf dieser Seite erklärt.
Sobald mindestens eine Zelle markiert wurde werden weitere Befehle aktiviert:
Markieren von Zellen
Sie können mehrere Zellen markieren, indem Sie die Taste <Strg> gedrückt halten und mit der linken Maustaste die gewünschten Felder anklicken. Markieren Sie einen Bereich mit der gedrückten < Umschalt > (oder Shift) - Taste
Klicken Sie in eine Zelle in der Zeile der Wachabteilung, um alle Personen der Wachabteilung zu markieren.
Wird mit dem Wachabteilungsmodell gearbeitet, muss immer die gesamte Wachabteilung markiert sein, um eine Schicht festzulegen. Anderenfalls bleibt der Befehl "Schichten" in der Symbolleiste inaktiv.
Schichtplanung manuell
Markieren Sie die Zellen aller Personen einer Wachabteilung oder einzelner Personen des Personalpools an den Tagen, an denen diese für eine bestimmte Schicht geplant werden sollen. In der Symbolleiste wird der Befehl Schichten aktiviert. Dort kann die gewünschte Schicht ausgewählt werden. Die markierten Zellen werden dann in der "Schichtfarbe" und ggf. mit Kürzel angezeigt. |
Abwesenheiten manuell
Ebenso werden Abwesenheiten geplant. Abwesenheiten können mit den Bereichen Fortbildung oder ärztliche Untersuchung verknüpft sein. Jedoch sind auch beliebige sonstige Abwesenheitsgründe möglich. Sie können verschiedene Zellen markieren, um Abwesenheiten über einen längeren Zeitraum oder bei mehreren Personen gleichzeitig zu planen. Die hier eingetragenen Abwesenheiten werden immer ganztägig eingetragen. Stundenweise Abwesenheiten können Sie in der Dienstplan Detailansicht vornehmen.
Verleih von Personal
Personen können an andere Wachabteilungen "verliehen" werden. Markieren Sie dazu eine oder mehrere Zellen bei einer Person.
Sie finden den Befehl im Menüpunkt Extras → Person verleihen an → ... (Anzeige der Wachabteilungen)
Sie können die Wachabteilung auswählen, an die diese Person zu den markierten Zeiten verliehen werden soll.
Beispiel: Die Personen Ullrich und Döring sind am 09.07. an die Zweite Wachabteilung verliehen worden. Dort werden Sie ggf. zur Mindeststärke gezählt
Eventuell vorhandene Abwesenheiten und Anmerkungen werden grundsätzlich mit verliehen.
Im Wachabteilungsmodell erhält die verliehene Person ggf. den Dienst, der bei dieser Wachabteilung geplant ist.
Im Personalpoolmodell wird die verliehene Person in der Wachabteilung immer ohne Diensteintrag vermerkt.
Durch Markieren der Zellen im Verleihungszeitraum bei einer Person kann der Verleih rückgängig gemacht werden.
Anmerkungen
Anmerkungen sind beliebige Textinformationen, die in einer Zelle abgelegt werden können. Zellen mit Anmerkungen werden durch folgendes Symbol gekennzeichnet:
Markieren Sie eine oder mehrere Zellen und starten Sie den Befehl über das Symbol
in der Symbolleiste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Text eintragen oder bei vorhandenen Anmerkungen löschen können. Anmerkungen werden auch als Quickinfo angezeigt.
Löschen
Sofern Sie die erforderlichen Modulrechte haben, können Einträge in Zellen gelöscht werden. Auch diese Aktion ist nur im Bearbeitungsmodus möglich.
In Abhängigkeit der markierten Zellen kann über das Symbol
der Löschbefehl gestartet werden. Kreuzen Sie an, welche Zelleninhalte gelöscht werden sollen.
Erst wenn Sie den Bearbeitungsmodus durch Speichern beenden, ist die Löschung endgültig.
Tätigkeiten im Ansehmodus
Dienst signieren
Damit geplante Schichten von nicht berechtigten Benutzern nicht mehr bearbeitet werden können, empfehlen wir diese zu signieren. Sie können mehrere Schichten markieren und anschließend das Symbol klicken:
Ferien / Urlaubssperren
Sofern Sie die erforderlichen Modulrechte haben, können Sie im Ansehmodus über den Menüpunkt
direkt die Fenster Ferien oder Urlaubssperre starten, um Datensätze zu erfassen oder zu ändern. Aktualisieren Sie die Ansicht, um Änderungen anzuzeigen.
Personenübersicht
Sofern Sie die erforderlichen Modulrechte haben, können Sie im Ansehmodus über den Menüpunkt
direkt das Fenster Person öffnen. Markieren Sie zuerst eine oder mehrere Zellen in den Zeilen der Personen und starten Sie den Menüpunkt. Das Fenster Person öffnet sich mit den markierten Datensätzen, falls mindestens Ansehrechte auf die Datengruppe bestehen, der die Personen angehören.
Reports
Folgende Standard-Reports stehen zur Verfügung:
Dienstplan-Monatsübersicht (Die Sortierung der Personen einer Wachabteilung entspricht der optionalen Einstellung).
Persönliche Monatsdienstpläne
Pers. Monatsdienstpläne mit Jahresabwesenheiten